Google スプレッドシートとは？
基本機能や使い方をビジネス目線で解説

Google スプレッドシートの基本的な使い方を習得することで、日々の業務効率を向上できます。新規シートの作成からデータの入力、共有設定、そして関数の利用まで、基本的な操作方法を理解することが重要です。

これらの使い方をマスターすれば、さまざまなビジネスシーンでスプレッドシートを効果的に活用できるようになります。初めて利用する方も、基本を押さえればスムーズに作業を開始できます。

営業日報や業務報告など、毎日の記録や月次レポート作成など、同一の形式で繰り返し資料を作成する場合はテンプレートを用いた効率化が可能です。テンプレートギャラリーを使えば、報告書や経費精算など用途に合った書式を簡単に選べます。

さらに、用途に合わせてカスタマイズしたテンプレートを一度用意しておけば同じ書式で繰り返し使えるので、作成や管理の手間が減り、記入ミス防止にもつながります。自動保存機能により更新履歴も残るため、報告内容の見直しや振り返りも簡単です。

複数人で協力して作業する業務や承認フローが必要な場合、Google スプレッドシートの共有機能が役立ちます。権限設定で「編集者」「コメント可」「閲覧者」から適切な役割を決めることが可能です。

一例として、申請者は入力・編集、承認者はコメントで確認、最終的な処理を行う部門は閲覧権限のみとすることで、申請内容が変更されてしまうリスクを最小限に抑えた簡易な承認フローの実現が可能です。さらに履歴機能を使えば、いつ誰がどこを修正したかも確認できるので、透明性とセキュリティを保ちつつ効率化を実現できます。

顧客名簿、在庫リスト、勤怠管理表など、さまざまなデータの一括管理も可能です。各セルに名前・日付・金額・連絡先など管理対象となるデータを入力し、必要に応じて書式やデータ検証 (ドロップダウンリストや日付入力制限) を行うことで入力ミスや重複を防げます。

加えて、Google フォームを活用することで、データ入力の効率化と入力されたデータの精度を向上させることができます。