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vol.04

クラウド電話で実現、
どこにいても今まで通りにオフィスの電話を使う方法


最近ではWeb会議が多い人たちから「オンライン疲れ」を指摘する声も聞こえてくるようになりました。そしてあまり目立っていませんが、オフィスの電話に対してもテレワークによってさまざまなお困りごとをご相談いただくことが増えています。分散した働き方に向けて固定電話のような既存のコミュニケーション手段も見直していくタイミングかもしれません。


リモートワークだからこそうまく使いたい電話

電話は相手の時間を拘束してしまうツールと言われていましたが、コロナ禍でのテレワークでは電話の利用頻度が増えたと感じている方も多いのではないでしょうか?テレワークだとオフィスと違ってちょっと話しかけて確認することが難しく、Web会議だと日程調整の手間がかかるということで、電話で気軽にコミュニケーションをとる方が多いのではないかと思います。特にお客さまと対峙する部署にとって、電話は依然として重要なコミュニケーション手段です。電話の良さは、何と言っても短時間で結論が出ることでしょう。相手の反応を見ながら臨機応変に会話ができますし、文字でのコミュニケーションでは難しい微妙なニュアンスを伝えやすいというメリットもあります。相手の状況を尊重する必要はありますが、コロナ前は電話やメールなど、TPOに応じてコミュニケーション手段を使い分けていたわけですから、リモートワークでも同じようにできることが望ましいのではないでしょうか。

とは言え、内勤者も含めて一人一人にスマートフォンを支給している会社は一部に限られます。また、ダイヤルインの割当も個人ではなく、部署単位になっているケースがほとんどです。多くの会社では、部署の代表番号にかかってきた電話を内線で取り次ぐ「島文化」が残っています。さらに、「固定電話の番号を維持することが会社としての信用に関わる」という考え方が組織に根付いているケースもまだまだ多く見られます。テレワークが一気に拡大した4月以降に私たちがよくいただいた電話に関するお悩みを少しご紹介します。


分散して働くには電話環境に課題が

在宅勤務者の悩み

  • 社外への発信時に名刺に刷ってある電話番号を使えない。 
  • 転送設定をしていたが、出てみるまで発信者がわからない。

オフィス出勤者の悩み

  • 部署にかかってくる代表電話に交代で対応していたが、自分宛てではない電話は在宅勤務者にそのまま転送できないので、一旦電話を切って取り次ぎをしないといけない。
  • 少人数では全ての電話を取れない場合もある。
     

電話管理者の悩み

  • 転送による通話料金の増加や個人の電話を利用した際の精算業務が発生する。

在宅勤務できない店舗など現場の悩み

  • お店の営業時間や在庫確認の電話など、同じような問い合わせへの対応に
    忙殺される。

もし、こんなお困りごとに心当たりがあるとしたら、「クラウド電話」で解決できるかもしれません。
解決策として私たちが提案したいのが、Cisco Webex Callingを使った「クラウド電話」と呼ぶ仕組みです。


インターネットへの接続環境があれば使えるクラウド電話

クラウド電話は、オフィスの固定電話だけでなく、スマートフォンやパソコンからインターネットにつながりさえすれば、専用アプリをインストールするだけで会社の電話を使えるようになります。それによって例えば、どんな場所にいたとしても名刺に刷ってある電話番号で電話をかけたり、受けたり、代表電話番号の着信をテレワークでさまざまな場所にいる複数人で対応したりと働き方にあわせて電話を進化させることができます。もちろんオフィスだけでなく、店舗などでの業務でも自動応答のアナウンスを流し、電話の対応自体を効率的にすることもできます。大掛かりな設備投資も必要ないので、今後オフィスの移転など環境変化にも柔軟に対応することができます。

コロナ収束までにはまだ時間がかかりそうですが、これからはオフィスのあり方も変わるでしょう。オフィス計画の見直しやサテライトオフィス導入を視野に入れる会社も登場しています。クラウド電話であれば場所を選びません。クラウド電話は緩やかに新しい働き方へ適応しようとする人たちにフィットする仕組みなのです。


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