「Microsoft 365」とは？
「Office 365」や「Windows 365」との違いや導入メリットを解説

簡単に言うと、「Office 365」は「Microsoft 365」の一部です。「Office 365」には、従来通り「Outlook」「Word」「Excel」といった生産性向上アプリケーションのほか、「Exchange Online」「SharePoint Online」「OneDrive for Business」「Microsoft Teams」など、チームやプロジェクトでのコミュニケーションを促進するためのツールも用意されています。

ただし、プランによっては「Word」「Excel」「Outlook」などのOfficeアプリケーションが含まれていない場合もあります。導入時には、必ず各プランの内容を確認することをおすすめします。

「Windows 365」は、2021年7月に発表されたサービスで、Windows OSをクラウド利用できるようにしたサービスです。これにより、物理的なPCに依存せずに、タブレットなどを含むさまざまなデバイスから自身のデスクトップ環境にアクセスし、業務を継続することが可能になりました。また、利用開始後のOSやアプリケーションの更新、セキュリティ対策もMicrosoft社の管理下で行われるため、運用負担が軽減されます。

前述の「Microsoft 365」が業務を行うための「ツール群」を提供するのに対し、「Windows 365」は業務を行うための「デスクトップ環境そのもの」をクラウド上で提供するという違いがあります。

この章では、「Microsoft 365」の導入を検討中の方に具体的なメリットを詳しく解説します。

最初のメリットは、Officeアプリケーションや各種クラウドサービスを最新バージョンで利用できる点です。「Microsoft 365」に含まれるサービス群は頻繁にアップデートが行われており、機能改善を継続的に実施しています。「Excel」の関数や、「PowerPoint」のスライド作成支援機能など、日常的な業務を手助けしてくれる改善が多いため、利用頻度が高い方は導入しておいて損はないでしょう。

また、生成AI「Microsoft Copilot」との連携の強化も大きなメリットです。「Teams」でのオンライン会議内容の要約や決定内容に基づいたタスクの整理、「Excel」でのグラフの作成やデータ集計、データの要約など、Officeアプリケーションを用いたあらゆる業務の効率化が可能です。「Microsoft Copilot」の具体的な活用方法は以下の参考記事をご参照ください。

2点目のメリットは、情報共有の効率化によるコミュニケーションの活性化です。「Microsoft 365」では、「Microsoft Teams」でチャットやオンライン会議を活用し、離れた場所にいるメンバーともリアルタイムで情報共有や意思決定が行えます。さらに、「SharePoint」や「OneDrive」を組み合わせることで、資料をクラウド上に保存し、複数人で同時編集やコメントが可能です。これにより、部署やプロジェクトの垣根を越えてスムーズにコミュニケーションを取りながら、業務を効率的に進めることができます。

売上や顧客情報などの重要なデータを取り扱う企業は、セキュリティの観点からも「Microsoft 365」を導入するメリットが大きいでしょう。

KDDIでは、「Microsoft 365 with KDDI」という名称で「Microsoft 365」を提供しています。グループウェアとしての活用はもちろん、インフラ基盤や音声環境の見直しと合わせて導入を行ったお客さまの事例をご紹介します。

マニュライフ・ファイナンシャル・アドバイザーズ株式会社様では、事業拡大に伴う人員の増加など、会社の急成長を支えるシステム基盤と効率的な業務環境の構築が急務となっていました。そこで「Microsoft 365 with KDDI」の採用とLTE対応ノートPCの導入、さらに「Cisco Umbrella」によるセキュリティ強化によって、社員が場所を問わず安心して働ける環境を構築。これにより、短期間で大人数の新規採用があっても混乱なく業務を進められ、管理負担の軽減やサービス品質の向上を実現しました。

実際の活用事例は以下の参考記事をご参照ください。

複数のプロジェクトが同時進行し、グローバルに活動する株式会社隈研吾建築都市設計事務所様では、増加するメンバー同士の迅速な情報共有とコミュニケーション基盤の強化が急務となっていました。そこで「Microsoft 365 with KDDI」ならびに「Microsoft Teams」を導入。プロジェクトごとのチーム作成やチャット、ファイル共有がクラウド上で一元化され、業務効率が大幅に向上しました。

さらにBYODのスマートフォンに050番号を付与することで、どこにいても内線・外線の発信・着信が可能となり、従来の電話取り次ぎの手間やストレスも解消。ID・パスワード認証に加えデバイス認証も導入し、業務効率化とセキュリティ対策強化の両立を実現しました。

実際の活用事例は以下の参考記事をご参照ください。