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Smart Workコラム vol .04

クラウド電話で実現、
どこにいても今まで通りにオフィスの電話を使う方法


最近ではWeb会議が多い人たちから「オンライン疲れ」を指摘する声も聞こえてくるようになりました。そしてあまり目立っていませんが、オフィスの電話に対してもテレワークによってさまざまなお困りごとをご相談いただくことが増えています。分散した働き方に向けて固定電話のような既存のコミュニケーション手段も見直していくタイミングかもしれません。

2020/10/09


リモートワークだからこそうまく使いたい電話

電話相手時間拘束してしまうツールと言われていましたが、コロナ禍でのテレワークでは電話利用頻度が増えたと感じている方も多いのではないでしょうか?テレワークだとオフィスと違ってちょっと話しかけて確認することが難しく、Web会議だと日程調整手間がかかるということで、電話気軽コミュニケーションをとる方が多いのではないかと思います。
特にお客さまと対峙する部署にとって、電話依然として重要コミュニケーション手段です。電話の良さは、何と言っても短時間結論が出ることでしょう。相手反応を見ながら臨機応変会話ができますし、文字でのコミュニケーションでは難しい微妙ニュアンスを伝えやすいというメリットもあります。相手状況尊重する必要はありますが、コロナ前は電話メールなど、TPOに応じてコミュニケーション手段を使い分けていたわけですから、リモートワークでも同じようにできることが望ましいのではないでしょうか。
とは言え、内勤者も含めて一人一人スマートフォン支給している会社一部に限られます。また、ダイヤルイン割当個人ではなく、部署単位になっているケースがほとんどです。多くの会社では、部署代表番号にかかってきた電話内線で取り次ぐ「島文化」が残っています。
さらに、「固定電話番号維持することが会社としての信用に関わる」という考え方が組織根付いているケースもまだまだ多く見られます。テレワーク一気拡大した4月以降に私たちがよくいただいた電話に関するお悩みを少しご紹介します。


分散して働くには電話環境に課題が

利用前

在宅勤務者

  • 社外への発信時に名刺に刷ってある電話番号を使えない。
  • 転送設定をしていたが、出てみるまで発信者がわからない。

オフィス出勤者

  • 部署にかかってくる代表電話に交代で対応していたが、自分宛てではない電話は在宅勤務者にそのまま転送できないので、一旦電話を切って取り次ぎをしないといけない。
  • 少人数では全ての電話を取れない場合もある。
     

電話管理者

  • 転送による通話料金の増加や個人の電話を利用した際の精算業務が発生する。

在宅勤務できない店舗などの現場

  • お店の営業時間や在庫確認の電話など、同じような問い合わせへの対応に忙殺される。

利用後

現場課題の
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在宅勤務の
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オフィス出勤者・電話管理者の
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もし、こんなお困りごとに心当たりがあるとしたら、「クラウド電話」で解決できるかもしれません。
解決策として私たちが提案したいのが、Cisco Webex Callingを使った「クラウド電話」と呼ぶ仕組みです。


インターネットへの接続環境があれば使えるクラウド電話

クラウド電話は、オフィス固定電話だけでなく、スマートフォンパソコンからインターネットにつながりさえすれば、専用アプリインストールするだけで会社電話を使えるようになります。
それによって例えば、どんな場所にいたとしても名刺に刷ってある電話番号電話をかけたり、受けたり、代表電話番号着信テレワークでさまざまな場所にいる複数人対応したりと働き方にあわせて電話進化させることができます。
もちろんオフィスだけでなく、店舗などでの業務でも自動応答アナウンスを流し、電話対応自体効率的にすることもできます。大掛かりな設備投資必要ないので、今後オフィス移転など環境変化にも柔軟対応することができます。

コロナ収束までにはまだ時間がかかりそうですが、これからはオフィスのあり方も変わるでしょう。オフィス計画見直しやサテライトオフィス導入視野に入れる会社登場しています。クラウド電話であれば場所を選びません。クラウド電話は緩やかに新しい働き方へ適応しようとする人たちにフィットする仕組みなのです。


新しい働き方の実現に向けて

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