あなたの会社では、スマートフォンを『全社で』活用しているでしょうか? 本コラムでは、スマートフォン企業導入の実態と、成功に導く導入への考え方、そして製造業における具体的な活用法とその効果について、具体例と関連サービスも交えて解説します。

2017年に商工中金が実施した中小企業のIT活用に関する調査 (注) では、58.4%もの企業がスマートフォン (タブレットを含む) を導入または導入を検討しています。

企業がスマートフォンを導入する際、懸念の一つは『導入時のコストアップ』でしょう。一般的にスマートフォンはケータイ (フィーチャーフォン) より端末本体が高額であり、画像や動画のやりとりも増えるため、毎月の通信費が増加する傾向があります。

それでは逆に、すでに導入した、あるいはいま検討中、と回答した6割近い企業は、スマートフォンを導入する際にどのように考えて、どういった効果を期待したのでしょうか?

導入したきっかけや背景は各社さまざまですが、大きな効果を得た企業に共通するのは『スマートフォンを単なるケータイ (フィーチャーフォン) の置き換えとしてだけで捉えていない』、という点です。そしてもう一つ、『スマートフォンを局所的ではなく全社で導入する』という点も重要です。

スマートフォンはこれまでの音声やショートメールだけのやりとりと比べ、格段に情報共有の正確さとスピードが向上します。そして、クラウドやアプリケーションとの連携が可能なため、これまで自席のパソコンでしか行えなかった業務処理が場所を問わず可能になり、業務効率化にも大きく貢献します。そのため、外出が多い社員のみならず、全社で活用してこそ、業務上のさまざまな課題解決や、新しい働き方を促進するツールとなるのです。

それでは、製造業においてどのようなメリットが得られるのか、活用法とあわせて見ていきましょう。

製造業は設計や製造ラインを保有する関係上、他の業種と比べ報告書やワークフローの承認など、社内申請手続きなどが多く、厳格である傾向にあります。スマートフォンでクラウド型のグループウェアやメーラーを活用すると、これまで自席のパソコンでしか行えなかった業務を、外出先や会議室など自席以外の場所でも安全に行うことができるようになり、効率化に加え、事業継続にも大きく貢献します。また、スマートフォンを内線活用するサービスを利用すれば、いつでも、どこでも必要な人との連絡がとりやすくなり、あわせて固定電話機と通信コストの削減効果も得られます。

製造業では営業と製造現場、営業と開発、製造など打ち合わせの必要性が高い一方で、音声のみの通話や、会議は予約の取りづらい会議室限定であることが多く、やりとりの正確性やスピードに課題を抱える企業が少なくありません。スマートフォンを活用することで、社内、社外のどこからでも画像や動画、設計書などの資料を共有できます。また、報告と明確な指示がエビデンスを残しながら可能になることで、業務品質や安全性も向上します。

熟練社員の退職に備えた技術継承をはじめ、現場間での適切な指示、若手社員の研修、育成もまた、製造業での重要な取り組みです。スマートフォンの高品質な画像・動画撮影機能と、ウェブ会議ツール「Cisco Webex with KDDI」の録画機能を用いることで、研修内容の記録およびアーカイブ化と全社員への共有も、大がかりなシステム構築の必要なく実現します。

部品メーカーなど取り扱いの商品点数が多い製造業では、製品カタログが分厚くなり、重量もかさみます。製品カタログをデジタル化・ペーパレス化することで、いつでも必要な情報をお客さまに提示しやすくなり、営業時の機動性が向上します。また、工期や進捗などの確認はチャットで行う、不具合や故障が発生した際には画像や動画を共有しながらビデオ通話するなど、営業と生産管理、製造現場間での、タイムリーで正確な情報交換が実現します。その結果、お問い合わせに対する正確な回答が迅速化したり、重要なクレームの全社員への共有など、顧客対応品質も向上できます。

企業がスマートフォンを導入しなければ、社員が利便性を優先して個人所有のスマートフォンでやりとりする、いわゆる『シャドウIT』(会社の管理下にない=管理側からは把握しにくいIT機器の業務利用) への懸念が高まります。個人のスマートフォンやSNSで業務上の情報をやりとりすると、宛先の誤送信や紛失時の情報漏えいリスクが高まります。万一、情報漏えいなどが起こると企業は信頼失墜や損害賠償といった多大なダメージを被ります。その対策としてスマートフォンを全社員に貸与し、「LINE WORKS with KDDI」などビジネス用SNSの利用と、MDMと呼ばれる『モバイルデバイス管理サービス』を活用することで、生産性向上とセキュリティの両立が実現できます。

スマートフォンを活用すれば、AIなど最新技術のアプリケーションにより、さらに業務効率化や生産性向上に貢献します。海外からのお客さまをお招きする機会や、現地法人や工場との打ち合わせの多い製造業にとって、頼もしい味方となるサービスもあります。

「KDDI AI翻訳」は、話した言葉をリアルタイムで音声認識して翻訳、合成音声とテキストで表示するサービスです。特にニーズが高い英語、中国語、韓国語に対応しています。音声認識や翻訳にディープラーニングなどのAI技術を導入し、話し言葉特有の曖昧な表現にも対応する高い認識精度を実現しています。

「KDDI TV通訳」は、多言語対応できるオペレーターがタブレットの画面越しに、接客対応者と訪日外国人のお客さまとの間で、異なる言語での会話をそれぞれ通訳する三者間通訳サービスです。

いかがでしょうか。スマートフォン導入はデータ活用と業務効率化、そして社内およびグループ、関係会社と、さらにはお客さまとのコミュニケーション活性化にも貢献する効果が得られ、そのためには『全社での展開』が重要である、ということがご理解いただけたでしょうか。

KDDIでは懸案のコストについても、お得な法人プランなどがございます。また、さまざまな業界の業務課題を解決する導入支援サービスを行っています。スマートフォンの活用や導入についてご不明点があれば、ぜひお気軽にお問い合わせください。

次回はさらに大局的に、日本の製造業を取り巻く環境変化と、新たな課題に対するスマートフォン導入の必要性を解説します。