ミドル vs. 若手座談会
バブル世代とデジタル世代はここまで違う
企業に求められるコミュニケーションスタイルとは？
バブル世代とデジタル世代はここまで違う
企業に求められるコミュニケーションスタイルとは？
インターネットが当たり前にある生活環境で育ってきた「デジタルネイティブ」と呼ばれる世代の若者が多くの企業で増えている。彼らにとっては、スマートフォンを使い、SNSでメッセージをやり取りするのが当たり前。各世代によりコミュニケーションスタイルが違うのは当然だ。それを踏まえて社内のコミュニケーションを最適化するには何が求められるのか。「Cisco Spark with KDDI」「Cisco Spark Board」の提供を開始したKDDIの社員たちが、世代間のコミュニケーションギャップ、コミュニケーションの課題解決について語り合った。
※ 記事内の部署名、役職は取材当時のものです。
全く違う、学生時代のコミュニケーション
副本部長
藤井 彰人
藤井 私は団塊ジュニアとか、バブル世代に当たるのですが、学生時代にはまだ携帯電話がありませんでした。彼女に電話するにも、家から親の目を盗んで固定電話からかけていました (笑) 。皆さんの学生時代はどういうコミュニケーションスタイルが主流でしたか。
新妻 電話自体、ほとんど使いませんでした。小学生の頃は各家庭への連絡網があったので、時々家に電話がかかってきましたが、中学以降は個人情報保護の観点から連絡網もなくなり、電話は使わないようになりました。友達と連絡を取るにはLINEがほとんどでした。
大森 私も個人的には電話を使ったことがほとんどありませんでした。しかし、会社に入ってみると、電話がないと仕事にならないというくらい頻繁に電話を使います。大きなギャップを感じましたね。
井上 会社では電話に加えてメールも多いですね。グループとしては関係があっても、自分自身には無関係なメールが多かったりするので、必要なメールを見落としてしまうこともあります。その点チャットは自分宛てなのが明らかなので、分かりやすいのですが。
形や慣習にとらわれると本当の目的を見失う
藤井 会社でのコミュニケーションを見ていて、「ここはこうすればよいのに」と感じることはありますか。
新妻 メールだと「お疲れ様です」とか「お世話になっております」とか定型文で書くところがありますが、本当に必要なのでしょうか。チャットだと手間なくぱっとメッセージを送ることができて、作業の効率化もできるんじゃないかと思ったりします。
大森 そうですね。メールだと「以前にご依頼いただいていた件ですが」という前書きから始めないといけません。その分、持って回った言い方になってしまいます。もどかしさを感じることもありますね。
藤井 なるほど。確かにチャットならスレッドを見て文脈が掴めるので、余計な文章は必要なく、コミュニケーションスピードが速い。だから「LINE WORKS」(注1) のようにチャットシステムをビジネスシーンで活用することが注目されているのでしょうね。
ネットワークサービス企画部
ネットワークサービス企画1G
主任
大森 智裕
【入社3年目 「Cisco Spark with KDDI」の
商品企画を担当】
注1) LINE WORKS with KDDI
もはや若者の間では必須のコミュニケーションツールとなった「LINE」の機能をそのままに、管理者によるパスワードポリシーの設定、トーク履歴の出力、ファイルのダウンロード制限設定など、ビジネス環境に合わせたさまざまな機能を備える。プライベートで「LINE」を利用していれば、説明不要ですぐに利用できるリアルコミュニケーションに最適なビジネスアプリ。
それでは、会社でのコミュニケーションの重要な場である会議についてはどう思いますか。学生の時とは比較にならないくらい多いと思いますが。
新妻 以前、打ち合わせで、遠方のメンバーも参加するビデオ会議を行ったのですが、私たちがプロジェクタで投影した資料をビデオカメラで写して、それを大きな画面に写して見ていたのです。画面共有できるツールを利用すれば……とつい思ってしまいました。
大森 私もそもそも言いたいことがちゃんと伝わるなら、対面での会議というスタイルにこだわらなくてもいいようにも思います。会議で集まること自体が目的になっていることも多い気がします。家では友人とSkypeをつなぎっぱなしにして話したいときに話したり、飲み会に来られない友人はLINEのビデオ通話で参加したりするので、プライベートではビデオ通話するのは当たり前です。仕事でもビデオ会議やチャットなどのクラウドサービスをもっと活用すべきではないでしょうか。
TPOを意識した上で最適な手段を選ぶ
ネットワークサービス企画部
ネットワークサービス企画2G
主任
新妻 隆志
【入社4年目 G Suite＆LINE WORKS
プロダクトマーケティング担当】
藤井 実際にビジネスシーンでテレビ会議やWeb会議を運営した際のトラブルなどの経験はありますか？
大森 テレビ会議は最初のセッティングに時間がかかり、時間通りに会議が始められないことも多いです。テレビ会議システムを起動し、カメラやマイクをセッティングして、リモコンで会議コードを入力したりとか、うまく接続できない場合は、その作業を電話で説明しながらやってもらいました。
新妻 結局うまくつながらなくて、電話で「今何ページです」みたいなやり取りをしながら何とか打ち合わせしたこともあります。
井上 ベンダーとのWeb会議の打ち合わせで、音声が不安定になり、会議がなかなか進まないこともありましたね。
藤井 ビデオ会議システムをビジネスで活用するにあたっては、事前の接続の簡単さや、映像や通話のクオリティの担保は非常に重要だと思います。そういった点で不安を感じるからこそ、ツールの活用が進まないのではないでしょうか。
「Cisco Spark with KDDI」(注2) など、そういった不安を解消する非常に安定したクオリティでビデオ会議ができるツールも出てきています。「Cisco Spark with KDDI」は事前の接続にもほとんど手間取ることはない。さらに、会議室同士の会議でも「Cisco Spark Board」を利用すれば、まるで全員が実際にその場に集まっているような臨場感のあるビデオ会議を簡単に開始することができます。こうしたツールは積極的に活用すべきでしょうね。
注2) Cisco Spark with KDDI
ビデオ会議、チャット、ファイル共有／閲覧、アプリケーション間通話がセキュアな環境で利用できるクラウドサービス。マルチデバイスから高品質でセキュアなビデオ会議を、場所を選ばず簡単に開始できる。ワイヤレスプレゼンテーション機能、ホワイトボード機能など、会議に必要なツールを1つに統合した「Cisco Spark Board」と合わせて活用することで、会議室同士のビデオ会議にも対応できる。
ただ、テレビ会議に置き換えられる部分はそうすべきですが、直接会ってやり取りすべきシーンは依然としてたくさんあるように思いますが、いかがですか。
大森 稟議を通してもらいたい時とかは特にそうです。上司の反応を見て「この話題は響いていないな」と感じて別の情報を出してみたり、そういった駆け引きは実際に会って話をしないとできないことだと思います。
井上 ご担当者が変わられた場合などは、絶対に直に会わなければダメですね。私は必ず会ってご挨拶をするようにしています。
藤井 何が何でもデジタル化するのではなく、ツールをうまく使って効率化できるところは効率化することで、どうしてもアナログで対応が必要なコミュニケーションに手間をかけられるようにするのが理想的なのでしょうね。
世代間ギャップを埋めるスマートな上司が必要
藤井 コミュニケーションツールの利用に関して、会社に対してもっとこうしてほしいとか、こういうところは分かってほしいという点はありますか。
新妻 新しいデジタルツールが次々と生まれていますが、上の方の理解がないと現場に導入することができません。それを自ら導入を許可してくれるような上司だと、自分たちはとても動きやすいと思います。
大森 電話やメールなど昔ながらのやり方が続いていると、それを踏襲するのが当たり前になって、特に疑問も抱かないようになってしまうと思います。せっかくプライベートは「LINE」や Google のクラウドサービスを利用しているのに、会社で利用できないのはもったいない気がします。
藤井 会議においても、昔ながらのやり方が残っている気はしますね。日本の企業では会議の議事録を大事にしますが、会議が終わってから議事録を回して言っていないことを追加するといったこともあり、非常に効率が悪い。「Cisco Spark with KDDI」のようなテレビ会議ツールを活用すれば会議中にボードに書いたことをそのままデジタルで展開して共有でき、スピーディにアクションまで落とし込むことができます。
ただ、こういったツールは上に立つ人が価値を理解してくれないと導入が進みません。
営業企画部 営業支援センター
クラウド推進
主任
井上 亜美
【入社６年目 LINE WORKS
セールスプロモーション担当】
井上 その意味では、役職付きの上司の方がクラウドのデバイスやサービスをスムーズに使いこなしているのを見ると、すごくカッコイイなと思ったりしますね。
藤井 クラウドについては、いかがですか。皆さんの世代は、クラウドサービスを当たり前に利用して育ってきているから、会社に入って、サーバーがあって、システム担当がメンテナンスをしているということに違和感はありませんでしたか。
新妻 確かに、機能が使えればよくて、サーバーなんて全く考えたこともなかったです。
井上 写真や動画も、クラウド上に保存するのが自然で、どのデバイスでも共有できるのが普通でした。
藤井 ビジネス環境でも「G Suite」(注3) のようなクラウドサービスの活用は着実に広まっています。そうしたクラウドの特性が、ビジネスにおいてもコミュニケーションを大きく変え、会議や業務の生産性を大きく高めることができることを、ぜひ分かってほしいですね。
注3) G Suite
大容量の Gmail とストレージ、ビデオ会議、文書作成や表計算、スケジュール管理などを利用できるクラウド型グループウエアサービス。PCのWebブラウザだけでなく、スマートフォンやタブレットのアプリケーションでも、オフラインのときでも利用できる。グループの設定、2段階認証プロセスやシングルサインオンといった高度な管理機能も備える。
※ G Suite は Google Workspace へ名称が変わりました。
KDDIはネットワークに加え、スマートフォンやタブレットなどのデバイス、さらにクラウドサービスを全て提供しています。クラウドのサービスも安定したネットワークで活用することでその価値が生きてくる。
今後は、それぞれのクラウドサービスのメリットを活かし、複数のクラウドサービスを使いこなすという段階に変化していきます。今日挙がったような課題を抱えていらっしゃる企業様は、いつでもご相談いただきたいですね。
【ダイヤモンド・オンラインにて2017/8/21-9/20まで広告記事として掲載】
