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Smart Workコラム vol. 27

コロナ禍、なぜ広島県庁はスムーズなテレワークに移行できたのか

〜自治体BCP成功のポイントに学ぶ~

2022 1/21
コロナ禍をきっかけに、あらゆる業界で急速に進むテレワークや働き方改革。「いつでもどこでも、普段と変わらず働ける」という環境作りは、実はBCP(Business Continuity Plan:事業継続計画)にも有効です。
2021年12月13日に開催されたオンラインセミナー「環境に左右されない働き方のNewモデル」では、西日本豪雨災害・コロナ禍という危機に直面した経験を、情報戦略や働き方改革に活かしてきた広島県庁のケーススタディに続き、働き方のニューノーマル時代に求められるモバイルパソコンの要件について、日本マイクロソフト株式会社、株式会社日本HP、パナソニック株式会社の3社が語り合いました。
※ 記事内の社名、部署名、役職は取材当時のものです。

2010年、先陣を切って「働き方改革」に着手した広島県

新型コロナウイルス脅威だけでなく、地震台風などの災害が多い日本では、BCP (Business Continuity Plan:事業継続計画) が大きな課題となっています。第一部では、このコロナ禍、BCPの観点から、「環境左右されない働き方」の実践例について、広島県 総務局 総括官情報戦略)の桑原 義幸 様講演いただきました。

桑原様は、2011年4月に広島県CIOとして着任前年広島県知事が打ち出した行政経営刷新計画の1つ、ICTを駆使した「ワークスタイル変革」実行指揮役を担ってきました。「目指せ! 自治体ベストプラクティス」を目標として、「2013年には幹部全員にiPadを配布ペーパーレス化を推進し、Web会議システム導入しました。2018年には広島県議会でも関係者全員にiPadを配布してペーパーレス会議を進めた」といいます。

これに加え、希望する職員には貸出用パソコン用意し、在宅勤務出先での業務推進するなど、多様な働き方に対応セキュリティを考え、閉域網庁内ネットワーク接続し、どこでも働ける環境を整えました。


西日本豪雨被害をきっかけにBCP施策を大改革

自治体の中でも先陣を切って始まった広島県ワークスタイル変革ですが、その限界を見せたのが、2018年7月に発生した西日本豪雨でした。人的被害はもちろん、道路遮断停電断水など生活インフラ甚大被害を受け、登庁できない職員半数に上ったといいます。当時テレワーク可能だったものの、事前申請端末を借りてテレワークする形式で、オフィスで使う端末はすべてデスクトップ地方事務所ダム現場なども被害に遭い、数十台しかない貸出用パソコンは底を尽き、桑原様の元には「県内被害状況をいま確認したい」「何でもいいから端末必要だ」という声が次々に寄せられました。

これを受け、桑原様は「とにかくいまある技術でできることを」と考え、クラウドストレージ「Box」による被災状況写真リアルタイム共有や、Mac OS / Windowsまたはパソコン / タブレット問わず、どんな端末からでもセキュアアクセス可能とするDaaSの仮想環境構築などの施策突貫で整えていきます。「当時行政機関ではクラウドストレージ使用パブリッククラウドなどは禁止されていましたが、この災害時において私たちは『これらの技術を使おう』という意思決定をしたのです」と桑原様は振り返りました。

「BCP対策と働き方改革それぞれが独立して機能していたことが問題で、平時でも非常時でも慣れ親しんだユーザーインターフェース・ユーザーエクスペリエンスで同じ働き方ができること、これに尽きる」と桑原様現在でもその環境維持して業務遂行しているといいます。

これを機に、それまでのワークスタイル変革を「ANYTIME, ANYWHERE FOR EVERYONE(すべての人に対し、いつでもどこでも働ける環境を)」というコンセプト強化していきます。まず全端末7,200台をすべてノートパソコン変更し、本庁内全館無線LAN化。また外出時にはSIMカードによるアクセス可能とし、KDDIの協力の下、SIM内蔵PC(LTE対応パソコン)を導入しました。「このパソコン1台があれば、いつでもどこでも業務遂行できるという状態を整えました」と桑原様

  • 接続先限定セキュア環境での利用実現するSIM

これにより、貸出用パソコン廃止在庫管理不要となり、これも大きな働き方改革成果として評価されています。
これらの対策は2019年末完了しました。


新型コロナで即テレワークに、現在も多様な働き方を推進

明けて2020年1月、新型コロナウイルス脅威日本にも迫ってきました。同年4月には初の緊急事態宣言発令され、街からは人の姿が消えました。この時にまさに出番となったのが、7,200台のLTE対応パソコンです。

前年末にこれらの環境整備していたため、極論をいえば庁内職員全員がその日からでも在宅勤務可能状態でした。私たち情報グループコロナ対策一環として、状況打破に向けたテクノロジー活用について模索
その結果開発者パッケージベンダー、我々職員の3者が一度リアルで顔を合わせることなく、リモートコロナ対策アプリ開発しました」 (桑原様) 職員の「体調管理観察アプリ」、「行動記録票アプリ」、感染時搬送先的確判断するための
搬送先トリアージアプリ」の3つは1カ月半アジャイル開発し、リリース。「LTE対応パソコンがあってこそで、従前デスクトップ環境だったらできなかった」と桑原様は振り返ります。

さらに、人流が増える夏休時期には、同様リモート開発で「広島コロナお知らせQR」をリリースしました。店舗にあるQRコードスマートフォンをかざしてメール登録すると、万が一感染者接触した可能性がある場合には通知が届き、PCR検査の申し込みが案内されるサービスです。利用者不安解消するために、次の行動まで促す仕組みを設けたといいます。また、店舗ごとにポスター店頭POPを発行する仕掛けの裏側は、電子申請受付メールでお店に送付するところまでをRPAを活用して無人対応しています。

Web会議システムも、従来から使用していたシステムに加え、かねてより2020年4月にZoomを導入することが決まっていました。このためリモート会議増加にも余裕を持って対応でき、徐々に登庁勤務解禁された現在でも、密を避けるためにWeb会議積極的活用しているといいます。
同県庁在宅勤務体系である「家でもワーク」の利用者数、延べ利用日数推移コロナ禍前後比較すると、どちらも2020年 (令和2年) から急増していることがわかります。利用者数でいうと、4,500人の県職員のうち、93%の約4,200人が在宅勤務利用し、日数前年比約23倍強となる6万6,000日以上となりました。SIM利用件数に占める在宅勤務も、2020年4月から約18倍となっています。

桑原様はこうした実例を踏まえ、DX化成功ポイントは「人間が行うことを前提にした業務プロセスから、100%機械が行うことを前提最適化したビジネスプロセス再構築すること」と断言し、「一度その便利さを体験すれば、不便環境に戻りたいとは思いません。これを実現するものが、ユーザーインターフェースであり、ユーザーエクスペリエンスです」と説明します。

最後
に、「DXを進める上では常識大転換し、ゼロベースで考えることが重要です」とメッセージを送り、講演を締め括りました。


リモート+オフィスのハイブリッド型ワーク、
求められるモバイルパソコンとは?

第2部 リーディングカンパニーが語るモバイルPCのスタンダード

日本マイクロソフト株式会社
Surfaceビジネス本部 本部長

石田 圭志 様
株式会社日本HP
クライアントソリューション本部 ビジネス開発部
マーケティングマネージャー

松本 英樹 様
パナソニック株式会社
モバイルソリューションズ事業部 商品企画部 主務

佐藤 敬太郎 様
KDDI株式会社
ソリューション事業本部
ビジネスデザイン本部
モバイルビジネス統括部
モバイルビジネス企画部
モバイル戦略グループ 課長補佐

湯澤 良

コロナ禍という危機を経て、今後リモート、そしてオフィス併用する新しい働き方がますます浸透すると予想されます。
では、そうしたハイブリッドな働き方において、快適で働きやすいユーザーエクスペリエンス実現するモバイルパソコンは、どのような要件を備えるべきなのでしょうか。

第2部では、モバイルパソコンメーカーとして多くのビジネスパーソンから支持されている、日本マイクロソフト株式会社株式会社日本HP、パナソニック株式会社によるパネルディスカッションが行われました。各社実践しているテレワーク術のほか、用途に合わせたモバイルパソコン選択基準今後の新しいワークスタイル推進に向けて、押さえておくべきモバイルパソコン機能要件について活発議論が交わされました。

環境に左右されない働き方のNewモデル

~リーディングカンパニーが語るモバイルPCのスタンダード~

セミナー視聴者から大変好評だった本セミナー模様は、オンデマンドでもご覧いただけます。
第1部の桑原様講演、および第2部のディスカッションをぜひご視聴ください。

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