クラウド電話の導入ステップ
BCP対策に最適なコミュニケーションとは

クラウド電話とは、従来のオンプレミス型PBXシステムに代わる、インターネットを介して利用する音声通信サービスです。
この技術により、企業は特定の物理的な設備に縛られることなく、柔軟なコミュニケーション環境を構築することができます。

• どこでも利用可能
  スマートフォン/LTE PCなどで、0ABJ番号 (例: 東京03) や標準的なPBX機能が利用可能で、インターネットに接続できる場所であれば、世界中どこからでも企業の電話システムにアクセスができます。また、従来のPBXシステムのように、設置スペース確保の必要がありません。
  テレワーク環境において特に有効で、通勤にかかる交通費や従来発生していた消耗品費の削減だけでなく、効率のよい働き方による残業費削減が見込めます。

• 常に最新の機能を利用可能
  自動更新で最新機能が追加されるため、従来型のPBXで業者に依頼していたメンテナンス対応が不要となります。
  また、AIを使った会話の要約機能なども導入が進んでおり、コミュニケーションがより便利になります。

• デバイスに依存しない
  従業員はPC、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスを使用して簡単にクラウド電話を利用できます。
  そのため、テレワーク中でも会社の固定電話宛ての入電に対応することや、固定電話番号から発信することも可能になります。

• コストの削減
  従来のPBXシステムは機器購入コストなどの初期投資だけでなく、その耐用年数は6年といわれており、交換、破損、保守切れなどの対応が必要でした。また、オフィスのレイアウト変更や定期的な組織改正のたびに業者へ依頼していたPBXや電話機の設定変更、配線作業も不要となるため、クラウド電話はそれらの負担を大幅に軽減することができます。

従来型のPBXでは、設定変更のためにPBXベンダーを手配し、工事のために休日に出社して立ち合うことが当たり前でした。しかし、Web上で設定変更が可能になったことで、利用者の利便性が向上するだけでなく、システム担当の負荷も大幅に軽減されたことも大きな特長と言えます。

BCP (事業継続計画) は、企業が災害や緊急時にも業務を継続できるようにするための計画です。
クラウド電話は、その柔軟性とリモートワーク対応力によって、BCPにおいて非常に有効なソリューションとなります。

• 災害時の対応力
  クラウド電話は、物理的な設備が不要なため、地震や洪水などの災害時でもすぐにリダイレクトが可能です。
  従業員が自宅や安全な場所から業務を継続できる環境を提供します。
  またクラウド側で設備冗長がされており、追加コストなくBCP対策が実現できる点もメリットのひとつです。

• 多拠点対応
  クラウド電話を利用すれば、複数拠点の社員同士がシームレスに連携でき、各拠点のダウンタイムも最小限に抑えられます。

• リモートワークの強化
  テレワークが普及する現代において、クラウド電話はオフィスとリモートワーカー間のコミュニケーションをスムーズにし、業務の効率化が図れます。

クラウド電話を導入する際には、以下のステップを踏むことが推奨されています。

• 企業ニーズの明確化: まずは、自社のコミュニケーションのニーズを明確にします。
  どの程度の回線数が必要か、どのような機能が求められるかを整理しましょう。

• プロバイダーの選定: 市場には複数のクラウド電話サービスが存在します。
  主要なプロバイダーの比較を行い、機能、コスト、サポート体制などを総合的に検討します。

• 導入プロセス: クラウド電話は物理的な設備が不要なため、比較的短期間での導入が可能です。
  導入後は従業員向けのトレーニングも併せて行い、スムーズな運用を目指しましょう。

KDDIでは、どのクラウド電話が貴社にあっているか最適なサービスをご提案いたします。ぜひお気軽にお問い合わせください。

クラウド電話は、オフィスの固定電話がなくても、インターネット接続さえあれば、スマートフォンやPCから専用アプリをインストールするだけで会社の電話番号を利用できるシステムです。これにより、どこにいても名刺に記載された番号で電話を発信・受信できるほか、代表電話の着信をテレワーク中の複数のメンバーが、それぞれ異なる場所から対応することも可能です。こうした柔軟性は、さまざまな働き方に対応できる進化した電話運用を実現します。

さらに、オフィスだけでなく店舗での業務にも利用できます。自動応答機能やフル転送や同時鳴動といった機能があるサービスを活用することで、電話対応の効率化が図れます。大規模な設備投資が不要なため、オフィスの移転や環境の変化に迅速に対応できるのも魅力です。

このように、今やクラウド電話は企業の柔軟な働き方を支え、効率的なコミュニケーションを実現するための重要なツールとなっており、その活用は企業の業務効率を飛躍的に高め、未来の働き方を支える鍵となるでしょう。