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業務効率化を推進する上で一番の課題となっていたのが、社内に深く根付いていた紙文化からの脱却だった。管理部門からの通達や依頼のほか、会議資料や営業資料など、すべてが紙文書で共有され、その量も膨大であったため、知りたい情報を探し出すのに手間がかかっていた。さらに、各種申請手続きも専用用紙への手書きで行われていたため、回覧・承認に時間がかかり、業務スピードアップの足かせになっていた。また、滋賀県内の各店舗から本社への移動に時間がかかることから、日々の情報伝達手法は電話に頼っており、本部と店長間の情報共有や意見交換が十分でなかった。
紙文化からの脱却を目指し、同社はKDDIの「G Suite」を導入。導入理由について岡田氏は「膨大な紙文書をデジタル化し、一元管理するには、ストレージ容量が無制限の「G Suite Business」が最適でした」と語る。また、会議のペーパーレス化には「KDDI TeleOffice」を採用。「タブレットで資料を見ながら議論でき、発言者のページ操作や書き込みを共有できる便利な機能が決め手でした」と言う。
管理部門や各部署からの連絡事項は、従来の紙文書に代わり、すべて「Google+」上にアップされ、詳細資料は「Google ドライブ」で確認できるようになった。横江氏は「前年同月の売上実績なども、すぐに閲覧できます。商品在庫もスマートフォンで簡単に確認でき、お客さまをお待たせせずに商談を進められるようになりました。また、「ハングアウト Meet」(注) の活用で、本社に集まらなくても頻繁に店長会議が行えるようになり、情報共有の精度と店長間の連携が高まりました」と言う。
さらに同社では『Google Apps Script』を使い、「G Suite」と連携したワークフローを構築。従来、紙で行っていた各種申請・承認をデジタル化し、承認手続きを大幅にスピードアップさせた。中西氏は「特別な開発環境は不要で、容易にプログラムが組めるため、業務内容に最適なワークフローを自ら構築できます」と説明。今後も多彩な機能を使いこなし、さらなる効率化に挑戦したいと意気込みをみせる。
KDDI まとめてオフィス関西株式会社 ソリューション京都支店
満石粛彦
・営業2G
吉田高志
・営業2G
杉本直樹
KDDI まとめてオフィス関西株式会社 ソリューション推進部 1グループ
奥直樹
ご導入いただいたクラウドサービスを積極的にご活用され、皆様でワークスタイル変革に取り組まれた結果、成果をあげられていることをお聞きし、導入のお手伝いができたことを大変嬉しく思っております。今後もお客さまの視点に立ち、お客さまにとって必要とされるパートナーとなるべく尽力して参ります。
社名 | 滋賀トヨペット株式会社 |
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所在地 | 滋賀県大津市富士見台1-1 |
URL | https://shigatoyopet.jp/ |
会議資料に、メール添付用に、印刷用にぜひご利用ください。
導入事例:滋賀トヨペット株式会社様(1.2MB)
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