コミュニケーションを
活性化するデジタル活用

電話やメールでの会話だけで業務を進めていると、現地スタッフとの価値観の違いや感覚の差異などで
意識の差が生じてしまい、作業の進捗が期待と異なってしまう。

例えば…
在宅勤務中に電話で月末までの棚卸し業務を依頼したつもりでいたが、
ローカルスタッフが明確な業務指示と受け取らず未着手のままとなり、責任問題になってしまった。

電話で直接会話を行ったが、記録に残らない場合は忘れてしまうこともあります。
メールでの指示も確認していなかった、迷惑メールに振り分けられていたなどの理由で実行されないケースもあるため、
細かな進捗管理やオンライン会議での資料共有など、オフィスでの業務時のように進捗状況の視覚化が可能な環境を整備しましょう。
 

在宅勤務でのBYOD (Bring Your Own Device) における個人所有のデバイス利用により、
社外で重要情報を取り扱うケースが増えセキュリティ上のリスクが高まる。
ローカルスタッフは、セキュリティ意識が希薄であったり統率されていないことも多い。

例えば…
ローカルスタッフが自身の所有するパソコンで閲覧したプライベートなウェブサイトからウィルスに感染。
重要情報が流出し、企業の信用に傷が付いてしまった。

セキュリティのリスクは、すべてのスタッフに共通する課題です。
情報漏えいなどの万が一の事故を避けるため、資料の持ち出しや利用についてセキュリティガイドラインを制定し周知を行うほか、
利用する端末の一括管理やVPNの利用など、組織のポリシーを明確化して全員に適用していくことが肝要です。
 

公的な出勤停止などの措置により出勤が不可能となることで、購買や発注などオフィス内に限定された業務が滞ってしまう。

例えば…
在庫の管理発注システムが、社内ネットワークからのみ利用可能だったため、
ロックダウン中に定期的な発注ができず取引先に迷惑をかけてしまった。

定期的な業務は、内容によって自動化が可能なものがあります。
それらをロボットを利用することで自動処理で業務を進めることが可能です。
また、外部からのリモート接続環境を整備すれば、自宅からオフィスのパソコンに接続して操作ができるようになり、
出社せずに通常の業務を行えます。