深刻化する中小企業の人手不足にどう対処する？生成AIの業務活用例

生成AIとは、人工知能の技術を活用して、文章や画像、音楽、動画などの新しいコンテンツを自動的に作り出すシステムです。例えば、ビジネスで使用する文章をAIが自動的に作成したり、製品の広告デザインをAIが提案することが可能です。

生成AIの大きな特長は、特別な技術や知識がなくても簡単に使えることと、低コストで導入できる点です。

従来、業務を自動化するためのITシステムの導入には専門的な知識が必要であり、多額のコストも発生するため、中小企業にとってはハードルが高いとされていました。

しかし、生成AIはこれらの課題を解決し、中小企業でも導入しやすいメリットがあります。

生成AIが具体的にどのように役立つのか、そして中小企業でどのように応用できるか、いくつかの事例をご紹介します。

商品やサービスを販売する際には、視覚的に魅力的なパッケージや広告が重要です。
しかし、デザイン制作には高額なコストと時間がかかるため、少人数のチームで運営している中小企業にとっては負担となる場合があります。昨今では画像やイラストを生成できるAIも登場しており、これを活用すれば製品のイメージに沿ったパッケージデザインを短時間で複数案提示することも可能です。

また、少ないコストでデザイン制作が可能なため、中小企業でも手軽に導入できるでしょう。

中小企業にとって、顧客対応は重要な業務の一つです。特に、限られた人手で多くの問い合わせやリクエストに対応しなければならない場合、顧客対応が遅れたり、十分なサービスが提供できなかったりするリスクがあります。
そこで、顧客からの問い合わせに対して自動で回答するチャットボットに生成AIを活用するといったケースも増えています。

業務効率化や生産性向上を実現するために生成AIは効果的なソリューションのひとつといえますが、企業が導入する際には注意しておかなければならないリスクもあります。

生成AIは学習データに基づいて新しいコンテンツを生成しますが、稀に存在しない事実や誤情報を生成することがあり、これを「ハルシネーション」と呼びます。

また、学習データに偏見や不適切な情報が含まれていた場合、それらが反映されコンプライアンスや倫理的に問題のあるコンテンツが生成される可能性もあります。

これらのリスクを認識しないまま、生成AIが作成したコンテンツを正しいと思い込んでしまうと、顧客対応やマーケティング業務などにおいて重大な問題を引き起こす可能性があります。

そのため、生成されたコンテンツは必ず担当者が目を通し、記載されている内容に誤りがないかや、不適切な表現が用いられていないかを確認することが大切です。

生成AIにはさまざまなサービスがありますが、ビジネスへの活用として特に親和性が高くおすすめなのが「Copilot for Microsoft 365」です。多くの会社で利用されているMicrosoft 365のオフィスソフトに生成AI「Microsoft Copilot」が組み込まれ、WordやExcel、PowerPoint、Outlookなどのアプリケーションと連動しながら業務を効率化することができます。各アプリケーションでどのような業務を効率化できるのか、一例をご紹介しましょう。

「Word」や「Excel」といった各ソフトには「Copilot」のボタンが設置されており、簡単に起動できます。AIには「ChatGPT」でおなじみの「GPT-4」が使われているため、使い方もシンプルで、さまざまな資料作成のサポートをすることができます。

また、「Copilot for Microsoft 365」は1ユーザーIDから導入できるため、少人数で運営している中小企業やスタートアップ企業でも導入しやすいです。さらに、会社が成長するにつれて、ライセンスを柔軟に追加できるのも便利な点です。