本シリーズでは、中小企業における、新卒・中途の採用業務の効率化を実現する方法や事例などを紹介していきます。

今回は、多くの中小企業が苦心する中途採用について、その課題と解決手法を紹介していきたいと思います。

多くの企業では人材不足への不安が大きくなっています。その背景には景気動向もありますが、将来的な人口減少に伴う労働人口の減少があります。2010年の段階で8000万人以上いた労働人口は、2020年に7300万人、2030年には6700万人にまで減少すると予測されています (注1)。それだけ「人材を確保しにくい」状況になることが予想されているのです。そのようなことも関連してか、この数年、中途採用の有効求人倍率は上がっており、2016年5月の中途採用有効求人倍率は、1.70倍と新卒と変わらない数字になっています (注2)。また、日本経済新聞社の調査 (2016年4月調査) では、2016年度の中途採用数は前年比9.0%増加、3年連続での増加となる見通しだそうです (注3)。

成長途上の企業が人材を増やす場合には、いきなり新卒採用を実施するのではなく中途採用から始めることがほとんどです。即戦力を求めたいから、数年かけて人材を育成する余裕がまだないから、という理由が多いようです。

定期的に新卒採用を実施している企業では、年間の採用スケジュールが存在し、担当者も (他業務と兼務していたとしても) 複数名いるケースがほとんどです。ところがしばらく新卒採用を見送っていたなど採用活動を定期的に行っていない企業では、社内で決まった採用フローが存在しないことが多く、担当者も兼務で一人だけという場合が少なくありません。成長途上のベンチャー企業が初めて中途採用をする場合などは、まったく経験も知識もない担当者が採用実務を行うケースさえあります。

新卒にせよ、中途採用にせよ、採用実務は非常に煩雑です。それらを的確にこなしていかなければ、採用したい人材に他社に行かれてしまうこともありえます。そういった事態を避け、優秀な人材を継続的に確保できるようにするには採用実務の基本を押さえていかなければなりません。

そしてなによりも、採用の経験が浅い企業にとっては「何をどのような順番で行うべきか」さえ、わからないことが多いのです。

まずは、中途採用の基本ステップを確認してみましょう。

次に、それぞれのステップに沿って、「やるべきこと」を解説していきます。

最初にしなければならないのは「採用計画を立てる」ことです。そもそも「人を増やそう」と考えた背景があるはずです。現在の業務が人手不足で滞っているのか、将来的に人手不足が予想されるのか、あるいは現在の事業を拡大するために人材を増やそうと考えているのか。まずは「人を増やす理由」を明確にする必要があります。

この「採用を行う理由」こそが、「採用計画」の基礎となるのです。そこから、「どんな人材を」「いつまでに」「何人」採用するのかが明らかになるからです。そして、この採用計画遂行のために何をしていく必要があるのかを洗い出していく事になります。
採用計画が明確でないと、求人サイトへの登録に必要な項目を埋める事すらできません。

次に準備するのは、「募集要項」です。
求人サイトやハローワークなどへ登録し、募集をかけていくことになります。
その際、一般的には下記のような項目を登録する必要があります。

募集要項の作成は、具体的な採用を始める第一歩です。
あわせて、ほかにもさまざまなツールを準備する必要があります。

<求人広告掲載ために必要なもの>

• 求人サイトに掲載する原稿…基本的に原稿は自社で作成します。求人サイトに原稿制作を依頼することもできますが有料となる場合がほとんどです。
• 採用広報ツール…自社サイトがあれば、そこにも「採用情報」を掲載します。自社サイトだけで採用応募が来ることは滅多にありませんが、求人サイトを見た人は必ず確認しますので内容が一致していることが重要です。

<社内管理のためのツール>

• 採用までのフローチャートの作成…応募から面接、採用に至るまでのフローチャートを作成します。書類選考の要件、面接のチェック事項、合格条件などを明確にしておきます。
• 応募者管理のための管理ツール…応募者の選考情報を一元管理するツールが必要です。スケジュールだけではなく、評価の管理にも使用します。
• 採用情報の社内共有ツール…採用に関する情報を社内で共有します。どんな人材をいつ頃までに採用しようとしているのか、どんなメディアに掲載するのかなど、詳細な情報を社内で共有するツールが必要です。また、社内の他部署への面接依頼などがスムーズにできる仕組み作りも重要です。

最低限、「募集要項」さえできていれば採用は始めることができます。しかし、STEP. 2でも挙げた通り、社内での情報共有は必要不可欠です。特に、いつまでにどの様な人材を何名採用するか、という採用に関する基本的な情報は、社内で共有されている必要があります。

ここで、とある会社 (D社) での、中途採用に関する情報共有の事例を見ていきましょう。

<経緯>
初めての中途採用を行ったD社 (従業員数: 約100名) では、営業課長が社長の命を受けて採用を開始。求人サイトに募集記事を掲載したところ、幸い、数名の応募がありました。求人サイトでのメッセージのやりとりで2名と面接を実施することを決めましたが、面接の前日に1名の都合が悪くなり電話で日程の変更を要望してきました。しかし電話を取ったのが採用担当者ではなく、しかも自社で中途採用を行っていることすら知らない社員だったため、適切な対応ができませんでした。その後、その応募者は面接を辞退してしまいました。

<問題点と解決策>
この問題の原因は、中途採用に関する情報を社長と採用担当者しか知らなかったという点にあります。応募者とのやりとりは基本的に求人サイトのメッセージ機能あるいはメールに限定されていると想定していたため、社内への周知は行っていなかったのです。応募者は、社内で採用に関する情報共有がされていないことに不安を覚え辞退した可能性があります。

そこでD社では、以後、中途採用スケジュールを社内『グループウエア』に掲載、随時更新することで社員全員への周知を行い、どの社員でも応対ができるような体制を整えました。

また、社長から社内全員へ「なぜ中途採用を行うのか」といった指針を発表することで、社内での中途採用プロジェクトの重要度を認識してもらいました。新卒採用ならば、説明会解禁、選考解禁といったスケジュールはニュースにもなり、社内でも「いま採用面接をしている時期だな」といった認識はされやすいのですが、中途採用の場合は、積極的に人事担当者が周知しなければ、採用を行っていることさえ知らない社員が多いのが実態です。

このD社のようなケースは、数十名くらいの規模の会社では珍しくない事例です。採用活動への理解を社内で得ておくことは、採用を成功させるポイントになってきます。採用過程がさらに進み、面接などの段階となるとさらに多くの部署の協力が必要になりますが、その段階で急に協力要請しても理解を得るのは難しく、やはり前もっての情報共有が大切なのです。情報共有に『グループウエア』というITツールを使うことで、わざわざ手間をかけて社内に周知をしなくても、採用をおこなうこと、どんな人を採用する予定かなどと言った情報が、社員の目に届くようになりました。以前は、社内報を活用したり、朝礼での連絡をおこなっていましたが、そういった手間が省けたため、業務負荷も低減されました。

次回は、STEP. 3以降について解説していきます。