総務省の『日本の将来推計人口』を見てみると、生産年齢人口 (15～64歳) は1995年の約8,700万人をピークに減少を続け、2015年には約7,700万人にまで減っています。今後はさらに減少が加速することが予想されており、2060年には約4,800万人になると推計されています。高齢の従業員は定年で退職していくのに、それを補完するための若手人材が採用できなければ、従業員への負荷が高まり商品やサービスの質が低下することにもつながります。

テレワークが人材不足を解消できる理由は、『人材の確保』だけではありません。テレワークの環境を整えることで生産性を向上させ、少ない人数でこれまでと同じパフォーマンスが出せるようになるからです。これまで10人必要だった仕事を5人で行えるようになれば、人材不足の悩みも軽減できるでしょう。

テレワークによって生産性が上がる理由はさまざまありますが、その一つは通勤によるストレスと時間をなくせることです。会社で働く人は多かれ少なかれ通勤時間が発生しますが、在宅勤務が可能になれば、その時間を仕事やプライベートに充てられます。また、人によっては満員電車や交通機関の乱れで、通勤にストレスを感じている方もいるかと思います。テレワークにより、通勤がなくなるだけでもワークライフバランスを向上させることができ、結果的に仕事に集中できる環境を作り出せるはずです。

また、テレワークを導入する上で取り入れたツールも、生産性の向上に寄与してくれます。例えば社内の連絡手段を、メールからチャットツールに変えることで、コミュニケーションがとりやすくなり業務スピードが上がるケースもあります。他にも経費精算システムにより、毎月1時間弱 ((注) 月平均48分) かかっている経費申請から開放されることもあります。

• 注) 出典: コンカー「サラリーマンの経費精算に関する実態調査」

人材不足の解決策として有効なテレワークですが、導入の際には『シャドウIT』に注意しなければなりません。『シャドウIT』とは会社が把握していない私用のパソコンやスマートフォンで業務が行われることです。セキュリティの徹底されていない個人のパソコンやスマートフォンで、業務用のデータをダウンロード、編集した場合、その情報が漏えいするリスクは非常に高くなります。物理的なデバイスだけでなく、会社が許可していないツールやフリーアドレスを業務に使うこともシャドウITに含まれます。例えば2018年に、ある自治体で職員が禁止されていたフリーメールを利用したことにより、不正アクセスが発生。これにより個人情報が流出する事件が起きています。テレワークで、スマートフォンからデータにアクセスする機会が増えれば、スマートフォンの紛失による情報漏えいのリスクが高まることが容易に想像できます。簡単にデータにアクセスできるようになった今だからこそ、さまざまな観点からの対策が求められるでしょう。

シャドウITを防ぐには、私用のパソコンやスマートフォンの利用を禁止するだけでは足りません。社員がどのようなニーズを持っているのかヒアリングし、社用のスマートフォンを貸与するなどの対策を実施しましょう。社用デバイスは管理も必要になるため「EMS」などデバイス管理ツール導入を同時に検討するのも有効です。ただ、最終的には社員一人ひとりがシャドウITのリスクを理解してもらえるよう啓蒙、教育する必要があります。シャドウITによる情報漏えいが起こった時には、企業は『知らなかった』では済まされないため、あらかじめリスクを洗い出して対策を練りましょう。今やシャドウITの危機は至るところに潜んでいるため、専門家の意見も取り入れながら環境を整備していくことが重要です。