ファイル共有サービスの選び方は？
法人契約で必要な機能や選び方まとめ

2025 1/15

企業におけるファイル共有サービスの選定は、社内のデータ管理やセキュリティ対策に大きく影響を与える重要なポイントです。デジタル化にあわせオンラインでの業務効率化が進む現代では、膨大なデータを安全かつ実用的に管理するために、ファイル共有サービスを活用する企業が増えています。そんなファイル共有サービスを導入する際には、どのような機能が必要でしょうか。セキュリティや容量、拡張性などの観点から、ファイル共有サービスを選ぶ際のポイントを詳しく解説いたします。

ファイル共有サービスの選び方
おすすめのファイル共有サービス
迷ったらまずは無料トライアルでお試しを

目次	ファイル共有サービスの選び方データ容量の追加のしやすさ共有のしやすさアクセス権限管理などのセキュリティ機能の有無おすすめのファイル共有サービス KDDIファイルストレージの特長迷ったらまずは無料トライアルでお試しを

ファイル共有サービスの選び方

法人が利用する観点で抑えておくべきポイントは、大きく以下の3つです。

1. データ容量の追加のしやすさ

まず最初に抑えておくべきポイントが、データ容量の追加のしやすさです。法人が使用する場合は、個人と違って複数人が同時進行的にデータを格納していくため、想定以上のスピードで容量がひっ迫する可能性があります。そのため、あとから追加する場合にどのくらいの単位で追加でき、またどれくらいの費用がかかるのか。1GBあたりの金額単価の比較をしつつ、その後の拡張性についても最初に確認しておくことが重要です。

2. 共有のしやすさ

もう一つの重要なポイントは、社内外問わず容易に共有できるかどうかです。
特に先方が利用していないサービスでも、新規アカウントの作成なしでデータにアクセスできるかどうかは、サービスを選ぶ際の大事なポイントになるでしょう。その観点でいえば、多くのファイル共有サービスでは、データ格納先のURLを共有する形になるので問題ないケースが多いですが、一部の無料サービスではアクセスした先でファイル名の上下に誤クリックを招きかねないような広告が表示されてしまうケースもあります。また、有料サービスでも同じアプリをインストールしないと共有できないサービスもありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。

さらに使い勝手でいえば、こちらからファイルを送信するだけでなく、相手先の企業からも同じフォルダにファイルの格納をお願いしたい場合は、外部からのアクセスが可能なフォルダを作成できるかという点も、選択時の確認ポイントといえます。

3. アクセス権限管理などのセキュリティ機能の有無

また、機密情報を扱う場合は、データへのアクセスが可能な人の限定、共有する前に同僚や上長がダブルチェックができるかどうかなど、セキュリティ関連の機能も確認しておくと安心です。企業における情報漏えいは、誤送信など人的ミスで起きる可能性が高いため、送信前の第三者チェックや、誤送信後のファイル取消・受取パスワード変更によるファイルの拡散抑止などができるサービスを選ぶとよいでしょう。

ほかにも、バックアップ機能の有無など、もしもの際の対応が図れるかどうかも確認しておくと安心です。

迷ったらまずは無料トライアルでお試しを

今回ご紹介したサービス以外にも、世の中には法人向けのファイル共有サービスがたくさんありますが、迷った際には、まずは無料トライアルがあるサービスを利用してみて、その使い勝手によって自社にあったファイル共有サービスを選ぶのがよいでしょう。

その上で、どれを選べばよいか迷った場合は、ぜひKDDIにご相談ください。「KDDI ファイルストレージ」だけでなく、Google ドライブや OneDrive など代表的なファイルストレージサービスも提供しています。ほかにも通信環境や会社携帯など、総合的なビジネス環境整備までサポートできますので、お困りの際にはぜひお気軽にお問い合わせください。