営業担当者にとって売上を増加させることは最も重要な仕事です。売上につながる商談時間を確保できればできるほど、相対的に売上が伸びていくはずです。しかし、多くの営業担当者は、商談時間を増やすことに苦戦しています。いったいなぜなのか、商談時間が増やせない原因について考えていきましょう。

営業担当者の業務は商談だけではありません。商談以外にどのような業務があるのか、まずは整理してみましょう。下記ではそのいくつかの例を挙げますが、営業の方は、実際に自身の業務を一度、書き出してみると分かりやすいでしょう。

●事務作業
商談先とのアポイント取得、商談に必要な事前準備、見積書や資料作成、日報の作成、部署やチームで行われる会議資料の作成など。

●報告・連絡
大きく社内向けと社外向けのものに分けられます。社内向けだと、上長への報告やフィードバック、メール、申請など。社外向けだと既存顧客からの問い合わせ対応など。

●会議への参加
全社的な戦略会議から、営業部の商況報告会議、チームやグループなど小規模の打ち合わせなど。

営業担当者にはさまざまな業務があることが分かりました。しかし、これらをすべて営業担当者が行う必要があるのでしょうか。今度は、"営業担当者が本当にすべき業務"と、必ずしも"営業担当者が行わなくてもよい業務"に分けてみましょう。

例えば、『事務作業』のひとつである"見積書作成"。営業担当者の中には案件を担当している自分でなければ見積書は作れないと思う人もいるかもしれませんが、記載すべき内容を伝えることで、ほかの人に任せてしまうこともできます。

営業をサポートする内勤担当者を採用し、このような"営業担当者が行わなくてもよい業務"を担当させることで多くの業務を営業担当者から分業でき、営業担当者がその分を商談時間に回すことができるようになるのです。

分業して営業担当者から業務を引き剥がすことに加え、もう1つの時間の作り方として、時間がかかる業務を効率化することが挙げられます。例えばどのような業務が効率化できるのでしょうか?

よく営業会議では、"受注予定表や進捗管理表"などを印刷して共有します。これらの管理表は営業担当者自身が会議前までに入力して準備することが多いのではないでしょうか? そして会議ではただそれらの数値を読むだけになっていないでしょうか? またそもそも入力していない担当者がいたりしてその場で数値を確認したりしていないでしょうか?
このような"状況を確認し合うだけの会議"からは脱却する必要があります。

例えば、営業の報告や数値入力はすべてリアルタイムで共有できるような仕組みを活用することで、報告の時間を減らし、その分を商談数を増やすための話し合いに充てることもできるでしょう。

そもそも会議などで"社内で全員が一堂に会する"必要性についても考え直してみてはいかがでしょうか。打ち合わせや会議に参加するには、移動時間なども含め拘束時間が長くなりがちです。ウェブ会議など、場所を選ばずに意思疎通や情報共有ができる方法を検討する価値があるでしょう。

日々、最も用いているコミュニケーションツールはメールかもしれません。しかし、メールは日々大量に送られてくるため、重要なメッセージを見落としたり、やり取りの履歴もさかのぼりにくかったりします。このような過去のメールや添付ファイルを探す時間、過去のやり取りをさかのぼる時間など、一つひとつは小さいですが、重なるとそれなりの時間になってしまうものです。そこで、例えば社内でのやり取りはチャットツール (社内SNS) を使うなど、メールに変わるコミュニケーション手段を検討してみるのも一案です。チャットツールは対話形式となるため、読み漏れもしにくく、また発言をさかのぼって検索することも容易です。

営業担当者にとって最も重要な商談時間の確保。この時間を増やすことは営業担当者個人の力だけでは解決することが難しく、会社全体で取り組んでいく必要があります。次回コラムでは、ある会社での取り組み事例を通じてどのように商談時間を創出していけば良いのかを考えてみましょう。