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注目される在宅勤務、テレワークの導入には何が必要?

働き方改革が叫ばれる中、年々ニーズの高まるテレワーク。多くの人が在宅で働くことを求めていますが、全ての業務でテレワークが実現できるわけではありません。テレワークを導入したくても、どんなデメリットがあるのか、どんな準備が必要か分からず足踏みしている企業もいるのではないでしょうか。本コラムでは、テレワークが向いている業務や失敗談、必要な準備などをお伝えしていきます。

第2回 注目される在宅勤務。 テレワークの導入には何が必要?

目次

年々ニーズが高まる在宅勤務

総務省の調査によると、テレワークの導入率は年々高まっています。導入した企業は『生産性の向上』や『通勤時間の短縮』を中心に、さまざまなメリットを期待していることが調査によって明らかになりました。総じて生産性を上げながらもワークライフバランスをいかに両立させるかに課題を感じている企業が多いようです。また、働く人々の9割以上がテレワークに関心を持っているという調査結果もあります。子育てや介護、通勤時間の削減などテレワークを熱望する理由はそれぞれですが、多くの人が在宅での勤務を希望していることは確かです。

今後もテレワークへの興味関心が高まることが予想され、その影響は採用などの企業活動にも及ぶことは避けられません。企業イメージ向上や従業員の満足度の観点からも、テレワークの導入は多くの企業が検討すべき事案だと言えるでしょう。

テレワークが導入できる業務

多くの人が希望しているテレワークですが、全ての職種や業務に導入できるわけではありません。サービス業など、人と接することが必要な業務では、テレワークを取り入れるのは難しいのが現状です。オフィス以外で業務を行うテレワークの中でも、自宅で業務を行う在宅勤務は特にハードルが高くなります。では、どのような仕事なら在宅勤務に向いているのでしょうか。例えば経理や総務、人事といった事務系職種は比較的在宅勤務が取り入れやすい職種です。一人で行う業務が多いため、在宅勤務でも無理なく働けます。ただし、企業の重要な情報を扱っている可能性も高いため、データの取り扱いには気をつけなければいけません。

エンジニアやクリエイティブ職も一人で行う仕事が多く、テレワークに向いています。目に見える成果物を出せるため、業務の進捗が管理しやすく在宅勤務でも評価しやすい仕事だと言えます。また、在宅勤務ではありませんが、営業職もテレワークに向いている仕事の一つです。オンラインで業務管理できるツールを導入することで、営業日報を提出するためだけにオフィスに帰ってくる必要はありません。オンライン会議ツールを導入すれば、会議のためだけに出社や帰社する必要もなくなります。経費精算システムを導入すれば、月末に慌てて経費申請をする姿もなくなるでしょう。

在宅勤務で起きがちな失敗談と解決法

ツールの発達により、多くの仕事が在宅で行えるようになりましたが、在宅勤務を取り入れることで悪影響が出るケースもあります。例えば在宅勤務では、チャットツールを使ったテキストベースのコミュニケーションがメインになります。しかし、テキストでは細かい意図が伝わらず無駄な工数が増えてしまうことも。そうならないためにも、チャットの他にビデオ通話など他のコミュニケーションツールも併用することがおすすめです。

また、職種によっては従業員の働きを評価しにくく、モチベーション管理が難しくなります。場合によっては在宅勤務を取り入れたことで、離職率が高まるケースもあるのです。在宅勤務でもやりがいを持って働けるように、キャリアプランやビジョンを共有する時間をとったり、評価の方法も見直しましょう。監視しすぎればストレスになりますし、放置しすぎると緊張感がなくなりパフォーマンスが落ちるなど、従業員との関わり方には細かい調整が必要になります。一度環境を整えたからと言って安心せず、従業員が不満なく働けるか都度チェックし、改善を重ねていきましょう。

テレワークを実現するために必要な機材・環境

テレワークを導入するには、入念な準備が必要です。大きく分けると『業務環境』『セキュリティ対策』『労務管理』『評価制度』の用意をしなければなりません。オフィスの環境は、在宅勤務の人もオフィスで働く人も並列になれる仕組みを作ることが重要です。ペーパーレス化や会議のオンライン化はもちろん、場合によってはライブカメラや掲示板機能が使えるバーチャルオフィスツールなどの導入も検討しましょう。セキュリティ対策にも注意が必要で、情報漏えいを防ぐために社外でのデータや機密情報の扱いについて新たなルールを制定することが重要です。業務環境とセキュリティ対策に関しては、社用のパソコンやスマートフォンなどのハード面での準備が欠かせないでしょう。

一方で労務管理や評価制度は、新たなルールや制度の制定といったソフト面での準備をしなければなりません。全員が無制限で在宅勤務ができるのか、もしくは制限を設けるのかなど、在宅勤務に関する新たなルールや評価基準が必要になります。ツールを導入すれば解決できる話ではないため、専門家や経験者などにアドバイスをもらいながら入念にルールを構築していきましょう。テレワークの実現のために必要な準備について、より詳しく知りたい方はホワイトペーパーをダウンロードしてご覧ください。

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