古くから勤怠管理に使われてきたタイムカードですが、2017年にもタイムレコーダーが約9万台も販売されているなど、まだまだ多くの企業で利用されていると推測されます。しかしこれから勤怠管理を行おうと考える場合、タイムレコーダーの新規購入やタイムカードの管理の負担が気になることもあるでしょう。そこで今回は最近話題になっているクラウドを活用して勤怠管理を行うメリットをご紹介します。

従業員が10～30名ほどの小規模企業であっても、本社以外に複数の拠点を持つケースは少なくありません。そうした企業の課題として、勤怠管理にかかる手間やコストの負担が課題として挙げられます。わずか3人の拠点にタイムレコーダーを設置するのは、非効率的に思えます。そこで正確性や即応性を犠牲にして、本社だけはタイムカードを使い、拠点では紙に勤怠状況を書き込んで管理しているケースもあるのではないでしょうか。

拠点が多い企業での勤怠管理の難しさはそれだけではありません。仮に紙での管理コストを避け、すべての拠点にタイムレコーダーを導入したとしても、タイムカードを本社に送り、集計する工数とコストがかかります。

さらにもう一つの問題点があります。それは例えば小売業の場合、本社は平日の8時～5時が勤務時間であるのに対し、店舗は月曜日定休で営業時間も7時～10時の2交代制となっているなど、勤務形態が異なる従業員が混在することも珍しくありません。小売業は製造業に限らず、フレックスタイム制を導入している、育児や介護などの事情で時短勤務しているなど、さまざまな勤務形態を採用している企業も増えています。こういったさまざまな勤務形態に応じた勤怠管理には手間ひまがかかります。

拠点が多い企業がタイムレコーダー代わりにスマートデバイス、例えばタブレット端末やノートパソコンとクラウドを活用して勤怠管理を行うと、次のようなメリットが出てきます。

1. 正確な勤務時間を記録できるようになる
   勤務管理をタイムカードなど紙で行うと、書き忘れや書き違いが起こりやすいうえ、自己申告のため不正が起きてしまう可能性も否定できません。人数が少ない拠点では、他の部署や管理者の目が行き届かないこともありえます。しかしスマートデバイスを利用した打刻であれば、そうしたミスや不正は起きづらく、正確な勤務時間を記録できるようになります。

2. 拠点ごとにタイムレコーダーを導入する必要がない
   タブレット端末やノートパソコンも導入コストが掛かりますが、勤怠管理専用にする必要はなく、他の業務でも使えるため効率的です。

3. 簡単に集計・管理が可能
   アナログなタイムカード、出勤簿への記録ではなく、クラウドツールを使ったデジタルな記録は、集計が容易なうえ給与計算など関連業務への共有でもストレスが少なくなります。簡単に勤務時間の集計・管理が可能です。

地域密着型の営業展開が特長の不動産仲介業B社では、県内の主要駅前に小規模な店舗を展開しています。勤怠管理に関して、本社ではタイムカードを導入していたものの、拠点ではタイムレコーダーを導入するコストを抑えるため、紙の出勤簿に出退勤時に手書きで書き込む方式でした。

しかし、集計の際に不自然に出退勤時刻が揃っているなどの問題もあり、聞き取りを行いました。その結果、毎日、出退勤を記録せず、週に一回程度、まとめて記録していたことが分かりました。そこで、タブレット端末やノートパソコンからグループウエア上に出退勤を記録する方式に切り替えました。変更当初は記録漏れもありましたが、漏れがある都度、グループウエアで記録を促す連絡を続けました。すると1カ月もしないうちに、記録漏れはなくなりました。

その結果、正確な勤務時間の記録を実現したうえ、紙の勤怠シートを管理する手間もなくなり、業務効率が大幅なアップを実現しています。