新型コロナウィルスの感染対策をきっかけに、テレワークを導入・推奨する企業が急増しています。未曾有の事態に、準備不足のまま突然テレワークを導入する企業もありますが、準備なしに簡単に導入できるものではありません。慣れないテレワークを突然強いられる社員たちは、普段のようなパフォーマンスを出せないかもしれません。本コラムでは今回の感染対策のような不測の事態に備えて、テレワークの準備を進める必要性について考えていきます。

もしも、出社が難しいような不測の事態が起きたとしても、テレワークの準備をしておけばさまざまなメリットがあります。出社をしなくても業務を続けられるため、事業への悪影響を最小限に抑えられます。テレワークの準備が入念に行われていれば、出社した時とさほど変わらないパフォーマンスを引き出すことも可能です。

また、不測の事態に限らず、社員の通勤にかかるコストや時間を削減できるメリットも見逃せません。関東での通勤時間は平均で47分というデータもあり、テレワークを導入することで社員一人当たり1日約90分の節約ができます。節約した時間は仕事だけでなく、家事やリフレッシュにも使えるためワークライフバランスの向上にも効果的です。遠方に住む方や事情があって通勤できない方の採用も可能にするため、人材不足の解消にも大きく役立つでしょう。

多くの企業が導入、もしくは導入を検討しているテレワークですが、中途半端に導入してしまうと、メリットよりもデメリットの方が目立ってしまうこともあるのではないでしょうか。テレワークの効果を最大化するには、十分にツールや制度を用意しておく必要があります。ツールだけでも、最低限、次のようなシステムは揃えておく必要があるでしょう。

• 社用スマートフォン: 社内ツールやストレージにアクセスするための社用のスマートフォン
• コミュニケーションツール: 社内のコミュニケーションを行うツール。「LINE WORKS with KDDI」「KDDI Chatwork」「Microsoft Teams」を筆頭としたビジネス用のチャットツール
• 勤怠管理・人事管理ツール: 労務管理とメンバーのマネジメントが行えるツール
• ファイル共有システム: クラウドでファイルの管理や共有を行うためのツール。「Microsoft 365 with KDDI」、「G Suite (TM)」など。

他にも企業規模や組織の特徴によってさまざまなツールが必要になりますが、ツールが増えればそれだけ社員の負担とコストも増えます。まずは社用スマートフォンなど必要なツールに絞って、最小限に抑えられるよう計画を立てましょう。
また、ツールだけでなく、テレワークに合わせた制度も見直しましょう。従来の労務管理や人事評価ではテレワークに対応できません。在宅勤務でもちゃんと働いているかチェックする方法や、社員の頑張りを評価する新たな仕組みを作り直さねばなりません。また、テレワークでも稟議や決裁が滞りなく行える制度も作り直しましょう。