勤怠管理システムを導入するメリットと注意点、選び方まで解説

2025 2/5

働き方改革や労働基準法の改正により、世間では社員の働きやすい環境づくりを求める声が一段と高まっています。リモートワークやフレックスタイム制など多様な働き方が一般化するなかで、従業員一人ひとりの勤務状況を正確かつ効率的に管理することは経営者にとって重要な課題です。勤務を管理する総務部の担当者にとっても、日々の管理業務をスムーズに進め、ミスやトラブルを防ぐ方法が求められています。
そのような課題を考えたときに、従来の紙のタイムカードやExcelによる管理ではこれらの課題を克服することが難しいため、勤怠管理システムを導入する企業が増えてきました。実際に勤怠システムにはどのようなメリットがあるのでしょうか。まだ勤怠システムを導入していない企業や、選び方に迷っている企業のため、経営者の視点と総務部の実務を担う視点の両方を踏まえながら、具体的なメリットや注意点、適切な選び方などを解説いたします。

勤怠管理システムを導入するメリット
導入時の注意点とデメリット
デメリットを克服できる勤怠管理システムの選び方
しっかりとしたサポート体制と無料期間のあるサービスを

目次	勤怠管理システムを導入するメリット業務効率化法令遵守に対応した打刻管理柔軟な働き方への対応導入時の注意点とデメリット慣れるまでの負担特殊な就業規則への対応不足費用対効果が見えづらいデメリットを克服できる勤怠管理システムの選び方実績のある製品を選ぶ無料トライアルができるサービスから検討するサポート体制の充実度を確認するしっかりとしたサポート体制と無料期間のあるサービスを

勤怠管理システムを導入するメリット

まずは、なぜ多くの企業が勤怠管理システムを導入しているのか、
勤怠管理システムを導入することで得られる具体的なメリットを中心に、その理由について説明していきましょう。

導入時の注意点とデメリット

このように勤怠管理システムには多くのメリットがありますが、課題や注意点もいくつか存在します。

1. 慣れるまでの負担

どんな形であれ、新しいシステムを導入する際は、操作に慣れるまでの時間が必要です。
特に今までアナログ運用が中心でITリテラシーが低い社員が多い場合は、丁寧な説明やフォローが必要になることを理解しておきましょう。

2. 特殊な就業規則への対応不足

勤怠管理システムは多様な打刻に対応していますが、変則的な勤務や業界特有のルールがある場合には、対応できないケースがあることも知っておきましょう。事前に確認できればよいですが、サービス説明資料ではわからないこともありますので、無料トライアルができるサービスで実際に試してみるとよいでしょう。

3. 費用対効果が見えづらい

勤怠管理システムは初期費用や月額利用料がかかるため、特に中小企業ではコスト負担がネックになり、導入に二の足を踏むことがあります。
売上アップなど目に見えやすい効果が出るものではありませんが、導入による作業時間の比較やミスの軽減など、こちらも無料トライアル期間中に期待する効果があるものかどうか、実際に試してみるとよいでしょう。

デメリットを克服できる勤怠管理システムの選び方

では、上記のようなメリットを最大化し、デメリットを最小にする勤怠管理システムの選び方には、どんなポイントがあるのでしょうか。
詳しく見ていきましょう。

1. 実績のある製品を選ぶ

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず導入実績の多い製品に選択肢を絞ることをおすすめします。導入実績が豊富な製品には、操作性や安定性など、多くの企業に支持されているというだけの理由があります。また、利用者が多い製品ほど、導入時や日常業務中にトラブルが発生した際でも、インターネット上に解決策や使用例が多く共有されていることで、スムーズに解決できる可能性があることもメリットです。

2. 無料トライアルができるサービスから検討する

デメリット解説パートでも解説しましたが、やはり自社に合うかどうかを見極めるには、実際に使ってみることが一番です。その点、SaaS系の勤怠管理システムでは無料お試し期間を設けているサービスも多いので、試用期間中に自社の業務に適合するかどうかを見極めましょう。

3. サポート体制の充実度を確認する

また、導入後のフォローが手厚いサービスを選ぶことも重要です。困ったときにすぐにお問い合わせできる体制があると、操作に不慣れな社員のフォローやトラブル発生といったケースにも対応しやすいため、安心です。

導入実績のある製品の例としては、「KING OF TIME」のようなシステムが挙げられます。
中小企業から大企業まで幅広く利用されているシステムですので、自社のニーズに照らし合わせる参考にください。

KING OF TIME

「出勤・退勤」打刻をリアルタイムに集計、一括管理ができるクラウド勤怠管理サービスです。従業員の休暇取得や残業申請の承認フローも、手持ちのパソコンで申請できます。

しっかりとしたサポート体制と無料期間のあるサービスを

勤怠管理システムの導入にはランニングコストや慣れるまでの期間といった課題もありますが、適切な製品を選び、導入後のフォローをしっかり行うことで、企業全体の生産性向上や労務リスクの軽減が期待できます。導入のステップとしては、事前相談や試用期間を活用し、社内のニーズや社員の働き方に合ったシステムを選ぶことが重要です。特に経営者にとっては、人的工数を含む長期的なコスト削減や労務リスクの軽減という観点からも、システムの投資価値を検討することが求められます。

上記の選び方を参考にしながら勤怠システム導入を検討する際は、ぜひKDDIにご相談ください。
今まで多数の企業の総合的なビジネス環境を最適化してきたその知見をもって、貴社に最適なプランをご提案させていただきます。