会議のアジェンダとは？意味やAIを用いた作成方法をご紹介

ビジネスシーンにおける会議や打ち合わせでよく使われる「アジェンダ」という言葉は、英語で「議題」という意味を持っており、ビジネスの場では会議の議題や進行スケジュールをまとめた資料を指すことが一般的です。

アジェンダを事前に会議の参加者と共有することで、参加者は会議の目的や内容を把握しやすくなり、事前準備や当日の進行をスムーズに進められます。

ここまではアジェンダの概要について紹介しましたが、実際になぜアジェンダが必要なのか、ここからはアジェンダの必要性をお伝えします。

アジェンダを作成する主な理由の一つは、会議の狙いや方向性を明確にすることです。会議の冒頭や事前に目的を共有することで、参加者全員が何のために集まり、どのような成果を目指すのかを理解できます。具体的な目的をアジェンダに記載することで、議論の方向性が定まり、本来の目的から逸れることなく効率的に進行できるのです。

また、この目的が明確であることで、参加者は自分の役割や発言内容を事前に考えることが容易になり、建設的な意見交換が促進されます。

ここからは、アジェンダの具体的な作成方法を紹介し、効率的な会議運営を実現させるためのポイントをお伝えします。

アジェンダを作成する際にはまず、合意形成なのか、アイデア出しなのか、情報共有なのか、会議がどのような目的で開催されるかを明確にしましょう。もし目的が不明瞭な場合は、周囲の参加者に会議の目的を必ず確認するようにしましょう。

次に、会議の項目と目安の時間を設定し、会議全体のスケジュールを組みましょう。注意点としては、議題を詰め込みすぎると、ひとつひとつに十分な時間を割けず、議論が浅くなってしまう可能性があります。必要に応じて会議時間の延長や、参加者への事前の意思決定依頼、別日での開催を調整するなど、現実的な時間設定を心がけましょう。

また、近年ではアジェンダの作成に生成AIを活用する企業も増えてきました。例えば、生成AIに会議の目的や背景を伝えることで、アジェンダ案を迅速に作ることが可能です。定例など同一のテーマを継続して議論している場合は、過去の会議の議事録や録音データを読み込ませることで、会議の中で次回に持ち越しとなった議論のポイントや、各参加者への依頼事項の洗い出しなど、次の開催までに必要な事柄を抽出することもできます。

これにより、主催者は会議の準備にかかる時間を短縮できるだけでなく、参加者にもこれまでよりも長く準備期間を設けることができるので、会議自体の質の向上にもつながります。