電子帳簿保存法とは? 2024年の改正内容や対応方法を分かりやすく解説

電子帳簿保存法の目的はシンプルで、「会社の経理書類をデジタル化して仕事をしやすくする」というものです。このルールに対応することで、会社には多くのメリットが生まれます。請求書や領収書を紙で保管する必要がなくなるので、印刷代や倉庫代が節約でき、必要な書類もパソコンで検索すればすぐに見つかり、経理担当者がオフィスにいなくても作業を進められるようになります。一方で、新しいシステムの導入や運用ルールの整備が必要となりますが、正しく運用すれば、コスト削減と生産性を高める両立が期待できます。

2024年1月の改正では、電子取引データの保存がすべての事業者に義務化されました。これにより、請求書や領収書を紙で印刷して保管することは認められず、電子データのまま保存する必要があります。

これまで、メールなどで受け取った請求書や領収書を紙に印刷して保存することが認められていましたが、2024年1月からは電子データのまま保存することが義務化されました。ただし、一定の条件を満たす場合は猶予措置が設けられています。具体的には、社内で電子保存の体制が整っていない、または業務に著しい支障があると税務署が認めた場合、一時的に紙保存が許されます。猶予を受けるには、やむを得ない理由を説明する必要があるため、早めの体制整備が重要です。

従来は、日付・金額・取引先名などで検索できる機能の確保が求められていましたが、2024年改正では要件が緩和されました。特に、売上高が5,000万円以下の事業者などは検索機能の備え付けが不要となります。ただし、税務署などからデータの提出を求められた際には、すぐにダウンロードして渡せる体制を整えておく必要があります。これにより、小規模事業者でも高価なシステムを導入せずに対応できるようになりました。

改正により、スキャナー保存を行う際に求められていた解像度や階調などの情報保存義務が廃止されました。また、書類の読み取り後にタイムスタンプを付与するまでの期間も柔軟になり、業務の負担が軽減されています。さらに、帳簿データを正確に保存している事業者を「優良な電子帳簿」として認める範囲も見直され、電子化のハードルが下がりました。これらの変更によって、中小企業でもスキャナー保存や電子帳簿保存を始めやすくなっています。

電子帳簿等保存とは、会計ソフトなどで作成した帳簿や書類を、紙に印刷せず、パソコン上で作成した電子データのまま保管しておく方法のことです。法律で義務づけられてはいませんが、ペーパーレス化による業務効率アップを目指して、多くの企業がこの方法を取り入れています。電子帳簿には「優良な電子帳簿」と「その他の電子帳簿」の2種類があります。
1つは、手軽に始められる「その他の電子帳簿」です。特別な申請は不要で、まずはペーパーレス化を試したい企業に向いています。もう1つが、より厳しい条件をクリアした「優良な電子帳簿」です。データの訂正や削除の履歴がしっかり残る仕組みを整え、税務署へ事前に届け出る必要がありますが、承認を受けることで、過少申告加算税が軽くなるという税制上のメリットを受けられます。

スキャナー保存とは、取引先から受け取った請求書や領収書といった紙の書類を、スキャナーやスマートフォンで撮影し、電子データとして保存する方法です。
従来は、原本と全く同じようにスキャンしなければならないといった細かいルールがありましたが、2024年の改正で要件が緩和され、スキャン画像に解像度や階調情報を付ける必要がなくなりました。また、書類受領後にすぐタイムスタンプを付ける義務も柔軟になり、スキャナー保存を導入しやすくなっています。さらに、スマートフォンでの撮影による保存も可能となり、出先での処理も効率化されています。紙の保管スペース削減や検索性を高めるといった利点から、多くの企業で活用が進んでいます。

電子取引データ保存は、メールで受け取った請求書や、ネット通販サイトでダウンロードした領収書など、最初から電子データでやり取りされた取引情報を保存することです。この区分は義務であり、紙に出力して保存することは認められません。保存にあたっては2つの条件を満たす必要があります。1つはデータが後から改ざんされていない本物であることを保証する「真実性の確保」と、税務調査などで必要になった際に、いつでもすぐに見つけ出せるようにしておく「可視性の確保」です。これらの条件を満たすためには、例えば「20241031_A社_請求書」のようにファイル名を統一したり、取引先や日付ごとにフォルダを整理したりといった、誰が見ても分かりやすい管理方法を実践することが求められます。

電子帳簿保存法は大企業や中小企業だけでなく、フリーランスなどの個人事業主も対象となる法律です。事業の規模や所得の金額にかかわらず、電子データで取引を行っているすべての事業者に適用されます。例えば、会社員の方が副業でネットショップを運営し、仕入れの請求書をメールで受け取っている場合も、この法律の対象となります。特に、副業の収入 (雑所得) が前々年の時点で300万円を超えている場合には、その取引に関する電子データの保存義務が生じます。つまり、企業規模の大小にかかわらず、電子取引を行っているすべての人が対応を求められる法律です。

電子帳簿保存法で保存対象の書類は区分によって異なり、取引方法や形式に応じて保存方法も変わります。まず自社の取引形態を正確に整理・把握しましょう。電子取引・スキャナー保存・電子帳簿など、どの区分に該当するかで要件や運用ルールが変わります。

電子帳簿保存法に対応すると聞くと、少し難しく感じるかもしれませんが、一つひとつの手順を踏んでいけば、決して複雑ではありません。

• ステップ1: 現状の取引と書類管理方法を把握する
• ステップ2: 保存方法の方針を決め、システムや規程を準備する
• ステップ3: 社内周知を徹底し運用を開始する

企業が対応を進める上で基本となるこの3つのステップを紹介します。

対応の第一歩は、社内の書類管理の「現状把握」から始まります。日々の業務でどのような書類を扱っているか洗い出しから始めましょう。
まずどの部署がどのような電子取引を行っているかを一覧化します。請求書の受け取り方法、契約書の締結手段、取引先とのやり取りの頻度などを具体的に書き出します。次に部署ごとに担当者に紙やメール、クラウドなど管理方法を確認することも重要です。特に取引先ごとにフォーマットや送付方法が異なる場合は、運用ルールを統一できるかを検討しましょう。
特に注意が必要なのが、メールやWebサイトからダウンロードする請求書などの電子取引です。これらの電子データは、法律でデータのまま保存することが義務づけられています。これらを紙で印刷して保管しているケースでは、電子保存に切り替えるための仕組みづくりが必要です。

取引と書類管理の現状を整理したら、次は自社の業務に合ったツールを選びましょう。選ぶ際のポイントは、法律のルールを守りつつ、日々の業務をいかに効率化できるかという点にあります。例えばPower Automateを使えば、請求書の受領・承認・クラウド保存までの流れを自動化できます。さらにSharePointやOneDriveと連携すれば、検索や閲覧、アクセス権限の管理がしやすくなります。一方、システムを導入しない場合でも、「日付+取引先名+書類種別」など、統一ルールを設けたファイル名管理を行うことで、検索性を高められます。
さらに、運用ルールを文書化した「事務処理規程」を作成しておくことが重要です。例えば、「請求書は受領日から7日以内にクラウドへ保存し、タイムスタンプを付与する」「削除や改訂は責任者が承認する」など、具体的な手順を定めましょう。電子帳簿保存法では「真実性」と「可視性」が求められるため、タイムスタンプや改ざん防止設定、検索機能の確保といった要件を満たすように設計することが重要です。システム導入の段階でこれらを確認しておくと、後の運用がスムーズになります。

ツールを導入した後は、社内での運用ルールを明確にし、社員が正しく運用できるように教育を行います。
例えば「請求書のファイル名は日付と取引先名を入れる」、「この種類の書類はこのフォルダに保存する」、「承認ボタンは○○部長が押す」といった具体的な決まり事を定め、説明会などを通じて全員に周知徹底します。また、電子化によって経理担当者の作業内容も変わるため、定期的に運用方法を振り返り、役割分担が今の業務に合っているかを見直すことも重要です。さらに、電子データの保存は一度整備すれば終わりではありません。法律の改正やシステムのアップデートに合わせて運用を更新し、継続的に最適化していくことが求められます。

電子帳簿保存法への対応は、すべての事業者への義務です。義務が守れなかった場合、企業は深刻な罰則やリスクに直面する可能性があります。その一つが青色申告の承認取消です。青色申告が取り消されると、繰越欠損金の控除といった税制上の優遇措置が受けられなくなり、税負担が大幅に増加するおそれがあります。また、電子取引データを適切に保存していない場合、その取引自体がなかったものと見なされ、経費として認められない可能性があります。これにより、本来支払うべき税額より少ない申告をしたと判断され、追徴課税や推計課税が課されることも考えられます。さらに、意図的な改ざんなど悪質なケースでは、会社法違反として過料が科される場合もあるため、法令の要件を正しく理解し、計画的に対応を進めることが重要です。

電子帳簿保存法が改正されたことで、すべての書類を電子化しなければいけないというのは間違いです。紙で受け取った書類をこれまでどおり紙で保管しても問題はなく、義務化の対象となるのは「電子取引によって受け取ったデータ」に限られます。
つまり、電子帳簿保存法は紙をなくす法律ではなく、電子で受け取ったものは電子で正しく保管するためのルールと考えると分かりやすいでしょう。自社の取引形態を踏まえて、どの書類が対象になるのかを整理しておくことで、正しい保存方法を理解することが大切です。

電子帳簿保存法に対応するには、専用のシステムを導入しなければならないと思われがちですが、必ずしも高価なシステムを導入する必要はありません。法律で求められているのは、データの真実性と可視性を確保することです。改ざんされていないことと、後から確認できることが担保されていれば、方法は自由に選べます。
取引量が多い企業や複数拠点で運用している場合は、システム導入によって管理の効率化が期待できます。ただし、少人数の事業者や個人事業主であれば、Excel管理やクラウドストレージの活用など、低コストな方法で十分対応が可能です。

電子帳簿保存法は、すべての事業者が避けて通れない法律となりました。特に、電子取引データの保存が義務化されたことで、請求書や領収書の扱い方を見直す企業が増えています。対応のポイントは、まず自社がどのような電子取引を行っているかを正しく把握することです。その上で、保存方法や管理ルールを明確にし、従業員全員が理解して運用できる体制を整えることが求められます。高価なシステムを導入しなくても、工夫次第で法令遵守が可能です。法に沿った適切な管理を行うことで、業務の効率化やデジタル化の推進にもつながります。