Microsoftさんに聞いてみた!
ハイブリッドワークで使いたいTeams 最新機能と技あり活用術

―コロナ禍3年目になり、最近は徐々にオフィスに人が戻ってきているなんて話も聞きますが、マイクロソフトさんはいかがですか？

水島様　最近は感染状況が少し落ち着いてきたので、出社を再開しつつリモートを組み合わせたハイブリッドワークを進めていこうという流れになっています。そんな中、品川本社も最近リノベーションを行いました。少しご紹介すると、すべての会議室にTeams Roomsというソリューションを導入し、リモートでもオフィスでも会議に参加しやすい環境に整備されたり、フォンブースの数を増やして静かに電話ができる環境や上司との1on1をすぐに行える環境が用意されたり、よりハイブリッドワークしやすい環境になりました。

佐藤　リノベーションされたのですね。一度伺ってみたいです。いまお話に出たハイブリッドワークですが、KDDIが今年の3月に働き方の変化について調査したところ、コロナ収束後もハイブリッドに働くという回答が約55％となりました。

Q：あなたの部署における在宅勤務率を、以下の時期ごとにお聞かせください。

―今後、ハイブリッドワークが定着していくにあたりどんな変化が起こると思われますか？

―最近のアップデートの中で、おすすめの機能を教えてください。

水島様　まずTeams上でPowerPointを使うときぜひ活用いただきたい機能が「PowerPoint Live」です。
PowerPoint LiveはPowerPointで作成した資料をTeams会議参加者に共有する機能ですが、この機能を使えば発表者の画面にはPowerPointのノートの内容も同時に表示されます。このため別途カンペを用意する必要はありません。
会議参加者のアイコンを消して画面を広くしたり、ペンやマーカーでPowerPointにハイライトを入れることもできます。
 

 続いて、プレゼン時、参加者を引きつけて視覚的にわかりやすく説明する「発表者モード」があります。
通常プレゼンを行う際は、画面に表示した資料を参加者全員で視聴しますが、発表者モードでは画面内に発表者も同時に映すことで、発表者の話により集中できるという効果があります。
これには3つのモードがあります。
 

これらのモードを使いこなせるようになると、プレゼン表現の幅が広がり、魅力的な発表が行えるようになります。

佐藤　ありがとうございます。どちらもすぐに活躍しそうな機能ですね。
　　　資料を説明する際に、スマートに使いこなすと、説得力もあがりそうです。ほかにはいかがですか？

水島様　インタラクティブな会議の実現という意味ではホワイトボード機能も便利です。
Teamsで該当の会議を開き、「ホワイトボード」というタブを作ることで議論したいことを事前に作成しておくことができます。
もちろん会議中でも作成できます。

Teams会議からホワイトボードを開始するには、「共有」をクリックし、ホワイトボードが表示されたら共同作業を行っていきます。ホワイトボードは会議のタブに保存できるので、後々見返すこともできます。
 

佐藤　オフィスでもリモートでも変わらず会議に積極的に参加できますね。リアルで開催するときよりも準備が簡単で、慣れればその場でディスカッションするときに活用するなどさまざまなシーンで活躍しそうですね。

水島様　そうなんです。ワークショップなどをやる場合は「ブレークアウトルーム機能」もおすすめです。これは会議の参加者をグループ分けする機能です。参加者の振り分け方法は自動か手動かを選ぶことができ、ルームの名前も要件に合わせて変更することが可能です。     

最後にチャットの機能ですが、休暇を取るなど自分の関係部署の複数のチームのチャネルにメッセージ通知したいことがあるときには「クロス投稿」が便利です。これは複数のチャネルに同じ内容を投稿できる機能で、比較的新しい機能なのでご存じない方が多いかもしれません。使い方はチャネル上で「新しい投稿」＞「書式」を選択すると「複数のチャネルに投稿」という項目が表示されるので、そちらを選び、投稿先のチャネルを追加すれば同じメッセージを複数のチャネルへ投稿することができます。私自身もよく使う機能なので、ぜひ便利に活用いただければと思います。

佐藤　ありがとうございます。そういえば、チャットのUIも新しくなりましたね。

水島様　そうなんです。チャットの新機能といえば、返信候補が表示されるようになったので、ワンタッチで即返信できるようになりました。かなり精度が高く、本当に自分が返信しそうな候補が出てくるので、こちらもぜひお使いください。

佐藤　Teamsの便利な機能の紹介ありがとうございます。
コラボレーション機能はいろいろありますが、ここからは「Teams電話」について、お話を伺いたいと思います。
 

―最近、KDDIへもTeamsに電話機能を統合したいというお問い合せをいただく機会が増えたのですが、Teamsで電話機能を使うメリットを教えてください。

水島様　最も大きいメリットは、出社しなくても会社の電話を発着信できることです。
これまでは出社が制限されるなかでも「会社の電話を取るために出社する」という人もいましたが、そうしたハードルがなくなります。ハイブリッドワークでTeams電話を利用すれば、自分のタイミングで     リモートと出社を組み合わせて柔軟に働くことができます。

さらにTeamsという普段使っているビジネス環境に電話を統合することで、スマートフォンやパソコンなど複数のデバイスで電話を取れるようになりますので業務のなかでシームレスに電話に切り替えることができます。プレゼンスも連携するので、コミュニケーションチャネルをTeamsに統合しておくと、よりスムーズに業務が進みます。
 

―Teams電話の最新アップデートやおすすめ機能を教えてください。

水島様　2つあります。
1つは「スパム通知機能」です。Teams独自のロジックで発信元をスパムと判定するとアラートが鳴り、何度も続くようであればブロックすることができます。
もう1つが「録音機能」です。1対1のTeams電話の録音機能が追加されたほか、ライブ字幕機能で話している内容を自動で文字起こしできるようになりました。これはTeams会議と同じような動作になっているので、ぜひお試しください。
 

佐藤　ありがとうございます。Teamsはこれからもますます進化していくようで楽しみです。

水島様　そうですね、近年は急激に人・場所・プロセスが進化しています。人の分野ではウェルビーイングがより強化されますし、ハイブリッドワークが進むなかで場所やプロセスも大きく変化していますよね。そのハイブリッドワークがしっかり実現できるように、オンラインでもオフラインでも区別なく同じ体験ができるようにこれからも進化させていきたいと思います。

佐藤　本日はありがとうございました。