現在、多くの企業が導入を進めているテレワーク。さまざまな恩恵を受けられる一方で、不十分な準備で導入してしまうと、思わぬ損害を受けてしまうことになります。本コラムでは、テレワークを導入するにあたり、まず取り組むべき準備について紹介していきます。

テレワークの導入にあたり、必要な準備は大きく『制度』と『ツール』の2つがあります。

制度やルールを厳密に定めることはリスクを減らすだけでなく、仕事のパフォーマンスアップにもつながります。社員が一日に行う業務の管理方法や評価制度、利用するデバイスのセキュリティレベルの統一など、各種制度を見直し、ガイドラインに定めましょう。
ガイドラインの作成と同時に進めたいのがツールの導入です。離れた社員同士も気軽にコミュニケーションをとるためのチャットツール、勤怠管理や経費精算のツールも必要になるでしょう。
次項からはそれぞれのポイントを詳しく見ていきます。

テレワークのために制度の見直しを行う際は、特に『評価制度』と『人事労務規定』の見直しがポイントになります。従来の評価制度はプロセス重視の評価項目が多く、そのままテレワークに当てはめるのは難しいケースがほとんど。そうは言っても、プロセス重視の評価制度から成果主義の評価制度にシフトしたとしても、いきなりテレワークがうまく機能するわけではありません。職種によっては成果が見えづらい仕事もあるため、プロセスと成果のバランスを考慮しながら評価制度を作る必要があります。

労務管理もテレワークに合わせた制度作りが必要です。社員の労働時間を正確に把握するには、一日ごとの始業・終業時刻を確認して記録しなければなりません。勤怠管理ツールを使えばオンラインで労働時間を計測できますが、制度が作られていなければ管理もずさんになります。例えば育児や介護をしながら業務を行っている場合、やむを得ない理由で業務を中断しなければならないことがあります。その時に業務の中断をどのように報告、記録し、評価や給与にどのように影響するのかルールがなければいけません。さまざまなシチュエーションを想定し、自社の事業内容や業務に合わせたルール作りが求められます。