デスクトップ型のパソコンを利用している企業では、「持ち運び用ができるノートパソコンかタブレットがほしい」という社内の声は多いのではないでしょうか。前回のコラム内で紹介した『IT成熟度診断アンケート』の結果にもあったとおり、今後タブレットやノートパソコン導入を考えている企業は増えてくるでしょう。タブレットとノートパソコンのどちらが業務に適しているかを考えるには、『どう使うか』が一番大切なのです。

携帯性に優れたスマートフォンは電話やメールだけではなく、クラウド型グループウエアとの併用によるファイル共有や、外出先からオフィス内の会議への参加も可能にします。これにより単なる通話機能と簡易なメール機能しかなかったケータイに比べ、圧倒的に密なコミュニケーションが取れるようになりました。営業職にとってスマートフォンは業務効率化といった面においても、欠かすことのできないアイテムといえます。

しかし、スマートフォンも万能ではありません。近年、大型化が進んでいるとはいえ、画面の小ささはスマートフォンの課題です。メール閲覧程度であればそれほど問題はありませんが、お客さまにカタログを見せたり、細かい見積もりの確認をしたりといったシーンでは、難があることは否めません。前回のコラムでも触れましたが、取引先に対してさまざまな資料やカタログ・データを見せる場面では、スマートフォンだけでは対応することは難しいでしょう。

今や、スマートフォンが営業職にとって欠かせないアイテムであることは間違いありません。次に問題となるのは、スマートフォンに足りない機能を補うアイテムとして、タブレットとノートパソコンのどちらが適しているかです。ここでは、まずそれぞれのアイテムごとの特徴について見ていきます。

• タブレットのメリットは携帯性の高さと視認性・操作性の良さ
  タブレットが持つメリットのなかでも、ビジネス用途におけるメリットの一つが、プレゼンテーションツールとして活用できる点です。スマートフォンの画面は、自分一人で見る分には問題ありませんが、お客さまに見せるとなると十分な大きさではありません。タブレットであれば、お客さまに見ていただくうえで、カタログや見積書などの詳細な部分でも確認していただくことができるでしょう。携帯性でもスマートフォンほどではないとはいえ、ノートパソコンと比べれば持ち運びの負担は小さくなっています。

• ノートパソコンは、外出先でもオフィスに居るのと変わらない作業性を確保できる
  ノートパソコンの最大のメリットは、オフィスでパソコンを使っているのとほとんど変わらない状態で、資料や文書作成ができることです。キーボードがあったほうが便利な表計算などの細かな書類の作成・変更も容易です。外出先や取引先との商談の席で見積書や提案書の作成・修正がスピーディーにできる点は、ほかのアイテムにはないノートパソコンのメリットであり、業務効率のアップに大きく貢献します。

タブレットとノートパソコンでは、使う場面でどちらがベストの選択かは別れてきます。特にタブレットは、デスクトップパソコンの携帯可能版としてのノートパソコンとは異なり、これまでにない利用方法も想定できます。ここでは、さまざまな業種でタブレットが活躍するシーンをいくつか紹介しましょう。

保育園や学童での登降園管理に
タブレットに名簿を表示し、登園時と降園時にタップをすることで登降園管理を行います。また学童保育では、タップをした際に保護者に登下校をしたことを告げるメールが自動で送信されるようにすることで、安心につながります。

塾や学校での学習ツールとして
塾であれば入退室管理や予約・振替管理、保護者へのお知らせといったことがタブレット1台で可能です。また学校でも宿題の管理、電子黒板の操作など授業の補助ツールとしての利用が見込めます。

メニューの注文ツールとして
電子メニューを表示したタブレットを客席に置き、お客さまはタップで注文を完了させます。これにより店員の手間が軽減する分、より質の高いサービスが提供できます。

レジ業務における端末として
クラウド化されたプラットフォームと連動し、現金やクレジットカードはもちろん、モバイル決済も可能にするなど、多様な支払い方法に対応が可能です。また海外ではレシートをお客さまのスマートフォンに送ることでペーパーレス化を実現する機能を持ったタブレットも開発されています。

大量の図面の携帯手段として
現場で図面確認をすることが多い建設業ですが、印刷した図面を持ち歩くことは相当な負担になります。図面をグループウエアなどで共有しておけば、常に最新版の書類を現場で確認することが可能です。

スマートデバイスとひとことで言っても、その活用シーンによって、適したものは違ってきます。現場での課題を社員に聞き取るなどリサーチを行い、それを解決するデバイス選びを行うのも一案です。