改正電子帳簿保存法でどう変わる？
帳簿と書類の保存方法

1. 電子帳簿など保存：電子的に作成した帳簿や書類をデータのまま保存することができる。
2. スキャナ保存：紙で受領・作成した書類を画像データで保存することも認められている。
   
3. 電子取引：電子的に授受した取引情報はデータで保存しなければならない。
   

ここでの帳簿とは、決算書類 (貸借対照表や損益計算書) 、主要簿 (仕訳帳と総勘定元帳)、補助簿 (現金出納帳、仕入帳、売上帳など) が該当します。
一方、書類に該当するものは、資金や物の流れに直結・連動するか否かで大きく重要書類（契約書、領収書、請求書、納品書など）と一般書類 (⾒積書、注文書、検収書など) に分類できます。

今回の改正ポイントは、「電子は電子、紙は紙か電子」になったことです。
まず、3番は選択の余地なく、必ず電子で保存するように求めています。「電子は紙か電子」から「電子は電子」に変わったわけですから、これに該当するものを紙に印刷し、保存してはいけません。
また、2番はわかりやすく「紙は紙か電子」に当てはまります。要注意は1番でしょう。これを読んで、「書類を印刷しなくてもよくなった！」と判断するのは早計で、これも場合によっては3番の「電子は電子」に該当するケースが発生します。
例えば、業務に必要な本を個人のクレジットカードで購入を立て替え、後から経費精算で処理するケースがあります。改正前は、ECサイトで何かを購入したときの領収書は印刷し、経理に提出していたことと思います。その書類を経理部門が保存していたわけですが、このやり方は認められなくなります。

これらの変更を踏まえ、今後の対応を考える上で必要になるのは、紙と電子の2つの業務フローをどのように運用するのかの観点でしょう。紙を残す限り、現場の業務負担は確実に増えてしまうことは容易に想像できます。となると、電子データ保存で一本化する方向で業務を見直すことが現実的ではないでしょうか。

第二に「検索が容易」なこともメリットです。
紙の書類が大量にあれば、目当てのものを探すにも一苦労ですが、スキャナで読み込んだものはさておき、PDF形式のファイルであれば、文字列が埋め込まれていますから、「日付」「金額」「取引先」などでの検索が容易にできます。
国税当局としては、大量のスキャナ保存ファイルを見せられて、どこに何があるかがわからないようでは困るわけです。その意味で、少なくとも中堅以上の企業は、求めに応じて迅速な検索ができるよう、PDF形式で保存することが望ましいと考えます。

第三に「どこからでも参照可能」なことです。
紙の場合、物理的な保管場所に行かなければ、書類を見ることができません。電子化されていれば、自宅からでも外出先からでも参照できるので、テレワークとの相性は抜群です。

よいこと尽くめに見える一方で、懸念事項もあります。それは何と言っても、これからの対応ノウハウが蓄積されていないことでしょう。「法改正はわかったけど、どこからどう準備すればいいのか？」と、多くの企業が困っているのは、自社に合うやり方を自分たちで試行錯誤しなければその方法を見つけられないからです。残念ながら、こうすれば良いというベストプラクティスは確立されているわけでもありません。

加えて、会社の規模が大きくなるほど、社員それぞれの感覚の違いにも配慮する必要があります。
冒頭の要件を見て、「紙に印刷しなくていいんだ！楽になるな」と考える人がいる一方で、電子取引なのに「え？紙に印刷して保存しておくというのはダメなんだ！面倒になるな」と、正反対のことを考える人たちが出てきます。おそらく後者が多いと想像しますが、社員それぞれで受け止め方が全く違うことを前提に、感覚を揃えながらの試行錯誤が必要になりますから、定着までには時間がかかると思います。
 

また、紙から電子データに変わることで、これまで想定していなかったリスクへの対応も必要になるでしょう。紙が中心の時代は、紛失リスクや保管場所が火事や水害に見舞われる災害リスクが主な懸念事項でした。
今後は外部からの攻撃に備えることを含め、さまざまなセキュリティ対策を講じることも考えていかなくてはなりません。
例えば、どんな権限を持つ人がどのファイルにアクセスできるのかを細かく設定できる権限管理機能を用い、「第三者がうっかりファイルを上書きして消してしまった」などの事故を防止する措置も必要になります。

リスクへの対策を講じつつ、メリットを十分に得られる仕組みを作るには、理想は経理部門がリーダーになることです。経理部門がやりたいことを整理し、具体的な実現手段をIT部門に考えてもらうやり方です。しかしながら、経理部門にITに詳しい人がいないと実現が難しいという問題はあります。よくあるのが、経理業務に疎いIT部門中心にツールを導入し、ユーザーがとても使いづらい仕組みにしてしまうことです。これを避けるには、経理部門が社内フローを考えながら設定ベースで仕組みを作れるようなツールを使うことが望ましいと考えます。

ソリューション選定の大前提は、改正電帳法が定める電子取引における「真実性の要件」「可視性の要件」の2つを確保した仕組みにすることです。別の言葉で言い換えると、前者は改ざんできない対策が講じられているか、後者は誰もが迅速に確認できる対策が講じられているかを要求しています。この2つを念頭に入れた時、これから仕組み整備に取り組む企業が利用できるソリューションとして、以下のようなものが考えられます。
 

改正電帳法の完全な運用開始は2024年1月からではありますが、基本的にオンライン取引に関係するものは、全て法対応の対象となります。確実に言えるのは、現状のままではいられないと言うことです。猶予期間はまだ残されていますが、整備がまだ終わっていない場合は、社内の承認ルールとプロセスの見直しから始めることをおすすめします。

もっと言うと、個人的には2023年10月から始まるインボイス制度への対応に合わせ、同時対応することが負担を減らすためにも良いと思います。インボイス制度でも、取引証憑の保存に関する厳密な規定がありますから、こちらに対応するにもリソースが必要となります。何より、改正電帳法への対応期限が2023年12月末、インボイス制度への対応期限が2023年9月末と、3カ月しか変わらないわけです。だとすると、2023年9月末を目指し、同時並行で準備を進めた方がいいというのが私の見解です。

これから取り組むからこそ、できるだけ負担の少ないやり方を選択することが必要です。リソースに制約があるならなおのこと、両方に対応するアプローチをお勧めします。