技術・設備などハード面だけでなく、職員の働き方というソフト面においても、新庁舎にふさわしい新しいスタイルへの変革が求められていた。とくに、旧庁舎では電話機が係ごとに1～2台しかなかったため、内線電話の取り次ぎに時間を要し、不在の際は再度連絡し直すなど、部署を超えた職員間のコミュニケーションに大きな課題があった。またこれは、区民からの電話問い合わせの際も、担当者が電話口に出るまでに時間がかかったり、各部署をたらいまわしにされる一因にもなっていた。さらに、頻繁に行われる組織変更や人事異動の度に電話機や回線の移設・変更が必要になり、工事に多額のコストと手間がかかっていた。

提供事業者の選定では、携帯電話へもUCで内線通話ができる「KDDI ビジネスコールダイレクト」や、外出先から庁内ネットワークへのパケット通信(au 4G LTE)を閉域網で接続できる「CPA (Closed Packet Access)」を提案したKDDIを選定。高橋課長は「我々の期待を超えた付加価値を提案してくれたことに加え、総合通信会社としてサーバから通信環境まですべてを一社でサポートできることや、アクセス回線が2系統に冗長化され災害時でも『切れない電話サービス』を提供できることが決め手になった」という。

さらにコスト面についても、UC導入に伴う電話のIP化で、懸案であった組織変更時の電話工事が不要になったほか、PBXの維持管理コストも不要になり、内線化で通話料も無料になるなど、年間千数百万円のコスト削減を実現した。豊島区様では、現在、外部施設の職員へもUC導入を進め、さらなる業務効率化と区民サービス向上へ向けた挑戦を続けている。