請求書の電子化、どうやって進める？
インボイス制度・電子帳簿保存法の基礎知識と実践ガイド

インボイス制度とは、複数税率の計算による請求書作成ミスや不正の防止などを目的に2023年10月より施行された、適正な消費税申告のための制度です。控除の適応を受けるには、「適格請求書 (インボイス)」の保存が必須で、適応となれば仕入れ税額の控除を受けられます。

また、適格請求書 (インボイス) を発行するには、適格請求書発行事業者の登録が必要です。登録には申請が必要となり、登録のうえ記載要件を満たした適格請求書 (インボイス) 発行を行うことが、仕入れ額の控除の条件となります。適格請求書が発行できなければ控除を受けられないだけでなく、取引先へ負担をかける場合もあるため、早めの申請と対応が良策です。

電子帳簿保存法とは、税法によって定められた「請求書」「領収書」「注文書」「見積書」などの書類について、電子データで保存するルールを定めた法律です。電子帳簿保存法によって、これまでは紙での保管を通例としてきた税務関係帳簿についても、電子データでの保存が認められました。

電子帳簿保存法で定められた要件としては、タイムスタンプ付与や検索性確保などが求められます。これらの要件に対応する企業が増えたことで、請求書の電子化は一気に浸透し始めている状況です。紙への出力保存が事実上不可となった今、法令への対応と同時に、電子化をサポートするツールの活用にも注目が集まっています。

電子化に向けたファーストステップとして、まずは現在の業務プロセスを確認します。紙の書類を使用している業務はどのくらいあるか、すでに電子対応できている業務との比率を明らかにすることが大切です。

そのうえで、インボイス制度・電子帳簿保存法の両制度へ対応するにはどのようなアクションが必要か、ギャップとタスクを明確にします。データの保存件数や保存方法、理想的な運用方法などをイメージしておけば、的確な打ち手を講じやすくなるでしょう。

電子化を進める際には、法対策を同時に行える電子化ツールの活用が良策です。すでに電子化を完了している多くの企業でも電子化ツールが活用され、組織を効率よくアップデートしています。対策に必要なタスクを埋められるものを選定すれば、電子化の負担を大幅に軽減することもできるでしょう。

また、電子化ツール選定の際には、業務プロセスの効率化を実現できるものはもちろん、メンテナンスが容易なものを選ぶことをおすすめします。電子ツールの機能を上手く活用すれば、法対応はもちろん一般業務の効率化も可能です。なかでもクラウド型 (SaaS) の電子化ツールは、機能やセキュリティの自動アップデートができるためオススメです。 自社に最適な電子化ツール (SaaS) の導入をすることで、収益や生産性の向上も期待できるでしょう。

電子化にあたっては、取引先や税理士などの社外関係者へ、事前に周知・連携しておくことも忘れてはいけません。取引先に対しては、電子化や法対応したことの報告を早めに行うことが大切です。また、必要に応じて運用方法を共有し、今後の取引をスムーズに進められる準備をしておきます。

税理士に対しては、電子化や法対応の意向を伝えるとともに、両制度対応に向けた社内メンバーへの教育を依頼することも良い方法です。自社と税理士間での運用方法の整備はもちろん、必要に応じ社内運用の相談・確認をしておくと安心でしょう。

「OPTiM 電子帳簿保存」を活用すると、請求書・領収書・注文書などの発行や受領書類のデジタル化が簡単に行えます。各種書類をデータ化し、クラウドで一元管理するため、対応書類が多く管理が難しいなどのお悩みも解消。AIによる自動入力や検索機能により、書類発行や探す手間が省けるため、業務の大幅な効率化にもつながります。

「OPTiM 電子帳簿保存」のデータ管理方法は、インボイス・電子帳簿保存法にも対応しています。両制度の検索要件として必要な、取引年月日・取引金額・取引先のAIによる自動入力も助かる機能のひとつ。インボイス番号の入力・有効性の判断もAIに任せられます。
また、電子帳簿保存法に必要な事務処理規定のテンプレートやマニュアルの提供、印鑑機能の利用も可能です。公益社団法人日本文書情報マネジメント協会 (JIIMA)より両制度に対応した認証を取得しており、法対応についても安心して任せることができます。

国税庁が主な保管対象として例示している、請求書・領収書・注文書・見積書・送り状・などの書類をデータ化し、リアルタイムで一元管理します。 同じ案件の書類を自動で整理し紐づけることで、業務の効率化をサポート。AIは紙のスキャンデータにも対応しているため、傾いた書類や解像度の低い書類も、解析したうえでデータ保存します。大切な情報を精度高く保管できるため、監査にもスムーズに対応できるでしょう。