前回に続いて、今回も不動産業界でのスマートフォンの活用について紹介していきます。今回は、2つの実際の事例を簡単に紹介して、どのように課題を解決できたか、具体的にどんな『嬉しい効果』があったかを見てきたいと思います。

複数店舗を展開する不動産仲介業のA社ですが、各支店には3～4名の従業員が働いています。事務担当の職員以外は、物件オーナーや不動産の内見など、外出していることがほとんどです。そこで労務管理などを担当する従業員が困っていたのが、勤怠管理でした。事務所にはタイムカードがあるのですが、朝夕きちんと打刻されているのは事務担当の従業員だけで、直行直帰が多い従業員は、朝だけ、夕方だけの打刻、あるいは二三日打刻がないことも珍しくありません。
最近、ワークスタイル変革への対応が求められ、労働時間の短縮への取り組みを考えている中ですが、現状は『正確な労働時間がわからない』状況だったのです。そんな中、導入済みの勤怠管理システムにはスマートフォンアプリでも勤怠を記録できる機能があったため、従業員にスマートフォンを貸与して、勤怠管理を運用することにしました。すると、労務管理を行う担当から、「手書きされた時間が本当かどうか、疑うような気持ちもあったが、今のやり方ならスッキリする」「デジタルデータなので、集計が簡単になった」と喜ばれ、従業員からも「後からタイムカードに手書きで出退勤時間を書き込むのも面倒だったので、外出先から簡単に打刻できるので、楽でいい」という声があがっています。

正しい労働時間が分かったことで、業務量が集中している支店、従業員が把握でき、支店への増員、担当の見直しなどが行われました。

不動産業界の特徴の一つが、『紙の資料の多さ』かもしれません。関東近郊で不動産業を展開するB社では、大量の紙資料をデジタル化、クラウドシステム上に保管するようにしました。すると、従業員から「外出先では資料を見ることができない」という不満の声があがってきました。たしかに、従業員が持っているケータイでは、社のクラウドシステムにアクセスすることはできません。
そこで、ケータイをスマートフォンに切り替えることに。すると、外出先でもクラウドシステムにアクセスして、必要な資料を閲覧できるようになりました。お客さまの要望に応じて、すぐに資料を提示できるようになったので、お客さまの満足度も向上したようです。
また、これまで物件写真などは社に戻って整理していたのですが、スマートフォンで撮影、そのままクラウドに保存ができるので、帰社する工数が削減できます。「撮影した写真は自動でアップロードされるので、まさに撮るだけ。整理は内勤のひとがやってくれる」「会社に帰って、デジタルカメラのデータをパソコンに取り込むだけで10分とか、時間がかかっていた。写真のためだけに帰社しなくていいのは助かる」と楽になったという声が。また、「内見時にお客さまが、予定していた物件とは別の物件について興味を示されることがよくありますが、その場でマッチする物件情報をクラウドから確認し、急遽追加で内見に行くことで最後に内見した物件で成約が決まったこともありました」というように、お客さまの興味関心が高いうちに対応することで実際のビジネスの成果につながったと従業員からの声が聞かれました。

事例1、2のケースで見るように、紙の書類が多く情報共有に時間がかかってしまう。従業員の多くは帰社しないと処理できない作業が多い。この2つが、多くの不動産会社を悩ませている大きな課題だと思われます。

外出が多い従業員は、帰社してからさらに書類仕事に追われ、どうしても残業時間が多くなってしまうことも多いでしょう。例えば、日報や経費精算といった書類も従業員には負担になっているかもしれません。これらをどれだけ簡略化できるか、場所を問わずに活用できるようにするかが大切です。書類は外出先でも確認できるようにする、日報や経費精算もスマートフォンからできるということになれば、わざわざ外出先から帰社する手間はなくなります。そのことによる人件費、交通費の削減は大きなものとなるでしょう。社会的にも大きな課題となっている生産性向上は、こういった日常の課題に対してひとつ一つ解決をすることが重要なのです。
電話連絡のすれ違い、FAXされた書類を取りに戻ったり、データで取り込んだり、コピーしたり、細かな『ちょっとした不便』はたくさんあります。積もり積もれば大きな負担になるでしょう。スマートフォンをうまく活用すれば、そういったコミュニケーションのストレスが軽減される可能性があります。情報の共有に無駄がなくなれば、労働時間も減るでしょう。そして、時間と心に余裕が生まれた職場からは、お客さまへのサービスも今まで以上に向上するのではないでしょうか。

『なかなか残業時間が減らせない』『お客さまが、返事が早かった別の仲介業者で契約してしまった』

こんな悩みも『スマートフォンを取り入れることで改善をはかる』という手段もあるのです。
詳しくは、下部の資料でも解説しています。