前回のコラムでは、社内の業務効率化・ワークスタイル変革などの一環から、社内のIT化が進められている一方で、ワークフローは未だに紙の用紙に判子を押してもらう『スタンプラリー』が残っているという話を紹介しました。クラウド化による承認フロー改善に注目が集まっていますが、なぜ、クラウド化すると改善するのでしょうか?
前回にひきつづき、中堅機械部品商社のL社の話を聞いてみましょう。

この会話からも分かるように、ワークフローをクラウド化することによって、認証すべきアカウント以外では処理できないため、第三者が勝手に稟議書や申請書を通すことはできなくなります。L社のように多段階認証を導入していれば、忙しいからといって他の人に承認させるということはできないので、確実に『承認すべき人が承認する』ことになります。加えて、机に縛られず、外出先などでも申請内容をチェックできるようになります。忙しく外出が多い営業担当や役員などは、机の前にいる時間が短く、十分に書類をチェックできる時間がとれないものです。ワークフローのクラウド化はそういった点を解決できます。

先のL社のY主任とOさん、N課長の会話でもあったように、ワークフローのクラウド化では、スピードも大きな要素になります。従来の紙の稟議・申請では、スタンプラリーという言葉が示すように、『一枚の紙が順番に決済者のところを回覧されて』いきます。そのとき机上に決済権者がいなければ、机の上で帰りを待つことになります。数人の決裁権者のところを一枚の紙が回るだけで、その間にどれだけの無駄な時間が流れているか想像できるでしょう。ときには、他の書類に埋もれて忘れられてしまうものさえあるかもしれません。

いずれにせよ、紙が移動する時間、机の上で決済を待っている時間はほとんどなくなります。先に述べたように、外出先でも内容は確認・承認できるので、場合によっては数十分～数時間で承認申請が終わることもあるでしょう。

ワークフローのクラウド化では、これまで一枚の紙に集約されて見えなくなっていた『稟議・申請の実際の流れ』が見える化されます。そのため、滞りの状況・理由も判明し、スピードアップが見込まれます。稟議書の差し戻しがあった場合も、それが関係者に同時に分かるため、無駄な差し戻しがなくなっていくでしょう。