中小企業こそ活用すべき生成AI、Copilotの活用事例や使いどころ

「Copilot for Microsoft 365」は、Microsoftの生成AI「Copilot」を統合したクラウド型ビジネスツールパッケージです。Microsoft 365に含まれるWord、Excel、PowerPoint、Outlook、TeamsといったアプリケーションにAI機能が追加され、業務の効率化と生産性向上を強力にサポートします。

以上のように、報告書の要約やデータの可視化、メールの優先順位付けといった日常的なタスクも、AIのサポートにより短時間で処理できます。特に限られた人員で多くの業務をこなす必要がある中小企業にとっては、生産性向上のための大きな武器となるでしょう。

また、「Copilot for Microsoft 365」には以下のような特徴もあります

「Copilot for Microsoft 365」はクラウドベースで提供されているため、インターネット環境さえあればオフィス、自宅、外出先からでも利用できます。テレワークが普及している現在、社員がどこにいても同じ環境で作業できるのは大きな強みです。

AI技術の進化に伴い、データのセキュリティが懸念されることが多いですが、「Copilot for Microsoft 365」では、セキュリティ対策にも十分な配慮がされています。Microsoftはプライバシーとセキュリティを最優先に考え、AIによって処理されるデータは、顧客のデータを学習に使用しないことを明言しています。これにより、機密データや個人情報が漏洩するリスクを最小限に抑えつつ、安全にAIを活用できる環境が整っています。

「Copilot for Microsoft 365」はドキュメントやプレゼンテーション、メール等のMicrosoft 365上のさまざまなデータを横断して情報収集や回答を生成することができます。普段の業務フローを変えることなく利用でき、効果的に活用すれば業務効率化につながる可能性もあります。
どのような活用法があるのか、「Copilot for Microsoft 365」の具体的な利用シーンについてご紹介します。

テレワークが一般的な働き方として定着したことにより、オンラインでのコミュニケーションの機会が増えました。

しかし、社員の数が限られる中小企業では多様な意見が集まりにくく議論が深まらないことがあるほか、会議が長時間におよぶと議論の内容が整理しにくくなるケースもあります。Teamsを活用してオンラインミーティングを行うことで、AIが議論の内容を要約したり、フォローアップのための質問案を提案したりすることも可能です。

これにより少人数でもさまざまな視点から議論を深められ、会議の質を高めることができるでしょう。

会議や商談の結果、「次回までに報告書を作成」や「提案資料をまとめる」などさまざまなタスクが必要になることもあり、漏れのないよう計画的に準備を進めなければなりません。

Teamsを活用すれば会議の中で決定されたタスクを整理でき、期限が近づいてきたタイミングでリマインドを提示することも可能です。タスクの進行状況を自動で追いかけられるようにすることで、漏れやミスを防ぎスムーズにプロジェクトを進められるようにします。

また、OneNoteやOutlookなどを活用すればチーム内のプロジェクト進捗状況を管理でき、担当者が個別で報告をする手間もなくなります。

「Copilot for Microsoft 365」を効果的に活用するためには、ツールの使い方を理解し、実践的なスキルを身に付けることが重要です。特に中小企業では、ITリテラシーやAIの知識が十分でない場合も多いため、導入前のサポートはもちろん導入後の継続的なサポートも非常に大切です。
そこで、KDDIでは「Copilot for Microsoft 365」の導入効果を最大化するために、さまざまなサポートを提供しています。

「Copilot for Microsoft 365」は、各アプリケーションにAI機能が統合されており、比較的使いやすい設計になっています。しかし、AIの機能を最大限に活用するためには、適切なプロンプト (AIへの指示) の入力や、業務での応用が必要です。KDDIでは、AI機能の基本操作や効果的な活用方法を学べるコンテンツを提供しており、社員は自己学習を通じてこれらのスキルを習得することができます。

日々の業務が忙しく、まとまった時間が確保しにくい場合でも、業務の合間などを活用してスキルを習得できるため、中小企業にとっては心強い味方となるでしょう。

AIやITツールに慣れていない社員が多い場合、自己学習だけでは十分な活用が難しいこともあります。また、社内研修を実施したくても、十分なスキルをもった社員がおらず知識の共有が難しい中小企業も多いでしょう。

そうした場合には、専門家によるセミナーが非常に効果的です。KDDIでは「Copilot for Microsoft 365」をこれから導入予定の企業様向けに、定期的にセミナーを開催しておりプロンプトの書き方や業務への活用方法を学べる機会を提供しています。

導入前のタイミングで参加することで「Copilot for Microsoft 365」の基本的な使い方を習得でき、導入後のタイミングではトレーニングコンテンツを受講することで実践に役立つ応用的な活用法が身につきます。