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紙文化が変わる?! テレワークで進む電子契約サービス
Smart Workコラム vol. 06

紙文化が変わる?! テレワークで進む電子契約サービス

2020 11/2
「契約書の押印申請のために出社が必要」「テレワークだと必要な時にハンコがもらえず、なかなか契約が進まない」などの問題がコロナ禍でよく聞かれました。
そのような中、一気にユーザーが拡大し注目を浴びている、クラウド型の電子契約サービスとはどのようなものなのでしょうか。
代表的な電子契約サービス「クラウドサイン」を提供する弁護士ドットコムの橘大地氏に、Microsoft Teamsを利用しオンラインで伺いました。
聞き手は、弊社のサービス企画開発本部 クラウドサービス企画部 日比野健太郎です。
※ 記事内の社名、部署名、役職は取材当時のものです。

電子署名とタイムスタンプの2つに注力

日比野 健太郎
サービス企画開発本部
クラウドサービス企画部

日比野 健太郎

―最初にクラウドサインが提供するサービス内容から教えていただけますか。

クラウドサインは、今まで紙とハンコ締結していた契約を、Webブラウザ上で簡単かつ安全にできるようにしたものです。
日本法律に深い知見を持つ弁護士ドットコム運営しているサービスですが、2015年の製品リリース当初は、「電子契約法的問題ないのか?」という声もありました。
しかし今では、大手自動車会社金融機関など大企業を含めた10万社以上クラウドサインをお使いいただいています。
紙の契約書場合上長出張するために承認が滞ることが度々あります。対してクラウド型の電子契約サービスでは、Webブラウザが使える環境さえあれば、自宅パソコン移動中スマートフォンからでも契約締結可能です。


―ほかの電子契約サービスと比べて強みはどんなところですか。

企業電子契約サービス選定する時のポイントは、大きく分けて「法的問題がないか」と「セキュリティ万全か」の2つです。
紙の契約書問題点は、実は改ざんが容易なことです。
例えば、押印した契約書を2部作り、片方にだけ「ただしxxとする。」という一文追加することができますし、内容同意した日付を遡って記載することもできます。
この改ざんを防止するため、クラウドサインでは本人性非改ざん性を認証する契約PDFファイル暗号化した「電子署名」と、いつ同意したかを明確にする「タイムスタンプ」という2つのテクノロジーに力を入れています。

橘 大地氏
弁護士ドットコム株式会社
取締役 クラウドサイン事業本部長

橘 大地氏

―セキュリティ面については、ほかにどんな対策を講じていますか。

外資系ベンダーの競合製品の場合、国内にサーバーがないケースも考えられますが、クラウドサインでは国内ダブルリージョンでサービスを展開しているため、個人情報を海外のサーバーに保管したくない大手金融機関のようなお客さまのニーズを満たすことができます。

図1 : クラウドサインで行う電子契約
図1 : クラウドサインで行う電子契約

出典 : 弁護士ドットコム


契約のスピードアップが競争力を強化

契約締結のスピード化

すべてがクラウド上で完結するので、早ければたったの数分でお互いの作業を終えることができます。契約締結がスピードアップすれば、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになります。

コスト削減

郵送代・紙代・インク代は当然のこと、印紙代もかかりません。また紙での作業がなくなるため、事務作業にかかる間接的なコストも削減することができます。

コンプライアンスの強化

契約書をクラウド上で一元管理することで、業務の透明性が向上し、抜け・漏れを少なくすることができます。またバックアップデータも写しではなく原本ですので、原本保全の確実性が高まります。

―コロナ禍の前後でユーザーはどのぐらい増えましたか。

これまで慎重検討される場合が多かったのですが、「明日から導入したい」というお客さまが多く、2020年4月は約6,500社のお客さまがクラウドサイン導入しました。これは前年同期比で300%増に相当します。
今までは、営業部門などの事業部サイドが「紙の契約書をやめませんか」と提案しても、断られることがあったかもしれません。社外との打ち合わせにおいても、今までは対面実施していた商談オンライン一般的となり、「Web会議ツール導入していないので、対面でお願いします」とお客さまに伝えることはほとんどないかと思います。
同じことが電子契約でも起こり、紙の契約書ではなく電子契約一般的になる日が来ると考えています。


―テクノロジーの会社は率先して変わらないといけませんね。お客さまから好評な点はどのような部分でしょうか。

クラウドサイン導入するお客さまには、企業競争力を上げたいという思いがあります。例えば、M&Aの交渉場合、NDA締結までに1カ月かかるようでは、その日にNDAを締結交渉に入る海外企業には勝てません。
これは営業部門商談でも同じことが言えます。訪問相手熱量が高いことを確認できたのに、1週間後申込書回収するようでは「やっぱり契約見送ります」となりかねません。受注率を高めるには、「リードタイムを減らす」「新規商談数を増やす」の2つの選択肢がありますが、クラウドサイン前者効果的です。
どこかと取引を始める時には必ず契約発生するので、その入口契約締結を少しでも早く、ストレスをかけずに行えるかが重要です。


―業務効率化だけでなく、生産性向上が期待できると分かります。

リード数、お問い合わせ数、取引社数は同じなのに、クラウドサイン導入しただけで新規商談数が25%増えたケースもあります。
それだけ月末申込書回収や、不備訂正時間がかかっていたということです。そこを改善するだけで、新規商談数増加期待できるでしょう。


過去の紙の契約書を電子化し、さらに便利に

図2 : クラウドサインと連携しているサービス
図2 : クラウドサインと連携しているサービス (一部)

出典:弁護士ドットコム

―クラウドサインには営業の生産性を高めるSales Techの特長もあると分かりましたが、ほかの製品との連携はどうなっていますか。

その点も私たちの強みの一つです。
例えば、2019年12月にリリースした「クラウドサイン Sales Automation」は、Salesforceとの連携強化したものです。顧客からのお問い合わせフォーム顧客管理システム(CRM)、申込書契約書作成締結システム連携し、営業プロセス全体自動化実現します。
例えば、メールで送った申込書内容にお客さまが同意すると、それをトリガーにCRMの受注処理自動的完了するので、営業帰社してからSalesforceの操作をする必要がありません。Salesforce以外では、Box、Slackのほか、サイボウズ、Sansan、ベルフェイスなどの国産ベンダー製品連携できるAPIを提供しています。


―契約書の電子化が進むと、ほかのSaaSと連携することで受けられる恩恵もありそうですね。

現在クラウドサインのお客さまは約10万社にのぼり、その内訳では中小企業のお客さまの比率が多いものの、業界最大手企業利用しているのが特徴です。
大企業のお客さまの場合半分以上周辺サービスのAPI連携利用しています。ワークフロー自社で作り込んでいる場合は、オンプレミスシステム連携している場合もあります。


―ほかSaaSサービスと連携して生産性を高められるのですね。テレワークにより、ますます業務のデジタル化が進みそうですね。本日はありがとうございました。

KDDIではクラウドサインをはじめとする、皆さまのテレワークをより円滑に行うためのサービスのご提案を行なっています。



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