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Smart Workコラム vol. 32

Microsoftさんに聞いてみた!
ハイブリッドワークで使いたいTeams 最新機能と技あり活用術

2022 6/24
2022年に入り、徐々にオフィスに人が戻るなか、「今後もハイブリッドワークを推進する」という意向を示した企業が半数以上となることがKDDIの独自調査からわかりました。そんなハイブリッドワークに欠かせないのがコラボレーションツールの「Microsoft Teams」です。働き方に関する調査を毎年行い、その結果を製品開発や社内の体制に活かしているという日本マイクロソフト株式会社の水島 梨沙 様に、ハイブリッドワークを進めるうえで絶対に使うべきTeams最新機能についてKDDI株式会社 佐藤 凡子が伺いました。
※ 記事内の社名、部署名、役職は取材当時のものです。

パンデミック前後で働き方に対する意識が変化

コロナ禍3年目になり、最近は徐々にオフィスに人が戻ってきているなんて話も聞きますが、マイクロソフトさんはいかがですか?

水島様 最近感染状況が少し落ち着いてきたので、出社再開しつつリモートを組み合わせたハイブリッドワークを進めていこうという流れになっています。そんな中、品川本社最近リノベーションを行いました。少しご紹介すると、すべての会議室にTeams Roomsというソリューション導入し、リモートでもオフィスでも会議参加しやすい環境整備されたり、フォンブースの数を増やして静かに電話ができる環境上司との1on1をすぐに行える環境用意されたり、よりハイブリッドワークしやすい環境になりました。

佐藤 リノベーションされたのですね。一度伺ってみたいです。いまお話に出たハイブリッドワークですが、KDDIが今年の3月に働き方の変化について調査したところ、コロナ収束後ハイブリッドに働くという回答が約55%となりました。

変化する働き方

Q:あなたの部署における在宅勤務率を、以下時期ごとにお聞かせください。

変化する働き方
  • ※ 3%未満データラベル非表示
  • ※ 2022年3月 ゼロトラストに対する取組状況調査( n=500 ) 
  • 従業員500名以上情報システム部門対象にKDDI独自アンケート調査結果集計

ハイブリッドワークで使いこなしたいTeamsの機能

―今後ハイブリッドワーク定着していくにあたりどんな変化が起こると思われますか?

水島様 マイクロソフト毎年調査しているWork Trend Index (注1) でも「リモートワーク選択肢としてあり続けて欲しい」という意見が70%あるなかで、「対人業務コラボレーションが増えて欲しい」という意見も67%出ています。また「集中して仕事をしたいからオフィスで長く働きたい」「集中して仕事をしたいからなるべく短くオフィスにいる」という意見が共に58%見られるなど、人によってワークに対する価値観に違いがあることがわかりました。これは自分の好きな働き方の多様化が進んでいることの表れです。そこでオフィスワークリモートワークと組み合わせることで、働く場所や住まいの場所勤務時間コミュニケーションがより自由になりますし、従業員エンゲージメント向上優秀人材採用にもつながると思います。

佐藤 ありがとうございます。確かにハイブリッドワーク一言で言っても、理想とする働き方はそれぞれ違いがありますよね。
そんなハイブリッドワーク実現するうえで欠かせないツールがMicrosoft Teamsだと思います。
 

―最近アップデートの中で、おすすめの機能を教えてください。

水島様 まずTeams上でPowerPointを使うときぜひ活用いただきたい機能「PowerPoint Live」です。
PowerPoint LiveはPowerPointで作成した資料をTeams会議参加者共有する機能ですが、この機能を使えば発表者画面にはPowerPointのノート内容同時表示されます。このため別途カンペ用意する必要はありません。
会議参加者アイコンを消して画面を広くしたり、ペンマーカーでPowerPointにハイライトを入れることもできます。
 

ページ送りも、矢印アイコン画面上任意場所クリックすることで簡単ページを進められますし、「グリッドビュー」クリックすれば全ページ一覧のなかから飛びたいページ一気移動できます。そして参加者側も同じく、自分の好きなページに戻って確認したり、先に進んで資料内容閲覧することが可能です。
もちろん発表者側の方からすると、いま話していることに集中して欲しいこともあると思うので、PowerPointの閲覧制御するということもできます。


 続いて、プレゼン時、参加者を引きつけて視覚的にわかりやすく説明する「発表者モード」があります。
通常プレゼンを行う際は、画面表示した資料参加者全員視聴しますが、発表者モードでは画面内発表者同時に映すことで、発表者の話により集中できるという効果があります。
これには3つのモードがあります。
 

スタンドアウトモード

スタンドアウトモード

資料背景にした発表者映像投影されます。最近機能では、発表者文字図版にかぶってしまわないように立ち位置をずらし、小さくすることができます。

バイサイド (横並び) モード

バイサイド (横並び) モード

資料と発表者を横並びで映すモードです。

レポーターモード

レポーターモード

ニュース番組のように、共有する資料発表者の像を合成した画面表示されます。
動画画像を使ったプレゼンに向いています。

これらのモードを使いこなせるようになると、プレゼン表現の幅が広がり、魅力的発表が行えるようになります。


佐藤 ありがとうございます。どちらもすぐに活躍しそうな機能ですね。
   資料説明する際に、スマートに使いこなすと、説得力もあがりそうです。ほかにはいかがですか?

水島様 会議の幅を拡げるツールとして、アンケートなどのフォーム追加する「Microsoft Forms」紹介します。

会議中、あるいは会議前アンケートフォーム作成し、その結果共有確認できる機能で、Officeのアプリになります。インタラクティブ会議の時やワークショップ便利機能です。

佐藤 会議簡単多数決を取れるので方向性を決めるときに便利ですね。

「Microsoft Forms」
「Microsoft Forms」で手軽にアンケートを実施

水島様 インタラクティブ会議実現という意味ではホワイトボード機能便利です。
Teamsで該当会議を開き、「ホワイトボード」というタブを作ることで議論したいことを事前作成しておくことができます。
もちろん会議中でも作成できます。

Teams会議からホワイトボード開始するには、「共有」をクリックし、ホワイトボード表示されたら共同作業を行っていきます。ホワイトボード会議タブ保存できるので、後々見返すこともできます。
 

「ホワイトボード」
「ホワイトボード」で議論を活発に!
見返すことで議事メモ代わりとしても活用できます

佐藤 オフィスでもリモートでも変わらず会議積極的参加できますね。リアル開催するときよりも準備簡単で、慣れればその場でディスカッションするときに活用するなどさまざまなシーン活躍しそうですね。

水島様 そうなんです。ワークショップなどをやる場合は「ブレークアウトルーム機能」もおすすめです。これは会議参加者グループ分けする機能です。参加者の振り分け方法自動手動かを選ぶことができ、ルーム名前要件に合わせて変更することが可能です。     

最後チャット機能ですが、休暇を取るなど自分関係部署複数チームチャネルメッセージ通知したいことがあるときにはクロス投稿便利です。これは複数チャネルに同じ内容投稿できる機能で、比較的新しい機能なのでご存じない方が多いかもしれません。使い方はチャネル上で「新しい投稿」>「書式」を選択すると「複数チャネル投稿」という項目表示されるので、そちらを選び、投稿先チャネル追加すれば同じメッセージ複数チャネル投稿することができます。私自身もよく使う機能なので、ぜひ便利活用いただければと思います。

佐藤 ありがとうございます。そういえば、チャットのUIも新しくなりましたね。

水島様 そうなんです。チャット新機能といえば、返信候補表示されるようになったので、ワンタッチ即返信できるようになりました。かなり精度が高く、本当自分返信しそうな候補が出てくるので、こちらもぜひお使いください。

チャット返信候補
複数の返信候補から選択することで、入力の手間を削減

Teams電話で実現する柔軟なハイブリッドワーク

佐藤 Teamsの便利機能紹介ありがとうございます。
コラボレーション機能はいろいろありますが、ここからは「Teams電話」について、お話を伺いたいと思います。
 

―最近、KDDIへもTeamsに電話機能統合したいというお問い合せをいただく機会が増えたのですが、Teamsで電話機能を使うメリットを教えてください。

水島様 最も大きいメリットは、出社しなくても会社電話発着信できることです。
これまでは出社制限されるなかでも「会社電話を取るために出社する」という人もいましたが、そうしたハードルがなくなります。ハイブリッドワークでTeams電話利用すれば、自分タイミングで     リモート出社を組み合わせて柔軟に働くことができます。

さらにTeamsという普段使っているビジネス環境電話統合することで、スマートフォンパソコンなど複数デバイス電話を取れるようになりますので業務のなかでシームレス電話に切り替えることができます。プレゼンス連携するので、コミュニケーションチャネルをTeamsに統合しておくと、よりスムーズ業務が進みます。
 

―Teams電話最新アップデートやおすすめ機能を教えてください。

水島様 2つあります。
1つはスパム通知機能」です。Teams独自ロジック発信元スパム判定するとアラートが鳴り、何度も続くようであればブロックすることができます。
もう1つが録音機能」です。1対1のTeams電話録音機能追加されたほか、ライブ字幕機能で話している内容自動文字起こしできるようになりました。これはTeams会議と同じような動作になっているので、ぜひお試しください。
 

佐藤 ありがとうございます。Teamsはこれからもますます進化していくようで楽しみです。

水島様 そうですね、近年急激に人・場所・プロセス進化しています。人の分野ではウェルビーイングがより強化されますし、ハイブリッドワークが進むなかで場所プロセスも大きく変化していますよね。そのハイブリッドワークがしっかり実現できるように、オンラインでもオフラインでも区別なく同じ体験ができるようにこれからも進化させていきたいと思います。

佐藤 本日はありがとうございました。

対談者

水島 様

日本マイクロソフト株式会社
モダンワーク & セキュリティ本部
モダンワークビジネス部 
プロダクトマーケティングマネージャー

水島 梨沙 様

佐藤

KDDI株式会社 ソリューション事業企画本部
マーケティング部 チャネルマーケティング グループ 

佐藤凡子


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