現在、少子高齢化の影響で業種を問わず、人手が足りない状況が続いています。中でも、営業時間が長く、多くの従業員を必要とする卸売業・小売業では、人材の確保と同時に生産性向上への取り組みが欠かせません。日本の卸売業・小売業を取り巻く環境変化と、新たな課題に対するスマートフォン『全社導入』の効果を事例とともにご紹介します。

卸売業、小売業の環境は、近年、全体的に堅調だといえます。経済産業省のレポート (注) によると、2018年の卸売業の販売額は約326.6兆円で前年比4.2%の増加、小売業の販売額は約145.5兆円で前年比1.7%の増加となっています。このまま販売額を増やしていくには人手も必要になります。厚生労働省の『非正規雇用の現状』(下図参照) によると、卸売・小売業では、パート・アルバイトを含む非正規雇用者の割合が47.2%となっており、飲食・宿泊業に次いで高い結果となっています。

急成長する洋菓子チェーンA社では、従業員間のコミュニケーションに課題がありました。本社からの指示が全従業員に伝わっていない、各支店でスケジュール管理、連絡手段がバラバラになっており、きちんと連絡を取り合うことが難しくなっていました。グループウェアの活用なども検討しましたが、多くの従業員がパソコンを使い慣れていないことから、社内でも時期尚早ではという声が出ていました。一方、店舗から工場への発注は今でもFAXが使われ、パートやアルバイトのシフト管理もアナログで管理している店があり、各従業員の負担になっていました。

A社では、まずスマートフォンを全従業員に配布し、メッセージアプリやSNSで連絡を取るように改革しました。本社からの連絡は一斉に全従業員に届くので、連絡漏れはなくなりました。工場への発注もメッセージアプリで発注書を送るように変更し、既読がつくまで見届けることで互いに見逃しがないように工夫しました。

また、海外本社とのやりとりもスマートフォンのメッセージアプリに統一。世界共通のアプリケーションサービスを使うことで、海外本社とのコミュニケーションも円滑に取れるようになりました。

菓子職人からも「スマートフォンなら、パソコンより慣れているから使いやすい」、パートやアルバイトからも「シフトの確認、申請も簡単にできるので助かる」という声が出ています。

スーパーマーケットB社では、メールとケータイ (フィーチャーフォン) で連絡をとっていましたが、パソコンを使いこなす人のいる店舗とそうでない店舗で情報の伝わり方に差が出ること、メールだけでは、店舗の状況が伝わりにくいという悩みがありました。そこで、ケータイ (フィーチャーフォン) をスマートフォンに切り替え全社従業員に貸与し、ビジネス用メッセージアプリでの連絡体制に運用を変えました。メッセージアプリでは、全員の既読確認ができるので、連絡が行き届いたか『見える化』することができました。また、複雑な操作が必要ないため、ITが苦手な従業員も抵抗なく使うようになりました。さらに、店舗の様子、棚の状況を写真で送ることで、よりリアルタイムな店舗状況を本社が把握しやすくなりました。

B社では、店舗内のコミュニケーションも進化しました。パート・アルバイトにもスマートフォンを支給したことで、わざわざ社員からパート・アルバイトに本社からの連絡を伝える手間がなくなり、伝達にかかる時間を大幅に削減できました。

このように、スマートフォンを活用すれば、パソコンに慣れていない従業員も自然とメールやメッセージのやりとりに参加し、情報共有をすることができます。A社もB社も、コミュニケーションの進化に成功したことで、単純な連絡のための打ちあわせが減る、連絡漏れが減るなど、効率が上がるようになりました。

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