ワークフローのクラウド化について解説してきましたが、今回は、これまで登場してきたL社での実際の事例に基づいたケーススタディを見てみましょう。機械部品商社であるL社にとって、営業の効率化は大きな課題です。ワークフローの改善では、そこにどんな効果が期待できるでしょうか。

L社では、現場からの要望も大きかった営業の『見積書申請』のワークフローの改善から手を付けることになりました。これまで、客先からも「見積書の提出が遅い」と言われていると、営業部門から苦情が出ていたためです。Y主任が営業部門からヒアリングできた課題は以下のとおりです。

• 稟議が通るまでに時間がかかりすぎる。お客さまから「L社は返事が遅い」と言われてしまうこともある
• 稟議書を書くのが面倒。見積書は導入済みのグループウエアで作成できるのに、稟議書は会社に戻ってプリントアウトしないといけない
• 何度か、稟議書が途中で紛失したと言われた

これをもとに、第一営業部のW部長に話を聞くことにしました。

このL社の場合、特に問題が多いと考えられていた営業部門、特に見積書稟議からワークフローのクラウド化を進めることにしました。具体的には、見積書稟議だけなので書式を統一。稟議関係者がクラウドのシステムにログインして登録された稟議書を確認・承認するという流れにしました。営業担当が稟議書を作成・登録すると、まず営業課長が内容を確認・承認します。営業課長の承認を得られると、残りの決裁権者に一斉にメールで連絡が届くようになっています。

なかなか決裁権者がアクセスしない場合には、リマインドのメールも送るように設定しています。また、誰が内容を確認しているか分かるので、時には直接メールや電話で連絡をしているケースもあるようです。

見積書稟議をクラウド化してから、稟議がとおるまでの時間が平均5割短縮されたそうです。

L社が見積書稟議のワークフローに特化して、クラウド化を進めた理由に、総務と情報システム担当を兼務しているY主任の負担を考慮したことと、いきなり多くのワークフローをクラウド化して、社内が混乱することを避けたいとN課長が考えたからです。事実、W部長は見積書稟議のワークフローの好感触から、経費精算など他のワークフローのクラウド化を要望してきました。

いくらワークフローをクラウド化しても、使われなければ意味がありません。社内に広めていくためにも、実際にワークフローを使う社員の反応を確認してから、順を追ってクラウド化するのも一つの手段なのです。