全社横断プロジェクトが「進化をつづけるオフィス」を実現するカギに

例えば、このようなことは起きていませんか。

この背景の根底には「プロジェクト初期から情報システム部門を巻き込まない」というプロジェクトの進め方に問題が潜んでいるケースが少なくありません。その結果、「ICT要件 (回線・電源・機器など) の検討が後回し」「レイアウトの中にICTが組み込まれていないためのミスマッチ」が生じ、追加工事・遅延・コスト増が発生してしまうほか、社員の生産性やエンゲージメントが上がらないオフィスができ上がってしまうのです。

“働く場所の選択肢”を増やしても、会議室やWeb会議用スペースが不足していると、利用が集中し必要な時に使えない状況が発生したり、「Web会議がしづらい」という声につながったりします。ザイマックス総研の調査でも、メインオフィスについて困りごとや課題を感じている企業に具体的な内容を聞いたところ、「会議室やリモート会議用スペースなどが不足している」が57.7%で最も多い結果となっています。

特に、一人用の個室ブースの不足を感じている人は47.5%にのぼり、会議室不足を課題として明確に認識していない企業であっても、実際には日常的にスペースが足りていない可能性があることがうかがえます。

近年注目されるABW (Activity Based Working) も、空間だけ設計してもうまく機能しません。ABWの本質は「社員が業務や状態に合わせて、自分に最適な環境を選べること」。そのためには次の3つの要素を一体設計することが欠かせません。

この3つが噛み合ってはじめて「進化をつづけるオフィス」が成立します。この三位一体を最初から設計に反映するには「部門と情報システム部門の共同プロジェクト化」が必須となります。もし社内連携が難しい場合やプロジェクトの進め方や役割分担に不安がある場合は、その橋渡しを担う外部のICTコンサルタントを活用することも有効な選択肢となります。総務部門と情報システム部門が一緒に、現場社員の声を丁寧に汲み取りながら進める関係性を持つことで、プロジェクトは格段に進めやすくなります。

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