あなたの会社のテレワーク、いまのままで本当に大丈夫？

テレワークには多くのメリットがありますが、企業にとって懸念される課題も少なくありません。ここでは、よくある課題をいくつかご紹介します。

オフィス勤務では社員の様子が見えるため、簡単に声をかけてコミュニケーションを取ることができます。
一方、テレワークでは相手の状況が分からないため、遠慮して連絡を控えるケースが出てきます。メールやチャットでの連絡が主になるため、テキストで表現しづらい内容の相談や、ちょっとした雑談が難しくなることで、意思疎通が図りにくくチームワークの低下につながるという課題があります。

テレワークでは、社員がオフィス外で仕事を行うため、セキュアな情報管理が難しくなります。セキュリティ対策が不十分な私用のパソコンを業務に使用したり、公共のフリーWi-Fiを使用して重要な情報をやり取りするなど、テレワークをする環境によっては機密情報や個人情報が漏えいするリスクがあります。

また、テレワークを行う社員のセキュリティに関する意識にも課題がある場合もあります。パソコンを開いたまま席を外してしまったり、人通りの多い場所で作業をしていると、画面に表示された機密情報が思わぬ形で漏えいするリスクもあるでしょう。テレワークでは従業員がどのような環境で業務を行っているか不透明になるため、情報管理をどのように行うかが課題となります。

ここからは、上記でご紹介したテレワークの課題に対しどういった解決法があるのか一例をご紹介します。
まずは勤怠管理の課題に対して有効な対処法は以下の通りです。

テレワークでは、勤務開始や終了、休憩時間の境界が曖昧になりやすいため、社員全員が同じルールに従って働けるようにすることが重要です。たとえば、「PCへのログイン時間を勤務開始時間とする」など、明確なルールを設定し、全社員が厳格に運用していくことが大切です。

勤怠管理システム「KING OF TIME」を活用すれば、インターネットに接続されたPCやスマートフォンから簡単に出退勤を記録でき、オフィス外で働く社員の勤怠管理もスムーズに行えます。また、残業時間や休暇取得状況、遅刻・欠勤の情報もリアルタイムで確認できるため、勤怠情報をまとめる管理職や人事担当者の業務負担も軽減できるでしょう。

テレワークの大きな悩みの一つに「社員が今何をしているのかわからない」というものがあります。これを解消するためには、各社員のスケジュールやその日に取り組む業務内容をリスト化し、チームで共有する方法が効果的です。いつ・誰が・どの業務を進めているのかが一目で把握できれば、手の空いた社員がサポートに入るなど、業務の効率化を図ることができます。

そこでおすすめなのが、GPS機能を備えた業務サポートアプリ「DPReport＠」です。
勤務時間中に社員がどこにいるのか位置情報を取得する機能に加えて、その日のスケジュールを登録したり、外出先からも業務状況や日報を効率的に報告できる機能もあります。テレワークはもちろんのこと、外回りや出張などで直行直帰の多い社員の正確な勤怠管理にも役立ちます。

テレワークでは、社員同士のコミュニケーション不足が大きな課題になります。オフィス勤務であれば、隣の同僚に気軽に声をかけて相談することができますが、テレワークではそう簡単にはいきません。だからこそ、社員が気軽に連絡を取り合える環境作りが重要です。

テレワークにおける情報セキュリティの課題を解消するために、企業としてどのような対策を講じるべきなのでしょうか。
いくつかの具体的な対策をご紹介します。

テレワークを行う際、オフィス以外の場所から社内ネットワークにアクセスする必要があります。この場合、安全なリモートアクセス環境を整えることが不可欠です。例えば、リモートアクセスツール「Splashtop」は、データ通信が暗号化され、第三者による盗聴や不正アクセスを防ぐことができます。VPNを一から構築する手間も省け、中小企業でもすぐに導入できるため便利です。

テレワークでは個人情報や機密情報などを含むドキュメントをやり取りする機会も多くあります。情報漏えいを防ぐためにも、これらの重要データを安全にやり取りできるセキュアな環境の整備が求められます。

そこでおすすめなのがクラウド上でファイルの保存や共有が可能な「KDDIファイルストレージ」の導入です。大容量のデータも安全にやり取りできるうえ、低コストで利用できるため、中小企業でも導入しやすいのが魅力です。

テレワークでは、の紛失・盗難のリスクが高まります。本体にパスワードを設定したり、生体認証によるロックをかけておくことが基本的な対策となりますが、これと合わせて導入しておきたいのがMDM (モバイルデバイス管理) サービス「KDDI Smart Mobile Safety Manager」です。このツールを使うことで、スマートフォンやタブレット、auケータイ (4G LTE) やモバイルPCなどのモバイル端末を遠隔操作でロックしたり、万が一の際にはデバイス内のデータを遠隔で消去することが可能です。情報漏洩を防ぐための最後の砦として、このような対策は欠かせません。