警備現場の状況把握で、業務の指示ミスやトラブルも減少!

<シリーズ: 事例で見るスマートフォンで生産性向上 (その2)>
本シリーズでは、中小企業が『スマートフォン』を活用することで生産性を向上させた事例について取り上げます。

ニーズの多様化とともに、警備業務は複雑化しています。煩雑化する業務に対し、『スマートフォン』をどのように活用しているのでしょうか。

スマートフォン『全社活用』のススメ不動産業・運輸業編第1回多様化する不動産の需要。今まで以上にきめ細かい対応が求められる

時代の変化に伴い、顧客ニーズが多様化している警備業界。ホームセキュリティを付ける一般家庭も増加傾向にあるほか、法人向けセキュリティでは、病院や学校、金融機関などそれぞれの特性に合わせた最適なサービスが求められています。加えて、インバウンド市場の拡大や、社会的な警備への関心の高まりも無視できません。

警備業B社でも、複雑化、多様化する警備業務の中で次のような課題を抱えていました。

課題1 警備対象施設が多く書類管理が大変
課題2 現場でトラブルが起きた際などに現地の正確な状況把握が困難である
課題3 手書きの報告書では内容が曖昧になりがち

このような課題を、B社では『スマートフォン』を使って解決していきました。
どのように取り組んでいったのか、見ていきましょう。

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警備スタッフにも好評!『スマートフォン』で複雑な業務をシンプルに

●解決1 最新のマニュアルも手元で確認

警備現場となる建物の見取り図や配置図、チェックするポイントや警備マニュアルなどの書類を印刷して持ち歩くことは、紛失のリスクを伴います。また量が膨大になると物理的に持ち歩く事は困難となります。

そこで、こうした書類をすべて『スマートフォン』で閲覧できるアプリケーションを導入。閲覧権限を設定することもできますし、また『スマートフォン』を紛失した場合でも遠隔でデータを消去することもできるので、セキュリティ上も安心です。

こうしてB社では、警備スタッフがいつでも必要な情報を見ることができる環境の整備に成功。ほかの現場から異なる現場に急行しなくてはならないような時でも、必要なマニュアルを『スマートフォン』から瞬時に探し出し、迅速な対応ができるようになりました。

●解決2 現地の状況を遠隔地でも把握

これまで、本社に待機する管理者は、現場の警備員から電話で状況報告を受けていましたが、音声だけの報告は分かりづらい点も多く、正確な状況把握ができなかったために、誤った指示をしてしまったこともありました。

そこで、B社では現場に到着した警備スタッフに『スマートフォン』のカメラを使って、管理者にリアルタイムで映像を共有することを推奨。警備スタッフと管理側が同じ映像を見ながら対話できるので、管理者も状況を正確に把握したうえで適切な指示を出せるようになり、双方の認識のズレによる誤指示などがなくなりました。

●解決3 巡回警備の管理が、簡単にリアルタイム化

B社では警備スタッフに、現場到着時刻や点検場所の報告を義務付けていました。しかし、到着時刻や点検内容を記録した報告書を後から紙で提出させていたため、リアルタイムな管理が難しい状況でした。スタッフからも報告書作成の手間がかかるという声もあがっていました。
そこで、B社では報告作業にもスマートフォンを活用。スマートフォンでビジネス用SNSを使って報告させることにしたのです。管理者側にはリアルタイムで状況が把握でき、テキストだけではなく現場写真も送信できるため具体的な状況を正確に把握できる点が好評でした。警備スタッフにも紙より手軽にできる点が喜ばれています。またメッセージの既読確認機能がついているため、相手が読んだか読んでいないかが明確に確認できる点も管理者・スタッフ双方とも便利に感じているようです。B社ではこれまで以上に詳細な状況がリアルタイムで簡単に共有でき、業務の無駄が削減と品質の高い警備が両立できるようになりました。

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業務効率化と、現場とオフィス間などの社内コミュニケーション強化に、『スマートフォン』が大きな効果を発揮したB社。警備スタッフと本社管理部門双方の負担を軽減することで生産効率の向上に成功したそうです。