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ファイル共有サービスの選び方は？
法人契約で必要な機能や選び方まとめ
2025 1/15
企業におけるファイル共有サービスの選定は、社内のデータ管理やセキュリティ対策に大きく影響を与える重要なポイントです。デジタル化にあわせオンラインでの業務効率化が進む現代では、膨大なデータを安全かつ実用的に管理するために、ファイル共有サービスを活用する企業が増えています。そんなファイル共有サービスを導入する際には、どのような機能が必要でしょうか。セキュリティや容量、拡張性などの観点から、ファイル共有サービスを選ぶ際のポイントを詳しく解説いたします。
ファイル共有サービスの選び方
法人が利用する観点で抑えておくべきポイントは、大きく以下の3つです。
1. データ容量の追加のしやすさ
まず最初に抑えておくべきポイントが、データ容量の追加のしやすさです。法人が使用する場合は、個人と違って複数人が同時進行的にデータを格納していくため、想定以上のスピードで容量がひっ迫する可能性があります。そのため、あとから追加する場合にどのくらいの単位で追加でき、またどれくらいの費用がかかるのか。1GBあたりの金額単価の比較をしつつ、その後の拡張性についても最初に確認しておくことが重要です。
2. 共有のしやすさ
もう一つの重要なポイントは、社内外問わず容易に共有できるかどうかです。
特に先方が利用していないサービスでも、新規アカウントの作成なしでデータにアクセスできるかどうかは、サービスを選ぶ際の大事なポイントになるでしょう。その観点でいえば、多くのファイル共有サービスでは、データ格納先のURLを共有する形になるので問題ないケースが多いですが、一部の無料サービスではアクセスした先でファイル名の上下に誤クリックを招きかねないような広告が表示されてしまうケースもあります。また、有料サービスでも同じアプリをインストールしないと共有できないサービスもありますので、事前に確認しておくとよいでしょう。
さらに使い勝手でいえば、こちらからファイルを送信するだけでなく、相手先の企業からも同じフォルダにファイルの格納をお願いしたい場合は、外部からのアクセスが可能なフォルダを作成できるかという点も、選択時の確認ポイントといえます。
3. アクセス権限管理などのセキュリティ機能の有無
また、機密情報を扱う場合は、データへのアクセスが可能な人の限定、共有する前に同僚や上長がダブルチェックができるかどうかなど、セキュリティ関連の機能も確認しておくと安心です。企業における情報漏えいは、誤送信など人的ミスで起きる可能性が高いため、送信前の第三者チェックや、誤送信後のファイル取消・受取パスワード変更によるファイルの拡散抑止などができるサービスを選ぶとよいでしょう。
ほかにも、バックアップ機能の有無など、もしもの際の対応が図れるかどうかも確認しておくと安心です。
おすすめのファイル共有サービス
では、具体的にどのファイル共有サービスを選べばよいのでしょうか。
Google Workspace や「Microsoft 365」など、すでに社内でグループウェアを利用している場合は、そのサービスの拡張としてセットで提供している
Google ドライブ や OneDrive などを利用することが考えられますが、ほかにも選択肢としては、社員ひとりひとりのデータ管理のしやすさと、セキュリティ管理機能が充実しているサービスとして「KDDI ファイルストレージ」があります。
「KDDIファイルストレージ」の特長
1. ID単位で細かく容量を追加可能な料金設定
「KDDI ファイルストレージ」は、必要なID数だけ契約が可能で、1IDあたり10GBの大容量が利用できます。さらにIDごとに1GBずつ容量を追加することもでき、部署や個人の要望に応じた柔軟な運用が可能です。また、管理機能としてID別に利用可能なデータ容量の割当を設定できるので、一部のユーザーによる容量の使いすぎなども防ぐことができます。
必要に応じてコストをコントロールできるため、まだどれくらいの容量が必要かわからない導入期や、時期や季節によって必要な容量が変わるサービスを運営している場合など、さまざまな法人需要に対応しやすいのが特長です。
2. アカウントのないユーザーとの送受信のしやすさ
もうひとつの特長が、ファイル共有のしやすさです。共有するファイルをアップロードした後にランダムな公開URLを発行できるので、アカウントを持っていない自社以外のユーザーへも一時的に必要なファイルを共有できます。ファイルを相手がダウンロードした際に通知メールを送る機能もあるため、ファイルが相手に届いているかの確認もできます。
また、アップロード用のURLを発行することで、アカウントを持っていないユーザーからのファイルの受け取りにも対応しているため、社内だけでなく社外の方との双方向のやり取りも可能です。
操作に関してもフォルダ単位でのアップロードや、PCブラウザのドラッグ＆ドロップへの対応など、PCのフォルダ操作に近しい直感的な操作で扱いやすく、ストレージサービスとしても導入しやすいのが特長です。
3. 柔軟なアクセス権限設定に対応したセキュリティ
セキュリティ機能も充実しています。「KDDIファイルストレージ」は、データの暗号化やウィルスチェックを標準搭載しています。また、ファイル共有時には第三者の承認を必須とする設定も可能で、誤送信を防ぐことができます。さらに、ファイル・フォルダ単位での公開・非公開の設定や、共有用に発行したURLにはアクセス回数やパスワードによる制限を行うことができるため、誤送信発覚時に即座にファイルの削除や非公開、パスワードの変更などでデータの拡散の抑止も可能です。
また、機密情報に関しての管理についても秀でています。社内・社外とのプロジェクト進行にあたって参加メンバーのみ該当のフォルダにアクセス可能となるよう、部署やメンバー単位でのアクセス権限を設定することが可能です。接続元のIPアドレスや利用端末のアクセス制限も可能なため、許可されていない環境やデバイスからのデータの送受信を防ぐことができます。
さらに管理者の運用面においてもフォルダのバージョン管理機能を有効にすることで、バックアップフォルダにて3世代までの世代管理をすることが可能です。間違えてファイルを削除した場合でも、バックアップフォルダの保存期間中 (10日経過後に削除) であれば復旧できるので、IT操作に慣れない社員が多い会社でも安心して運用できる機能が備わっています。導入にあたっては30日間の無料トライアル期間 ※ がありますので、気軽に試すことができます。
- ※ 2025年1月現在の情報です。
迷ったらまずは無料トライアルでお試しを
今回ご紹介したサービス以外にも、世の中には法人向けのファイル共有サービスがたくさんありますが、迷った際には、まずは無料トライアルがあるサービスを利用してみて、その使い勝手によって自社にあったファイル共有サービスを選ぶのがよいでしょう。
その上で、どれを選べばよいか迷った場合は、ぜひKDDIにご相談ください。「KDDI ファイルストレージ」だけでなく、Google ドライブ や OneDrive など代表的なファイルストレージサービスも提供しています。ほかにも通信環境や会社携帯など、総合的なビジネス環境整備までサポートできますので、お困りの際にはぜひお気軽にお問い合わせください。
- ※ 2025年1月現在の情報です。
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