コロナ禍によって急増したテレワークにより、出社している従業員への来客対応や取次業務が集中する一方で、従来の内線電話での取次は来訪者・従業員双方ともに非効率で大きな負担になっていました。

それらを解決するのが、来訪者との日程調整、当日の受付、会議室管理など来客対応に必要な業務をすべてクラウド上で行うことができるクラウド受付システム「RECEPTIONIST」です。
入館通知も招待した従業員に直接届くため、従来のような受付担当と従業員間での内線電話などの連絡が不要となり、スムーズな対応が可能となります。
また来訪者は入館時にタブレットのタッチ操作のみで受付ができるため、打ち合わせ以外の来訪者と従業員の接触を最小限にすることができ感染リスク低減に貢献します。

受付の課題とトレンド、「RECEPTIONIST」のサービス概要、機能や料金をご紹介します。( 6分16秒 )

目的に合わせ画面に従ってタップするだけのシンプルなインターフェースのため、初めて使用する来訪者にも使いやすい操作方法となっています。

「タッチレス機能」 とはQRコードをかざすだけで、一切端末に触れず来客受付ができる機能です。
来訪者の受付入力の手間削減になる上に、画面操作による接触リスクの低減により、感染対策にもつながります。また、来客者の事前登録で正確な来訪者管理が可能です。

さまざまなビジネスチャットやモバイルアプリ、カレンダーとの連携で来訪者が訪れた際、SMS通知が可能です。入館情報の通知先は来訪者を招待した社員だけでなく、アシスタントや秘書、所属するグループも追加できます。

定期的に訪れる方に対して有効期限内に何度でも利用できる受付コードを発行することも可能です。

受付の顔となる待ち受け画面はカスタマイズが可能です。

入力画面では項目を追加することで自社の来客対応方針に対応でき、体温や渡航歴などの質問の追加や、面接のために訪れた来訪者が新卒や中途を選択できるなどボタンの追加など、1つのカスタムボタンに対して、最大12個のサブカスタムボタンを表示することで、より細分化した来客対応ができます。

また、複数社のアカウントを一台の端末にまとめグループ会社の受付として利用することもできます。

データは毎日バックアップを実施。最新のセキュリティで通信も保護、IPアドレス制限や操作ログなど、必要なセキュリティに対応しています。サーバーは 24時間の死活監視をしていますが、万が一障害が発生しても別サーバーで継続稼働しますのでご安心ください。また、登録・設定をスムーズに進められるように『ヘルプセンター』をご用意しており、サポート体制も万全です。
それ以外にも導入済み企業の管理者さまを対象に「RECEPTIONIST」の最適な運用方法・設定方法についてご回答する相談会もオンラインにて開催しています。