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Smart Workコラム vol. 31

専任の担当者がいない企業ほど
バックオフィスのスマート化を進めたほうがいい理由

2022 5/13
在宅勤務 / 出社を組み合わせたハイブリッドワークなど働き方が変わるなか、勤怠管理や人事、経理などのバックオフィス業務も変化しています。
従業員の多様な働き方を支える仕組みづくりに加え、働き方の適切な管理や労働基準法の遵守といった運用面への対応も求められます。
さらに、企業のデジタルトランスフォーメーション (DX) が進むなか、業務のデジタル化はもちろん、生産性の向上やBCP対策など企業存続に向けやるべきことは多岐に渡ります。
バックオフィス業務のスマート化を支援する「ジョブカン」シリーズを提供する株式会社DONUTS 執行役員 兼 ジョブカン統括責任者 石山 瑞樹 様に、バックオフィス業務の課題とスマート化の意義について伺いました。
※ 記事内の社名、部署名、役職は取材当時のものです。

コロナで変わる働き方とバックオフィス

―新型コロナウイルスとの闘いも2年を過ぎ、働き方もテレワークハイブリッド型へと変化しています。
これを受け、人事労務といったバックオフィス業務はどのように変化しているのでしょうか?


オフィスワーカー
中心企業では、リモートワークが増えるなか、
場所を選ばず打刻ができるSaaS型の勤怠管理システムへのニーズが高まったり、ワークフローオンラインに切り替えたりするところが増えました。

ウィズコロナ
現在ではフルテレワークは少なくなっていますが、
一度経験したリモートワークをきっかけにITツール導入活用ハードル
下がりつつあります。

株式会社DONUTS執行役員 兼 ジョブカン統括責任者石山 瑞樹 様
株式会社DONUTS
執行役員 兼 ジョブカン統括責任者

石山 瑞樹 様

―そうしたなか、バックオフィス業務がいま直面している課題はどのようなものがあるのでしょうか。

お客さまの関心が高い勤怠管理給与労務に関することとしては、働き方が多様化したことで、勤怠状況が見えにくくなっていることが挙げられます。テレワークフレックス時間休など柔軟な働き方によって従業員の働きやすさが向上した半面一律管理が難しくなりました。
 

アラート設定
「ジョブカン勤怠管理」の「36協定設定」では、きめ細かいアラート設定で
法定外労働を抑止。適切な業務時間管理に役立ちます。

この課題には、働き方改革労働基準法遵守といった法的観点と、デジタルトランスフォーメーション (DX) 観点という2つの観点があり、両方観点でこの課題解決するために、ITツール導入検討されるケースが多いと感じています。

テレワーク勤務状況はどうなのか。今日は休みなのかテレワークなのか。フレックスでいつ業務開始しているのか、休みをきちんと取得しているのか、残業時間累積はどうなっているのか。タイムカード月末集計してみたら、残業が月80時間を超えていたということもあり得ます。そうなる前に、リアルタイム適切対応が取れるよう見える化し、一線を越えるリスクが高まったらアラートを出すといった対応をしなくてはなりません。
 

勤怠管理は、実はかなり煩雑業務です。採用タイミング全員同じとは限りません。入社年月日バラバラ社員複数人、例えば30人いると、年間休日付与日も30人で異なり、取得状況把握するのも一苦労です。リスク管理の面からも、勤怠状況可視化することの必要は高まっていると感じます。

また今後労働力不足のさらなる深刻化予測されています。バックオフィス全体としても、限られた人員でいかにスピーディ正確処理するか、生産性を求められる場面も増えてくるのではないかと思います。

個人別の休暇取得状況が確認でき、「要フォロー」の場合は適切な有給取得を従業員に促せます。
個人別の休暇取得状況が確認でき、
「要フォロー」の場合は適切な有給取得を従業員に促せます。

バックオフィスの業務改善の目安となる考え方

―勤怠管理などバックオフィス業務課題を抱えている企業はどう対応すれば良いのでしょうか。

企業によって直面している課題はさまざまですが、バックオフィス業務改善目安となる考え方が1つあります。定型ルーティンワーク忙殺されていたり、あるいはルーティンワークミスが多いという場合は、ITを活用した業務スマート化を考えてみてもよいと思います。

勤怠管理給与計算などのバックオフィス業務従事している方の中には「自分ミス従業員会社迷惑をかけてしまう」というストレスを抱えている方もいます。
定型計算作業に関しては、ツールのほうが人間よりもエラーが起こる確率格段に少ないはずです。

また、バックオフィススマート化を進めておけば、属人的
1人の担当者で回していた業務も、誰でもできるような体制を作ることができます。


―バックオフィス
のSaaSソリューション多数ありますが、自社に合ったソリューションの選び方を教えてください。

例えば専任のIT担当者がいない企業ほど、1商材・1サービスでさまざまな分野カバーしている拡張可能ソリューションがよいと思います。製品フィロソフィーや使い方、用語画面メニュー統一されていることがポイントです。
まずは1つの分野で使って、慣れてきたらもう1つと少しずつ拡大していくことで、さまざまな分野課題対応していくことができます。

またツール導入に当たっては、何もすべてを一気に変える必要はありません。
0か100かで考えるのではなく、例えば「スマートフォンでの勤怠入力はできない」という従業員がいたら、まずは使える従業員対象に切り替えていくなど柔軟対応すればよいのです。一部ツール移行するだけでも、紙のタイムカード集計負荷が減るはずです。「現業務の5割くらい機械化できればいい」くらいのイメージで進めるとよいでしょう。


バックオフィスをスマート化する「ジョブカン」シリーズとは

ーバックオフィススマート化に関する課題に対し「ジョブカンシリーズはどう応えているのでしょうか。

「ジョブカン」シリーズは、「勤怠管理」「採用管理」「労務HR」「給与計算」「経費精算」「ワークフロー」などの分野にまたがるバックオフィス業務スマート化を実現するサービスです。導入いただいている企業規模業種多岐にわたっています。

複数サービス連携で利便性向上
「ジョブカン」シリーズの複数サービス連携で利便性向上


一つ一つの商材がその分野特化しているので、サービス単体利用しているという企業非常に多いです。
ただ複数サービス連携する利点も多く、例えば勤怠集計データ活用して給与計算をするといったように、組み合わせることでより利便性を高められます。バラバラツール導入するより、コスト面でもメリットがあります。1分野で慣れてきたら別の分野にも導入し、より効率的業務体制を整えていけることが特徴です。

また「ジョブカン勤怠管理」英語韓国語タイ語、ベトナム語、スペイン語、中国語多言語にも対応し、全世界販売していることも特徴です。タイ韓国には支社もあり、韓国では約4,000社の実績があります。


バックオフィス業務のスマート化でさらなる人材活用へ

ーバックオフィススマート化することの意義を教えてください

生産性向上貢献できることだと考えています。少子高齢化が進む現在、多くの企業労働力減少していくという危機感をお持ちのはずです。国も定年退職した高齢者再雇用アルバイト正社員採用を促しています。人手不足はどの業種職種も同じで、バックオフィス例外ではありません。

バックオフィス業務間接業務です。売上を生み出すことはないのですが、企業存続するうえで欠かせない重要仕事です。
ただ若い現役世代は、営業企画開発などの基幹業務従事することが多く、バックオフィスには手が回りません。1つの選択肢として、こうしたバックオフィス分野高齢者アルバイトの方を登用しやすくするのがジョブカンです。

ジョブカンなら、例えば労務知識を要する年末調整書類作成も、従業員簡単アンケート形式質問回答していくだけで控除申請書自動作成できます。さらに控除申告書給与データから源泉徴収票自動作成でき、還付徴収から役所提出用書類までをワンクリック実現できます。

3ステップでかんたん年末調整


仕組
みをうまく使うことでデータ収集簡単に、ミスも起きにくくなります。
資格専門知識がない従業員でも、バックオフィス業務円滑に進められるのです。

人手不足だけど、専門人員でないと採用できない」という状況打破することで、採用自由度は上がり、人材活用が進みます。バックオフィススマート化で、そんな世界を作っていきたいと考えています。

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