従業員の労働時間の管理=勤怠管理は企業にとって欠かすことのできない業務の一つです。一般的に勤怠管理というとタイムカードを思い浮かべる方もいるかもしれません。しかし最近ではタイムカードを使わないクラウド型も増えています。ではこのクラウド型の勤怠管理システム、従来のシステムとはどういった違いがあるのでしょうか? 今回はそれぞれのシステムを比較しつつ、クラウドで勤怠管理を行うメリット、グループウエアと連携させることでさらに便利になる使い方について考察していきます。

今、クラウド型勤怠管理システムは、現在は多くの企業からさまざまなタイプのものが販売されています。サービスによって多少の差異はありますが、始業・終業の時間を記録するタイムレコーダーでは、出勤日と休日を管理する出勤管理、勤務時間の合計を出す集計機能は基本機能として備えられています。

これ以外には、夜勤がある企業やサービス業などで活用できるシフト管理機能、休暇や残業の申請を行うことができる各種申請管理機能、出勤・退勤時のアラートやシフト確定のメール通知を行える通知機能などを備えているものもあります。

クラウド型の場合、始業・終業時の打刻はスマートフォンやパソコンを使うものがほとんどです。またサービスによってはSuicaやEdyといった非接触型ICカードを使うもの、ほかに不正を防ぐため専用のカードと指紋認証によって行うものもあります。

それでは勤怠管理で大切な『記録』、すなわち従業員による出退勤時間の入力方法について見てみましょう。タイムレコーダーにタイムカードを差し込んで打刻する方法と、最近、増加しているスマートフォンや非接触型ICカードを活用して専用の端末にかざす方法、最後に、出勤簿や日報などに手書きするものを比較してみました。

タイムカードの場合、タイムカードが設置されているオフィスでは、正確に記録されます。しかし、直行直帰などでは手書きなど、別の方法で記録することになるため、正確性が下がる可能性があります。スマートフォンでの記録の場合、場所にとらわれないので、タイムカードのように後から自己申告で書き込まれず、正確な時刻が記録されます。ただし、オフィスと異なり、同僚や上司の確認ができないため、入力漏れなどの可能性が高くなります。

タイムカードの場合、タイムレコーダーがないと正確な管理ができません。また事業所が多い場合は、タイムレコーダーが事業所の数だけ必要となってしまいます。
スマートフォンであれば、クラウド管理のため外出先からでも始業・終業時間を打刻できるため、直行直帰の場合でも後から手書きで終業時刻を書く手間がかかりません。ただし、社員にはスマートフォンの支給が必要になります。

タイムカードや出勤簿などへの手書きの場合、タイムカードを集め、集計するまでそれぞれの勤務時間は分かりません。
クラウドの場合、リアルタイムで労働時間を把握できます。

タイムカードであればタイムレコーダーの導入費と管理を行う従業員の人件費がかかります。クラウドの場合、初期費用がかかるものとかからないものがありますが、維持費用は使用者の人数に応じて発生する場合が多く、無駄が省ける可能性があります。また管理にかかる時間も少なくて済むため、管理コストも削減できます。

先述した比較で分かるとおり、クラウドで勤怠管理を行う最大のメリットは、正確な勤怠状況の把握を実現できる点にあります。スマートフォンなどを活用すれば、タイムレコーダーを使わず、どこにいても始業・終業時刻を企業側に伝えることができるため、打刻をするためだけに出社・帰社をする必要もなくなります。これにより、残業時間の削減にも大きな効果を発揮します。前回触れた、正確性、利便性、即応性という3つの課題に対応できていると言えるでしょう。

そしてもう一つのメリットが管理コストの削減です。タイムカードの場合、勤務時間の集計は基本的に手動による計算になります。また集計はどうしても月末・月初に集中してしまい、管理者にとっては非常に大きな負担となります。しかしクラウドであれば勤務時間の集計はすべて自動計算で行われるうえ、いつでもリアルタイムで確認できるため、管理者の負担がほとんどなく、業務効率化を実現します。

勤怠管理は、法律で決められたからするというものではなく、タイムカードとの比較の際にも触れたように、『正確に勤怠を管理することで生じるメリット』も少なくありません。そのメリットについて、次回以降でさらに詳しく解説していきます。