Web会議システムとは？
機能性やシステムの選び方をご紹介

新型コロナウイルスの流行により世界的にテレワークが拡大し、Web会議の利用が増加しました。また、育児や介護との両立、遠方での仕事など、多様な働き方の実現に向けてテレワークが推奨され、今やWeb会議は欠かせないものとなりました。

コロナ禍が収束した現在でもWeb会議の需要が衰えることはなく、テレワークの推進や業務効率化のためには、より自社に適したWeb会議の方法を見つけていく必要があります。

Web会議には、「クラウド型」と「オンプレミス型」と呼ばれる2つの種類があります。

クラウド型では、システムを提供している会社が用意したサーバーへ接続し、Web会議を行います。月額や年額で会費を支払うのが一般的で、契約後すぐに利用開始できます。サーバーの管理やメンテナンスも提供会社が行ってくれるため、手間やコストを削減できるのがメリットです。

オンプレミス型では、自社でWeb会議用にサーバーを構築し、自社で構築したweb会議用のサーバーへ接続し、Web会議を行います。サーバーの構築や管理に手間や時間がかかりますが、その分セキュリティ面での信頼が高いのがメリットです。
機密性の高い情報を取り扱う医療機関や金融機関、官公庁などで主に利用されている方法です。

これからWeb会議システムを自社に取り入れようと考えている方に向けて、おすすめのWeb会議システムを4つご紹介します。

「Zoom (ズーム) 」は、ZVC JAPAN株式会社が提供するWeb会議ツールで、国内でも高いシェアを誇ります。
無料プランでは最大100名/1回40分まで、有料プランでは最大1,000名/30時間までの会議が可能です。
プライバシーを守るためのバーチャル背景、会議を円滑に進めるためのアンケート機能やバーチャル挙手機能なども充実しています。
わかりやすいユーザーインターフェースで、初めて使う場合でも直感的に操作しやすいというのも特長の一つです。

「Microsoft Teams (マイクロソフトチームス) 」は、日本マイクロソフト株式会社が提供するWeb会議ツールです。
無料プランでは最大100名/1回60分まで、有料プランでは最大300名/30時間までの会議が可能。
また、音声の文字起こしにも対応しています。
社内のデータをWordやExcelといったMicrosoft 365で管理している場合におすすめです。

「Webex Meetings (ウェブエックスミーティングス) 」は、シスコシステムズ合同会社が提供するWeb会議ツールで、世界中で多く導入されています。無料プランでは最大100名/1回40分まで、有料プランでは最大1,000名/24時間までの会議が可能です。
Webex Assistantというデジタルアシスタント機能によって自動でメモを取ったり音声の文字起こしができるため、より会議に集中することができます。

Google Meet (グーグルミート) は、グーグル合同会社が提供するWeb会議ツールです。無料プランでは最大100名/1回60分まで、有料プランでは最大1,000名/24時間までの会議が可能です。Gmail や Google カレンダー などと連携することによりスムーズに会議に参加できたり、映像と音声のプレビューを利用できたりと便利な機能も搭載されています。

おすすめのWeb会議システムをご紹介しましたが、ここからはWeb会議システムを導入することによるメリットを4つご紹介していきます。

前述のとおり、Web会議はパソコンやタブレットなどの端末とネットワーク環境があれば、場所を問わずに利用することができます。リモートワークはもちろん、出張時や国内外に支社があるような会社でも非常に便利です。

クラウド型のWeb会議は、基本的に初期費用0円で、月額1,500〜5,000円程度で利用できるものがほとんどです。
利用頻度や用途などによってさまざまな価格帯のプランから選択することができます。
なかには基本無料で利用できるものもあるため、比較的低コストで運用可能です。

自社でサーバーを用意する必要があるオンプレミス型はどうしても初期費用がかかってしまいますが、長期的に見ると、クラウド型で長期間システム利用料を払い続けるよりもコストが安くなる場合があるため、自社での使い方に合わせて検討するのがおすすめです。

場所を問わずに利用できることで、移動にかかるコストと時間を削減できるというのはWeb会議の大きなメリットです。

遠方から会議に参加する人に支払う交通費や宿泊費、場合によっては会議の会場費用などを大幅にカットできます。

また、会議のたびに発生していた移動時間を削減できるため、その分の時間を業務に充てることができ、業務効率化にもつながります。

オフラインの会議では、必要な資料を紙に印刷して全員分セッティングするなど、事前準備に時間がかかることがあります。

Web会議であれば資料は画面上に投影できるため、準備の手間が省けるだけでなく資源の節約にもつながります。

最後に、Web会議システムを導入する際に確認しておきたいポイントを5つご紹介します。

Web会議を利用するにはインターネット回線が必須です。通信環境によって映像や音声の質が左右されるため、会議中に映像が止まったり音声が途切れたりしないよう、通信環境が安定するよう整備しておきましょう。

利用する会議システムによって、同時接続人数が決まっています。利用目的や利用方法に応じて、同時接続人数が十分かを事前に確認しておきましょう。特に無料プランを使用している場合は、同時接続人数だけでなく、1回の接続時間にも制限があることが多いので注意が必要です。

大人数を対象とするウェビナーなどを行う際は、最大1,000名など大人数の同時接続に対応しているツールを選ぶのがよいでしょう。

感覚的に操作でき、誰でも簡単に利用できるWeb会議システムであるかどうかも大切なポイントです。
使い方が難しく社員が使いこなせないと、Web会議システムを導入しても定着せず、レクチャーなども必要となるためかえって手間がかかってしまう可能性があります。

社内の重要情報が議題となることもあるWeb会議では、セキュリティ対策が十分であるかどうかも、チェックしておきたいポイントです。ネット回線を利用するため、セキュリティ対策が十分でないと情報漏えいのリスクをともないます。

特にクラウド型では、セキュリティ要件が提供会社に依存しているため、機密情報や顧客情報の漏えいが起こらないよう、事前に確認が必要です。

万が一のトラブルが起こった際でも必要なサポートを受けられるか、以下のような項目を事前に確認しておきましょう。

海外製品の場合は、サポートが多言語対応しているかどうかも確認しておきたいポイントです。

リモートワークが普及した現在、すでにWeb会議システムを利用しているという企業も多いでしょう。

低コストで導入可能で機能的なWeb会議システムは、自社の利用用途に合わせて選ぶのがおすすめです。
Web会議をすでに取り入れているという会社も、自社のWeb会議システムが本当に最適なのかを見直してみると、より効率化できる部分があるかもしれません。

KDDIでは、「Zoom」や「Cisco Webex」などをはじめ、さまざまなWeb会議システムを提供しています。
どのWeb会議システムが自社にあっているかわからないという場合は最適なシステムをご提案させていただきますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。