滋賀トヨペット株式会社様

概要: 「G Suite」で社内資料をペーパーレス化。
情報共有のスピードと精度が向上し、大幅な業務効率化を達成。

業種: 流通・小売

従業員規模: 101名～500名

掲載日: 2018年09月

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お客さまインタビュー

KDDI VIEW

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導入前の課題

情報共有や各種申請手続きを『紙』で行っていたことが、
業務効率化を妨げる要因になっていた。

業務効率化を推進する上で一番の課題となっていたのが、社内に深く根付いていた紙文化からの脱却だった。管理部門からの通達や依頼のほか、会議資料や営業資料など、すべてが紙文書で共有され、その量も膨大であったため、知りたい情報を探し出すのに手間がかかっていた。さらに、各種申請手続きも専用用紙への手書きで行われていたため、回覧・承認に時間がかかり、業務スピードアップの足かせになっていた。また、滋賀県内の各店舗から本社への移動に時間がかかることから、日々の情報伝達手法は電話に頼っており、本部と店長間の情報共有や意見交換が十分でなかった。

導入後の効果

紙文書のデジタル化で、情報へのアクセスが容易に。
ビデオ会議やワークフローの自動化で
劇的な業務効率化を達成。

紙文化からの脱却を目指し、同社はKDDIの「G Suite」を導入。導入理由について岡田氏は「膨大な紙文書をデジタル化し、一元管理するには、ストレージ容量が無制限の「G Suite Business」が最適でした」と語る。また、会議のペーパーレス化には「KDDI TeleOffice」を採用。「タブレットで資料を見ながら議論でき、発言者のページ操作や書き込みを共有できる便利な機能が決め手でした」と言う。

営業推進部営業推進課長 SP ReBORN推進室次長岡田佑介氏 — 営業推進部営業推進課長 SP ReBORN推進室
次長岡田佑介氏

管理部門や各部署からの連絡事項は、従来の紙文書に代わり、すべて「Google+」上にアップされ、詳細資料は「Google ドライブ」で確認できるようになった。横江氏は「前年同月の売上実績なども、すぐに閲覧できます。商品在庫もスマートフォンで簡単に確認でき、お客さまをお待たせせずに商談を進められるようになりました。また、「ハングアウト Meet」(注) の活用で、本社に集まらなくても頻繁に店長会議が行えるようになり、情報共有の精度と店長間の連携が高まりました」と言う。

さらに同社では『Google Apps Script』を使い、「G Suite」と連携したワークフローを構築。従来、紙で行っていた各種申請・承認をデジタル化し、承認手続きを大幅にスピードアップさせた。中西氏は「特別な開発環境は不要で、容易にプログラムが組めるため、業務内容に最適なワークフローを自ら構築できます」と説明。今後も多彩な機能を使いこなし、さらなる効率化に挑戦したいと意気込みをみせる。