企業での安全なファイル送信方法は？
メールでの暗号化ファイルの送信とファイルストレージのメリット・デメリットまとめ

PPAPは、パスワード付きの圧縮ファイル送信後に、別メールで解凍パスワードを送る方法です。メールができる環境さえあれば誰でも簡単に扱える便利な方法ですが、以下の問題点が指摘されています。

• 圧縮ファイルを手に入れることができる人であれば、同じ手段で送信されるパスワードも窃取できてしまうリスクが高い
• 自動でパスワードメールを送信するシステムを利用している企業では、誤送信に気づけないリスクがある
• パスワード付き圧縮ファイルはウィルスチェックができない

上記のリスクを受け、日本政府では中央省庁間でのファイル送受信においてPPAPの運用を廃止することを発表し、民間企業でも「脱PPAP」の流れが加速している状況です。

インターネットサービスが普及する以前によく利用されていた方法で、今でも大容量データの受け渡しに利用している会社もあります。

ただし、USBメモリーの持ち出しには物理的な紛失リスクがあり、また近年ではセキュリティの強化により使用を禁止している企業も増えてきましたので、新たに導入する方法としてはあまりおすすめできません。

Web上での受け渡しができるよう、自社サーバーやレンタルサーバー内にファイルを格納する方法や、自社内にNASというネットワーク接続型ストレージ環境を用意し、そのファイルの格納場所をURLという形で相手に送る方法があります。

しかしその導入には、社内でサーバーやネットワークを運用管理できるITに詳しい担当者がいることが必要です。また準備するサーバー容量が大きくなればなるほど、機材調達のコストも相応のものになるため、セキュリティの高さに反して導入ハードルが高いことが課題です。

手軽な方法として、日本ではスマホの普及にあわせて個人間のコミュニケーションにLINEの利用者が爆発的に増えたこともあり、ビジネス現場でもチャットツールを積極的に活用している人が多い状況です。一方で、手軽であるがゆえに取引先と友人の宛先を間違えて誤送信してしまうことや、レアケースですが乗っ取りによる情報漏えいの話も後を立ちません。

そのため、プライベートとの混同を避けるという観点からも、チャットツールをビジネスで利用する場合は、最低限、ビジネス用のLINEである「LINE WORKS」など、個人とは別の専用アプリを利用するほうがよいでしょう。また、ビジネスチャットサービスとしてはほかにも「Microsft Teams」や「Slack」、「Chatwork」などさまざまなサービスがあります。しかし、自社で導入をした場合でも、送信先である相手企業もそのサービスを導入していないとやり取りすることができません。また、先方が導入していてもセキュリティポリシー上、社外とのチャットを禁止している企業もありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

最後に紹介する送信方法が、ファイル共有サービス経由でのデータのやり取りです。ビジネスチャットでのファイルのやり取りも便利ですが、相手先も同じサービスを利用していることが前提で、かつ社外のユーザーとのチャットについてはセキュリティの理由で禁止されている企業も多いため、PPAPの代わりとして、ファイル共有サービスを利用する企業が増えてきました。いったいどこが評価されたのか。ファイル共有サービスのメリットを見ていきましょう。