業務を効率化させることは、生産性の向上、長時間労働の是正にも直結する重要な課題といえます。しかしいざ効率化しようとしても、何から手をつければよいのか分からず、いつまでたっても何も変わらないということはないでしょうか。基本的には無駄な時間をいかに削減するかがポイントになります。そうは言っても日々の業務に追われる中では、何が無駄なのか気づけないことも珍しくありません。そこで今回は、スマートフォンを導入しセキュリティを高めることで、無駄な時間を削減して業務効率化を実現する方法について考えていきます。

日常業務には、意外に無駄な時間が多いものです。例えば取引先への訪問が定時に近い時間に終わった場合、わざわざ帰社して経費の精算や日報の作成をするのは大変です。そのためだけに帰社することは移動時間の無駄だけではなく、業務としての負担も大きなものになります。これらは、すべて社内でしか行えない業務があるからこそ、生まれてしまうものです。

今回はその無駄を生み出す一因である、『社内でしかできない業務』に注目していきます。例えば、経費の精算、日報の作成・提出、さまざまな資料やデータの確認、メールの送受信などがそれに該当するのではないでしょうか。ポイントはこれらの業務自体が無駄なのではなく、これらの業務が社内でしかできないケースが多いために、無駄な時間が生まれているということです。

会社のなかでも、財務や庶務といった基本的に社内で業務を行う部署であれば、社内でしかできない業務がどれほど多くても問題はありません。しかし営業のように業務時間のほとんどを社外で過ごす部署の場合、社内でしかできない業務が多ければ多いほど、非効率的になります。

スマートフォンを活用しようとするならば、配慮が必要な点として、セキュリティ対策が欠かせません。スマートフォンの活用でさまざまな無駄を省き、効率化を実現したとしても、情報漏えいなどの事故が起こっては、元も子もありません。基本的なウイルス対策の導入に加えて、最も基本的なスマートフォンの紛失時の対策も重要です。パスワードを適切に設定する、生体認証などの多要素認証の導入、紛失時にリモートでスマートフォンをロックあるいはデータを消去する仕組みを導入するなどを検討すべきです。

こういったセキュリティ対策が施されていてこそ、スマートフォンを活用する環境が整っていると言えます。スマートフォン活用での便利さは、メールの送受信や社内のシステムへのアクセスなどによって『会社にいなければできないこと』が社外でもできるようになることです。そのためには、セキュリティに関する勉強会なども実施して、社内研修も行う必要があります。大規模な勉強会を開催することが難しい場合でも、スマートフォンを使ったオンライン勉強会なども実施できるでしょう。

ここで実際にスマートフォンを導入したことで業務効率化を実現した事例をご紹介します。

オフィスビルを始め、ホテル・病院・学校などで警備を担うある警備会社では、スマートフォンとビジネスチャットを導入し、現地から点検報告を行えるようにしました。これにより、スタッフが事務所に戻る必要がなくなりました。加えて、現場の写真を送ることもできるので、点検漏れなども減少しました。またチャットには既読機能があるため、伝達漏れといったリスクも軽減しています。

さまざまな資料を利用する必要がある金融業社では、顧客へ商材の提案をする際、膨大な商談資料を常に持ち歩かなくてはならず、大きな負担を感じていました。そこでスマートフォンを導入したうえで、資料の電子化を行い、グループウエアで共有し、外出先からでも閲覧できるようにしました。これにより持ち出し資料の確認の手間が減り、さらにペーパーレス化でコスト削減も実現しています。

医師からの急な依頼が多く、営業担当の負担軽減が課題であったある製薬会社では、スマートフォンを導入し、外出先でも資料の確認ができるようになりました。また日報の作成・提出も可能にしました。これにより無駄な帰社が減り、さらに帰社してからの営業報告の必要がなくなったことで、大幅な負担軽減と業務効率化を実現しています。

今回、ご紹介したように、社外にいることが多い営業社員が業務を行ううえで、無駄な移動時間が発生していることがお分かりいただけたと思います。これらの原因のほとんどは、社内でしかできない業務が多いことにあります。スマートフォンの導入は、この課題を解決するうえで非常に大きく貢献します。