会議だけではもったいない
Web会議ツールでできるオンラインセミナー

最初に気になるのはどんなツールを使えばいいかでしょう。これについては普段リモートワークで使っているWeb会議ツールのイベント機能が利用できます。
Microsoft TeamsやCisco Webex Meeting、Zoomなど普段利用しているWeb会議ツールを使って開催できるので、全く新しいツールを使うよりは始めやすいと思います。とは言え、その環境をそのまま流用しても、お客さまによい情報提供の場をつくることはできません。Web会議ツールを使う場合に注意することは主に2つあります。
一つは参加者の人数です。リアルなセミナーと比較して地理的にも時間的にもオンラインセミナーは申込の敷居が下がるため、想定よりも人数が増えてしまう傾向にあります。そういったケースを考えると、人数の上限にできるだけ余裕を持ちたいところです。
もう一つはコミュニケーションの双方向性です。講演形式のオンラインセミナーは視聴者の反応が見えないので説明とQ&Aを明確に切り分け、参加者の理解を促すことが重要です。リアルのセミナーのように講演後個別にQ&Aなどは難しいですが、チャットにより匿名で気軽に質問できるため、うまく活用して盛り上がるよう工夫します。

そして、どのツールを選んだ場合でも、大事なのは当日までの準備です。現在、私たちは毎月多数のオンラインセミナーを実施していますが、その経験から得た学びは以下の3つの観点で整理できると考えています。

誰か1人に任せるのではなく、複数名のチーム体制で行うことを強くおすすめします。
KDDIでは当日のスピーカーを除き、最少人数だと「司会 兼 全体責任者 兼 Q＆Aサポート」「開催者 兼 テクニカルサポート」の2人で運営していますが、できれば3名いるとトラブル時も落ち着いて対処できます。

当日のQ&Aセッションの進め方（発表者にお任せするか、司会が質問を取り上げて指名していくかなど）、配信パソコンの役割（配信用、スライド投影用、QA用など）、アンケートの告知タイミングなど講演前後も含めてオペレーションを決めていきます。
特に講演最中に動画を流す場合は、会場のネットワーク品質によって配信品質が左右されます。
いざというときのために、配信する際は有線環境+無線のバックアップなどが準備できると安心して開催できます。

オンラインセミナーではその場での解決が難しいトラブルが発生しますが、一度始めるとやり直しができません。リハーサル用のイベントを別途設定し、資料の共有や視聴環境の確認、司会とスピーカーの音声や画面の切り替え、Q&A対応のテストをしましょう。
特にスマートフォン、タブレット、パソコンなどデバイスによってアプリケーション/ブラウザ視聴と異なるので、複数環境でのチェックが必要です。当日トラブルにならないためにも、参加者が快適に視聴するためにもリハーサルは不可欠な準備となります。

その他に私たちがおすすめするのは、社内向けの運営マニュアルとは別に参加者向けのサポートマニュアルを分けて作成することです。慣れるまでは「(視聴環境に) アクセスができない」「音が聞こえない」など、主催者のところには多くの対応依頼がきます。マニュアルを作れば、どこに不便を感じているかが明確になりますし、メンテナンスを行う過程でチーム全体の運営スキルの底上げができると思います。

実際にやってみると、さまざまな気づきを得られると思います。例えば、初めて開催したオンラインセミナーでは、開始前の待ち時間が無音のままなのを本番のときに気づきました（リハーサルもやっていたのに…）。

音声が聞こえる状態かどうかを事前に確認いただくためにも、今では必ずBGMをセットしています。また、最初は会議室からのライブ配信だけでしたが、もともと使っていたセミナールームをスタジオ化しての録画収録配信にも挑戦しました。今後に向けては、事前に収録したセミナーコンテンツを利用し、MAと連携させることも計画しています。

ツールについては、まずは今利用しているWeb会議ツールでテストしてみるのがいいと思います。私たちの場合、社内で利用している「Microsoft Teams（ライブイベント）」「Cisco Webex （Events）」で検証を重ね、現在は開催形態やセミナーテーマなどによって使い分けて活用しています。セミナーが開催できなくて困っているという方も、オンラインセミナーの配信ツールを探している方も、ツールはまず使って慣れるのが一番の近道なので、ぜひトライしてみていただければと思います。