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Smart Workコラム vol. 24

進化するGoogle Workspace

最新機能生産性UPに役立つ使い方を全公開


多くの企業導入している「 Google Workspace 」。リモートワーク定着しつつあるなか、「 Google Workspace 」はこれまで以上チームコラボレーション促進し、より生産性効率性を上げる働き方ができるよう、大きく進化しています。そんな「 Google Workspace 」の新機能と、成果を出す活用法をご紹介します。

2021/11/17


「 Google Workspace 」とは何か

「 Google Workspace 」 は、Gmail やGoogle カレンダー 、Google Meet に加え、Google ドキュメントやスプレッドシートなどのアプリケーションを活用し、個人やチーム、企業の生産性向上や円滑なコラボレーションを支援するGoogle のソリューションです。

そんな「 Google Workspace 」ですが、「どう活用すればコラボレーションがしやすくなるのか?」「もっと便利な使い方があるのでは?」といった疑問も聞かれます。
実は「 Google Workspace 」は、昨今の働き方の変化に対応すべく、「職場はオフィス1箇所だけではない」「重要な時間管理」「人とのつながりの大切さ」の3つをテーマに大きく進化しているのです。


コラボレーションを促進するスマートキャンバスとは?

「 Google Workspace 」機能進化目玉が「スマートキャンバス」です。これは特定機能名ではなく、「 Google Workspace 」に実装されるさまざまな機能から得られるコラボレーション体験総称。これにより、リモート環境でもよりスムーズかつ効率的コラボレーションコミュニケーションを取ることができるようになります。

【 Google ドキュメント+スマートキャンバス 】

スマートキャンバス構想の下、Google ドキュメントは「@ (アットマーク)」を付けるだけで簡単にさまざまな情報挿入できるスマートチップ実装されました。「@ユーザー名」とすれば、ドキュメント上で簡単担当者追加できる上、そのユーザー肩書きやロケーション連絡先などの情報プレビュー表示されます。


また「@月日」とすると、Google カレンダー自動連携できるので、ミーティングイベント予約簡単に入れられます。Google ドキュメント会議議事録事前準備しつつ、参加者予定日スマートチップ挿入すれば、そのまま会議スケジューリングもできてしまうのです。

その他、スマートチップチェックボックス追加タスクの割り当て、グラフ追加などが容易になり、Google ドライブ内の関連資料ファイルのURLを挿入すると、ドキュメント上でファイル名表示され、内容プレビュー閲覧できるようになりました。今後はGoogle ドキュメントからGoogle Meet に参加できる機能なども登場する予定です。

また、利用しているデバイス画面に合わせてコンテンツ縮小拡大し、表示最適化する「ページレス形式」の導入や、絵文字でのリアクション機能今後追加される予定とのこと。いままで以上に楽しくコラボレーションできそうですね。


【Google スプレッドシート+スマートキャンバス】

Google スプレッドシートでは、タスク追跡管理容易にする
タイムラインビュー」が追加される予定です。
これにより、キャンペーン管理プロジェクトマイルストーンなどのスケジュール管理がさらに簡単になります。
またドキュメントと同じく、今後スプレッドシートとGoogle Meet のシームレス連携可能になります。


スマートキャンバス以外の新機能も、
セミナーアーカイブでご紹介中!

実は「 Google Workspace 」 には、スマートキャンバスの他にもさまざまな新機能登場しています。
KDDIのセミナーでは、定期的グーグル・クラウド・ジャパン合同会社よりスペシャリストをお招きし、デモンストレーションを交えて最新機能をご紹介しています。スマートキャンバスを含めた新機能詳細は、セミナーアーカイブからご覧いただけます。
 


現場で役立つ!「 Google Workspace 」の応用活用術

ここまでは、「 Google Workspace 」の新機能目玉スマートキャンバスをご紹介してきましたが、「いますぐ、より便利に使いたい!」という方に向け、ちょっと便利スケジュール管理方法や、Google ドキュメントスプレッドシート作業効率化、知られざるチャット便利機能をご紹介します。

1.ワークライフバランスを取った働き方を
Google カレンダーで実現

Google カレンダー自分ゲストスケジュール設定する際、ゲスト権限設定できます。ここで「予定変更」にチェックを入れると、ゲスト急遽ミーティング参加できなくなったときにゲスト側で簡単予定変更できるようになります。1on1など、カジュアル少人数スケジュール調整便利です。

「ゲストの権限」を任意で設定。「会議のメモを作成」で議事録作成が簡単に!

なお、会議にあたっては、議事メモ資料共有することもあるでしょう。Google カレンダーにある「会議メモ作成」というボタンを使えば、議事録テンプレートを使ってメモ作成できます。スマートチップ資料共有容易実現します。

また、リモートワーク移動がないので、つい会議や打ち合わせに時間を取られがちになります。「この時間帯作業時間またはプライベートに充てたい」という時には、「Focus Time」と設定しておくと、その時間帯に入った打ち合わせを自動辞退し、会議設定者通知できます


2.ちょっとした作業を効率化するコツ

Google ドキュメントスプレッドシート新規作成する際、アプリケーションを開くのは一手間になってしまうもの。
Google Chrome のURLフォームに「Docs.new」と入れると、新規ドキュメントがすぐに立ち上がります。

また「 Google Workspace 」にデフォルト付随するアドオン機能により、カレンダーやGmail の右側部分表示されているGoogle KeepやToDoリスト、Google マップも、アプリケーションを開くことなく簡単にその内容確認できます。
ToDoリストやGoogle Keep はカレンダー連携してリマインド作成したり、タスク管理できるのでとても便利です。

「Docs.new」で新規ドキュメントを作成
Gmailの画面からもGoogle KeepやToDoリストを簡単に確認

3.Google Chat で楽しくコミュニケーション

Google Chat はマークダウン字体を変えられる機能があります。
「*」( アスタリスク )文字を囲むと太字になり、「`」( バッククォート )を3つ使って文字を囲めば引用符、「~」( チルダー )を使えば取り消し線になるので、試してみてください。

さらにユニーク機能は、スラッシュコマンドによるアイコン表示です。
例えばGoogle Chatで「/dino」と入れると大きな恐竜アイコン、「/puppyparty」とすると子犬アイコン表示できます。

マークダウンで変更できる字体
「/dino」
「/puppyparty」

これらの機能活用し、楽しく便利コミュニケーションしていきましょう!

Google Workspaceの生かし方と
高度なセキュリティのデモンストレーション

グーグル・クラウド・ジャパン合同会社よりスペシャリストをお招きし、「 Google Workspace 」のあまり知られていない応用活用術や、
その他便利機能解説強化されたセキュリティ機能についてデモを交えてじっくりご紹介いたします。


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