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テレワーク導入の鍵は、『制度の見直し』と『ツールの整備』。決め手は「スマートフォン」

現在、多くの企業が導入を進めているテレワーク。さまざまな恩恵を受けられる一方で、不十分な準備で導入してしまうと、思わぬ損害を受けてしまうことになります。本コラムでは、テレワークを導入するにあたり、まず取り組むべき準備について紹介していきます。

第4回 決め手は、スマートフォン。 テレワーク導入の鍵は、「制度の見直し」と「ツールの整備」

目次

テレワークを推進する際に必要なのは2つ

テレワークの導入にあたり、必要な準備は大きく『制度』と『ツール』の2つがあります。

制度やルールを厳密に定めることはリスクを減らすだけでなく、仕事のパフォーマンスアップにもつながります。社員が一日に行う業務の管理方法や評価制度、利用するデバイスのセキュリティレベルの統一など、各種制度を見直し、ガイドラインに定めましょう。
ガイドラインの作成と同時に進めたいのがツールの導入です。離れた社員同士も気軽にコミュニケーションをとるためのチャットツール、勤怠管理や経費精算のツールも必要になるでしょう。
次項からはそれぞれのポイントを詳しく見ていきます。

テレワーク導入で見直すべき制度面のポイントは?

テレワークのために制度の見直しを行う際は、特に『評価制度』と『人事労務規定』の見直しがポイントになります。従来の評価制度はプロセス重視の評価項目が多く、そのままテレワークに当てはめるのは難しいケースがほとんど。そうは言っても、プロセス重視の評価制度から成果主義の評価制度にシフトしたとしても、いきなりテレワークがうまく機能するわけではありません。職種によっては成果が見えづらい仕事もあるため、プロセスと成果のバランスを考慮しながら評価制度を作る必要があります。

労務管理もテレワークに合わせた制度作りが必要です。社員の労働時間を正確に把握するには、一日ごとの始業・終業時刻を確認して記録しなければなりません。勤怠管理ツールを使えばオンラインで労働時間を計測できますが、制度が作られていなければ管理もずさんになります。例えば育児や介護をしながら業務を行っている場合、やむを得ない理由で業務を中断しなければならないことがあります。その時に業務の中断をどのように報告、記録し、評価や給与にどのように影響するのかルールがなければいけません。さまざまなシチュエーションを想定し、自社の事業内容や業務に合わせたルール作りが求められます。

テレワークにはどんなツールが必要?

テレワークの導入にあたって必要になるツールは、主に『コミュニケーションツール』と『クラウドストレージ』です。テレワークを行うと、普段のようなフェイストゥーフェイスのコミュニケーションはできません。コミュニケーションの量や質が低下すると業務の効率が落ちるだけでなく、会社への帰属意識も薄くなり、離職率の上昇にもつながります。効率的にコミュニケーションが行えるチャットツールだけでなく、顔を見せあえる「Microsoft Teams」などビデオ通話もできるコミュニケーションツールなどを導入するのがおすすめです。業務メッセージが送れる機能だけでなく、会社の様子をみんな共有できる社内SNS機能などもあると、離れていても組織に属している感覚を得られます。

コミュニケーションツールと並んで重要なのがクラウドストレージ。仕事に使うさまざまなデータやファイルに、社外からもアクセスできるストレージが必要です。仕事に使うデータには秘匿性の高いデータも含まれているため、「G Suite (TM)」や「Microsoft 365 with KDDI」など権限管理やセキュリティ管理を細かく調整できるサービスを選びましょう。クラウドストレージを活用すれば、ローカル環境にデータを残すことがないため、セキュリティ的にも安心ですし、パソコンのデータ容量が小さくても問題ありません。会社の規模や扱うデータ量に合わせてサービスやプランを選んでください。

全てはスマートフォンが支える

制度とツールも大事ですが、実はテレワーク導入の鍵はスマートフォンにあります。コミュニケーションや資料のちょっとした編集など、仕事の多くはスマートフォンで行えます。在宅勤務を希望する方の多くは、常に机に座っていられるとは限らないため、パソコン以外でも働ける環境を作ることが重要です。会社と離れて仕事をするテレワークだからこそ、いつも持ち歩ける社用のスマートフォンで多くの仕事ができるようにしましょう。今やツールの多くはスマートフォン向けアプリケーションもリリースしているため、スマートフォンだけでもさまざまな業務が行えるはずです。

ただし、プライベートのスマートフォンで業務を行うのはセキュリティ面で不安な要素が多くあります。社員の方もプライベートのスマートフォンに仕事用の連絡先を入れたり、業務ツールをダウンロードするのは抵抗があるでしょう。もしスマートフォンを使ってのテレワークを推奨するのであれば、セキュリティ管理を施した社用スマートフォンを支給しましょう。最近は会社が把握していないスマートフォンやパソコンで業務を行う『シャドウIT』による漏えい事故なども発生していています。すでに社用携帯電話を貸与している場合は、社用スマートフォンに切り替えを検討するよい機会かもしれません。
スマートフォンの管理については、ぜひ専門家のアドバイスを取り入れながら行ってください。

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