出会いをつなぐ来客受付—進む受付業務のデジタル化

日比野　そうしたニーズに「RECEPTIONIST」はどう応えるのでしょうか。

橋本様　来訪者がタブレット端末で受付を行うと、その来訪者と約束のある社内担当者のスマートフォンのメールやSMS、SlackやTeamsに直接通知されます。社内担当者への取次に時間がかかることもないので、スムーズにお出迎えできます。さらに、事前発行しているQRコードを端末にかざせば完全非接触で受付ができるので、安心も担保できます。
受付に検温装置やアルコールを設置している企業も増えましたが、実は体温データや緊急連絡先、海外渡航歴などの情報も、事前に設定すれば「RECEPTIONIST」にログとして残せるんです。こうすることで、万が一社内で感染が発生した場合、あるいは来訪者の感染が判明した場合も迅速に関係者に連絡できます。

日比野　コロナ禍ならではのニーズも満たしながら、完全無人で受け付けできるわけですね。

「予約ルームズ」は会議室やWeb会議用のブース／スペースを予約するツールです。
ユニークな点として、来訪者が「RECEPTIONIST」で受付を済ませると、使用予定の会議室に設置しているタブレットなどの端末にアラートを表示する機能があります。直前までその会議室を他の方が使っている場合、そのアラートによって退出を促すことができるんです。

実は受付業務の1つに、時間超過の会議室から退室していただく“お部屋出し”というのがあり、会議室利用における課題の1つだと感じていました。これを解決するものです。

日比野　まさに受付ご経験者ならではの発想ですね。アナログのやり取りが当たり前だった調整、受付、会議室の予約から退室までがシームレスかつ効率的にできるように進化したわけですね。

日比野　「RECEPTIONIST」導入企業からはどんなお声がありますか。

橋本様　最も多いのは、「来客の取次から解放された！」とのお声ですね。スタッフが総務と受付を兼務されているケースだと、月数十時間の業務削減効果が出たというお話もあります。また、工場などでは守衛の方が受付を兼ねているケースも多いのですが、「RECEPTIONIST」導入後は、取次の負担はなくなり、守衛業務と来訪者への検温、消毒に注力できるようになったというお声もありました。まさに、私たちが「RECEPTIONIST」で目指している姿です。

ユニークなご感想でいえば、「受付をIT化することで、先進企業というイメージを打ち出せるようになった」というお声もあります。オフィスの内装を変えることなく、日程調整から受付、会議室予約がスムーズになることで、採用面接に来た方から「DX化が進んでいる企業なんだ」と感心されることもあるそうで、人事の方にも喜んでいただいているようです。

日比野　なるほど、リスクマネジメントや業務効率化だけではない、「RECEPTIONIST」の影響度がうかがえますね。「RECEPTIONIST」導入のコツをぜひ教えてください。

橋本様　まずは一部署、一拠点など小さく始めて徐々に大きく展開する形がいいと思います。実際に使ってみて、「こういう使い方がうちの会社には合っているな」「うちの受付はこんな感じにしたいな」と、受付のあるべき姿や課題を明らかにしてから導入したほうがスムーズですし、そこから悩みが出てくればコンサルティングもいたします。

日比野　受付業務は、まさにDX化の盲点でした。「社内外の人と人との出会いをつなぐ」場でデジタルがその体験価値を向上させ、人同士のつながりもさらによいものになっていく――単なるデジタル化に留まらない「RECEPTIONIST」の価値を改めて感じました。今日はありがとうございました。