このページはJavaScriptを使用しています。JavaScriptを有効にして、または対応ブラウザでご覧下さい。

Smart Workコラム vol. 10

文書・データの一元化は、企業のインテリジェント化への第一歩


ビジネス文書ファイルと共に動きます。提案書見積書契約書などの文書はもちろん、会議議事録資料関係者共有され、Webサイトコンテンツ制作にも、社内外でのレビューは欠かせません。こうした文書ファイルコンテンツクラウド上で一括管理し、情報ガバナンス効率化しながら、コミュニケーションコラボレーションのあり方を変革しているのが、クラウドコンテンツ管理サービスの「Box」です。コロナ禍でリモートワークが増えるなか、このタイミングだからこそ考えたい新たな業務スタイルについて、Box執行役員安達徹也氏にお話を伺いました。 

2021/02/02


企業の情報ガバナンスが徹底できない理由

日比野:近年、企業のなかでは文書ファイルやデータなどのコンテンツが増加し、
さまざまな問題が起きているといいます。 具体的にどのような問題があるのでしょうか。

安達氏情報ガバナンスが利きにくくなりますね。一般的に、コンテンツは、個人パソコンドラフト作成され、レビューに回し、資料公開した後、不要になったら廃棄/アーカイブするというライフサイクルで成り立っています。この過程で、メールドキュメント共有するとファイル分散してしまい、バージョン管理すらやりにくくなるケース散見されます。部門ファイルサーバーにも、とにかく何でも保管してしまう。これでは監査業務にも支障が出ますよね。
また情報ガバナンス観点からいうと、戦略的廃棄はとても重要なのですが、多くの企業では情報廃棄ができていません。これも、資料分散しているため、管理できないからです。
Boxは組織全体ストレージとして機能し、さらに部門別役職別などで細かくアクティビティ設定したり、ログ確認したりできるので、機密性を保ちながら一括したコンテンツ管理実現できます。

Box 執行役員
チャネル営業本部長 兼 アライアンス
/事業開発部 部長 兼 働き方改革推進担当
安達 徹也氏

松野:今年はコロナ禍で、企業活動が大きく変化しました。
Boxに対するニーズ、また利用状況にも変化があったのでしょうか。

安達氏緊急事態宣言下、多くのお客さまが業務上コミュニケーションコラボレーション苦労していましたが、スムーズにwithコロナ移行したケースもあります。その違いは、コミュニケーションオープン性にあると考えています。対面電話メールコミュニケーションは、当人同士のやり取りです。しかし近年のWebチャットやWeb会議、そしてBoxは、基本的オープン環境で誰でも参加できることが前提です。そして、守るべき情報クローズドにする。これにより、コラボレーションのしやすさは大きく変わります。このやり方に共感理解いただけるお客さまからの問い合わせが増えています。

日比野:Boxのサービスについて教えてください。

安達氏:分かりやすくいえば、文書ファイルデータなどさまざまなコンテンツを、安全クラウド格納するオンラインストレージ機能を持った、クラウドコンテンツプラットフォームサービスです。単にコンテンツ保管するだけでなく、業務コラボレーションワークフロー実現するプラットフォームとして、世界18万社企業組織にご利用いただいています。安全性も高く評価されており、アメリカ航空宇宙局(NASA)でさえもBoxでファイル管理完結しています。 


コラボレーションを見直せば、
インテリジェントエンタープライズに進化する

松野:どのように新しいコラボレーションを実現するのでしょうか。

安達氏:たとえオフィス外でも、オープンで誰もが容易コミュニケーションできる環境があり、機密性が求められる部分安全性をしっかり担保できれば、セキュアコラボレーション業務を進めることができます。「安全性が高い=セキュリティが高いITは、かえって利便性を損なわないか」という疑問もあるかもしれませんが、いまはテクノロジー進化し、セキュリティ利便性両立しています。
では、どうやって両立するのか。1つは、厳格なID管理です。もう1つは、そのID管理連携するファイル共有一元化プラットフォーム信頼性です。この2つが担保されることで、セキュア業務コラボレーションを進め、ビジネスのやり方そのものを進化させていけると考えています。

日比野:具体的に、ファイル共有・管理をオンラインで一元化することで、ビジネスプロセスがどう変化するのでしょう。

KDDI株式会社
ソリューション事業本部 サービス企画開発本部
5G・IoTサービス企画部

松野 昇平

安達氏:例えば新しい取引先契約を交わす場合、これまでは社内契約書ドラフト作成・レビューし、出来上がった契約書相手に送って捺印後返送してもらい、戻ってきた文書担当部署送付するといったフロー必要で、社内外共有・レビューするだけで複数文書分散してしまう問題がありました。

Boxの場合、1つのファイルベース業務が進むので、文書管理できなくなるというリスクがありません。レビュー後に出来上がった文書相手共有し、電子サインで     署名していただいた後、該当ファイル文書管理者告知するという3ステップ完了です。監査業務効率的に進められます。
さらに、蓄積した文書テキスト解析し、インサイト発掘に用いることも可能です。情報一元化されれば、それだけデータ量が増えるので、より深い洞察を進めることができるでしょう。
こうして、インテリジェントエンタープライズ実現につながると考えています。     


業務アプリケーションとのシームレスな連携で生産性が向上

日比野:Boxと、ほかの類似サービスとの違いについて詳しく教えてください。

安達氏:Boxはオープン性が高く、多くの業務アプリケーションシームレス融合できるのが特長です。
例えばSalesforceでは、画面上にBoxのサービスを埋め込んで、Salesforce経由取引先に出したファイル見積書社内承認書などを一元管理活用できますし、Microsoft Teamsでも、Teamsの画面からBoxにファイルアップロードダウンロード簡単にできます。

日比野:生産性も上がりそうですね。

安達氏:そうですね。会議プロジェクトごとに必要資料重要書類集約されるので、コラボレーション生産性飛躍的に伸びると思います。「Box Notes」というメモ作成アプリ活用し、部門組織をまたいで議事録作成して会議資料一元化し、進捗管理しているお客さまもいらっしゃいます。
自社ケースですと、例えばBoxが主催するお客さま向けの大規模イベントでも、企画から集客運営まで極めて少人数対応できています。これも社内外との調整にBoxが非常有効に働くためです。

KDDI株式会社
ソリューション事業本部 サービス企画開発本部
クラウドサービス企画部
日比野 健太郎

松野:説得力のあるエピソードですね。Boxはなぜ高いオープン性を実現できるのでしょうか。

安達氏:Boxがストレージサービスの専業ベンダーだからです。他業務アプリケーションを提供している企業同士だと連携できないケースがありますが、Boxはストレージに特化しているので、さまざまな業務アプリケーションと連携しやすいのです。実はこの「1つに特化」というコンセプトは、ID管理についても同じです。
つまりBoxは、コンテンツの保管・管理のセキュリティレベルに特化し、入り口となるID管理については、KDDI Business IDなど専門の優秀なソリューションと連携し、シングルサインオンを実現する。これにより、入り口で不正侵入を防ぎ、内部ではフォルダごとに細かくセキュリティレベルを設定して情報の安全性を担保するわけです。
ちなみに、Boxの特長であるオープン性は、シングルサインオンでこそ発揮できるので、ID管理ソリューションとの連携はこれからも進めていきたいと考えています

松野:シングルサインオンにより、ID管理・認証を統括することで、Boxの文書管理の効果が一層高まるわけですね。
文書管理のあり方の進化が、ビジネスのスピードを加速する可能性を大いに感じました。
本日はありがとうございました。

KDDIではBoxのように、皆さまのテレワークをより円滑に行うためのサービスのご提案を行なっています。


新しい働き方の実現に向けて

関連サービス


ピックアップ