総務・経理部門のDXとは？請求書や契約書の電子化、課題への対策や具体例など解決策を紹介

2019年に起きた新型コロナウイルス感染症の影響でテレワーク化が一気に進み、コロナ禍から明けた現在でも、働き方改革推進の一環としてバックオフィス部門のオンライン化が継続的に進んでいます。その一方で、ITに詳しい担当者の不足や、ITの導入で既存の業務プロセスが変わることに抵抗があり、デジタル化が進みにくいという企業も少なくありません。

とはいえ、今後の日本の企業においては、人口減少や少子高齢化による労働力不足が避けては通れない社会的な課題です。このような背景を踏まえると、限られた人材で業務を効率的に進めるために、DXが企業の持続的な成長を支える重要な取り組みとして、注目されているというわけです。

実際にバックオフィスをデジタル化した際のメリットには、どんなものがあるのでしょうか。代表的な利点を詳しく紹介しましょう。

デジタルツールの導入により、転記ミスやチェック漏れといった人的ミスを減らすことが可能です。
例えば、誤ったデータ入力による帳簿の修正、契約書や請求書の内容確認漏れによる再確認作業といった手戻り業務も、デジタル化による入力補助機能やチェックツールを活用することで削減できます。

このような機能を活用することで、業務全体の効率が飛躍的に向上し、単純作業にかかる時間を削減するだけでなく、従業員がほかの業務に集中できる環境が整います。

業務のデジタル化を進めることで、出社に縛られず、リモートワークやフレックスタイムといった多様な働き方を支える環境を整えることができます。このような柔軟な働き方を選択できる企業は、採用時に求職者からの魅力が高まり、従業員の満足度や意欲が高まることで、結果的に優秀な人材の確保や離職率の抑制といった効果も期待できます。

バックオフィス業務の効率化を通じて、ほかの業務にリソースを再配分することも可能です。例えば社員が営業やマーケティングなどの業務とバックオフィス業務を兼任している場合、デジタル化によってバックオフィス業務の負担が軽減されることで、売上拡大につながる営業やマーケティングに関わる業務に集中する時間を増やすことができます。また、個人の負担が減ることで、チームとしてのリソース配分の最適化や、業務全体の質の向上を見込めます。

では、実際にどのように業務として導入することが可能か、具体例を見ていきましょう。

契約書の管理は、締結後も更新や終了時期の把握、締結内容の確認など、手間と時間を要します。このため、管理を担当する法務部門や総務部門は、多大な業務負担を抱えていました。
しかし、契約書管理を電子化することで、更新・終了時期のリマインドや契約書の全文検索が可能となり、業務が効率化することで、担当者の負担を軽減することができます。

また、来客が多い業種の場合は、総務部門にとって最初の受付対応や取次対応も多くの手間と時間がかかる業務ですが、受付業務をデジタル化することで、有人による取次業務をなくし、直接来客対応をする人とをつなぐことができます。

経理業務では、2023年10月から始まったインボイス制度や、2024年1月から義務化された電子帳簿保存法の影響を受け、紙媒体から電子化への移行が進んでいます。そのため、すでに経理業務の電子化に着手している企業も多いと思いますが、まだ最低限の電子保存にしか対応しておらず、デジタルを前提とした業務フローの整備や、デジタル化のメリットを活かしきることができていない企業も少なくありません。

また、毎月の給与計算で手間のかかる勤怠管理についても、アナログなタイムカードからスマホや社員証を活用したデジタル打刻に移行することで管理・集計作業を効率化し、給与計算完了までの経理担当者の作業負荷を軽減できます。