スマートフォンをビジネスで利用することのメリットとして、業務における無駄の削減が挙げられます。具体的にどういった業務が削減できるのでしょうか。今回はスマートフォンを活用することで時間を有効的に活用する方法についてご紹介します

厚生労働省が平成29年9月29日に発表した労働経済白書『平成29年版労働経済の分析』(注1) によると、2016年時点で週50時間以上働く雇用者の割合は、アメリカが11.7%、OECD (注2) 平均が13.0%に対し、日本は21.9%と非常に高い割合となっています。

さらに週60時間以上働く雇用者も減少傾向にあるものの、12.0%と決して低い数字ではありません。国が主導して進めようとしているワークスタイル改革の一つの柱でもある『長時間労働の是正』は、この結果を見ても大きな課題であることが分かります。

労働時間の見直しをするうえで、いかに無駄な時間を削減するかは重要なポイントの一つです。無駄な時間というとまず『移動時間』が考えられます。ちょっとした連絡事項の確認、書類のチェックや提出のために、外出先からわざわざ会社に戻るという経験をしたことはないでしょうか。こんなときスマートフォンがあれば、外出先からでも対応が可能になり、移動にかかる時間や手間を削減できます。

それでは具体的に、スマートフォンでスケジュール管理とファイル共有を行うことで実現する、業務における無駄の削減についてご紹介していきます。

1. スケジュール管理
   これまで、スケジュールの確認をするため都度会社に戻るケースもありました。電話で確認する方法もありますが、調整が必要な場合には不便な面があります。例えば取引先の商談で決まったことを共有する会議を開きたい場合、メンバー全員のスケジュールを一人ひとり確認しなければなりません。しかしそれを電話で行うのは非効率的です。

   こうした際、スマートフォンでグループウエアなどのカレンダー・スケジュール管理機能を使えば、場所を問わずにスケジュールの確認・登録ができます。しかも複数のメンバーのスケジュール調整も一度にできるため、『誰がいつ空いているか』を確認するのに何度もやりとりする手間も必要ありません。

   実際、外食業や病院などスタッフにより勤務時間が異なる業種では、グループウエアのカレンダーアプリを使い、シフト管理を行うところが増えています。これにより、パソコンがない場所からでもスケジュール確認ができ、スタッフはもとより、シフト管理担当者の調整にかかる手間も大幅に削減できます。

2. ファイル共有
   業務時間短縮に効果を発揮するもう一つの方法はファイル共有です。例えば現場の状況を撮影した場合や、取引先との商談で契約内容に変更があった場合、これまでは一旦会社へ戻ってチーム内で情報を共有したり、上司に指示を仰いでいました。しかしわざわざ会社へ戻っていては時間の無駄を生み出すだけではなく、場合によってはそのタイムロスが競合他社に仕事を奪われてしまうリスクとなることもあります。

   こういった際にもスマートフォンを使えば、撮影した写真や契約書の変更内容を、共有のファイルサーバーやグループウエアに保存し、リアルタイムで共有が可能です。また若手社員がベテラン社員に写真で状況を伝えて指示を仰げば、ベテラン社員が現場に出向く時間も削減できます。

   建設業では、電話だけでは伝わりづらい現場での施工状況を、動画で見せることで認識の齟齬が起こりにくくなりました。また食品を扱う専門商社の営業スタッフが外出先から在庫情報を確認する際にスマートフォンを活用し、業務時間の短縮を実現しています。スマートフォンでスケジュール管理やファイル共有をできるようにすることで、外出先で情報共有が可能になり、無駄な移動時間を大幅に削減することが可能になるのです。